ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММАМИ

Основные проблемы, связанные с внедрением систем управления программами, вряд ли можно назвать техническими: большинство вопросов касается принятия систем пользователем и обеспечения качественного ввода данных на постоянной основе. Также возникает дополнительная проблема, если внедрение системы совпадает по времени с началом реализации масштабной программы, отнимая у людей, работающих с программой, много времени на деятельность по внедрению наряду с текущими мероприятиями по развертыванию программы, выполняемыми до того, как выделение ресурсов на программу достигнет стабильного уровня.

Придерживайтесь метода поэтапного развертывания

Системы управления программами лучше всего внедрять и вводить постепенно, чтобы персонал, работающий с программой, учился постепенно, по мере развития системы, а не получил в свое распоряжение сразу весь набор функций. Кроме того, это экономически эффективно: хотя мероприятия по внедрению продолжаются дольше, о последующих потребностях можно узнать уже на первых этапах внедрения. Это означает, что в конечном счете система будет лучше соответствовать потребностям предприятия, и ее функциональность будет направлена на решение реальных проблем, а не на те сферы деятельности, которые первоначально считались важными, исходя из необоснованных предположений.

Внедрение обычно начинается с пробного ввода в эксплуатацию, а затем происходит постепенное развертывание функциональности на простых стадиях, например, для групп проектов или для групп ресурсов. Расширенная функциональность и отчетность также развивается поэтапным образом, как и интерфейсы к уже существующим приложениям.

Хотя такого рода развертывание происходит постепенно, определенные аспекты функциональности должны быть установлены с самого начала: образцы документов, образцы планирования, ресурсы программы и базовые программные коммуникации должны присутствовать в системе до того, как она будет передана пользователям. Внедрение систем представляет собой превосходную возможность добиться последовательного подхода к различным проектам. Если дисциплина не будет налажена с самого начала, то ввести ее впоследствии будет непросто, а благоприятная возможность будет упущена.

Вкладывайте средства в обучение

В ходе работы над программами многие допускают ошибку, не вкладывая средства в обучение всех пользователей системы. Из-за этого становится невозможной реализация преимуществ и осуществление контроля, которые могут быть достигнуты благодаря новым системам. Обучение играет важную роль, и оно должно быть сконцентрировано на процессах и методах управления программами, а обучение работе с системами должно охватывать все эти моменты. В этом контексте обучение следует рассматривать как инвестицию в развитие возможностей управления предприятием, а не просто как необходимость в целях развертывания.

Внедряйте процессы и системы одновременно

Обучение следует проводить «точно к нужному моменту», иначе все ключевые сообщения могут быть позабыты. Поэтому план обучения и план развертывания должны быть прочно связаны между собой, с проведением обучения сотрудников новым процессам, методам и дисциплинам тогда, когда от них требуется принятие этих процессов для выполнения повседневной деятельности.

Создавайте сообщество «агентов преобразований»

Начиная с пробного пуска в эксплуатацию и далее первые пользователи должны стать самыми активными сторонниками новых систем (а также самыми беспощадными ее критиками!). Эти сотрудники эффективнее чем кто бы то ни был смогут обучать и поддерживать новых пользователей. В идеале, в пробном пуске должны участвовать сотрудники, которые затем, в ходе дальнейшего развертывания, будут играть роль супер пользователей агентов преобразований. Об этом им следует четко сообщить с самого начала и специально обучить их выполнению такой роли.

Концепция сообщества агентов преобразований охватывает не только метод «обучения наставника», рекомендованный многими поставщиками программного обеспечения в качестве экономически эффективного способа предоставления обучения. Супер пользователям агентам преобразований специально отводится постоянная роль (с соответствующими целями развития карьеры и поощрениями) в дополнение к их повседневным обязанностям в рамках программы. Они:

• располагают более обширными знаниями о системах, чем обычные пользователи;

• поддерживают своих коллег в ходе обучения, которое продолжается и по окончании официального курса;

• представляют сообщество пользователей в ходе постоянного совершенствования систем;

• распространяют в сообществах пользователей информацию о действиях, направленных на внедрение, и преимуществах;

• служат примером в ходе внедрения и использования систем.


Комментировать or Leave a Trackback
разделитель

Комментировать

Вы должны авторизоваться для комментирования.