4,5 Kiểm tra

4.5.1 Giám sát và Đo lường

Tổ chức phải áp dụng một phương pháp tiếp cận có hệ thống để đo lường và theo dõi hiệu suất môi trường của họ một cách thường xuyên. Giám sát liên quan đến việc thu thập thông tin, chẳng hạn như kết quả của phép đo hoặc quan sát trong một thời gian nhất định. Các phép đo có thể là chất lượng hoặc tính chất định lượng. Giám sát và đo lường có nhiều mục tiêu trong hệ thống quản lý môi trường, chẳng hạn như

a) theo dõi sự tiến bộ trong việc thực hiện các chính sách để đạt được mục tiêu và mục tiêu, cũng như cải tiến liên tục,

b) thu thập thông tin để xác định các khía cạnh môi trường đáng kể,

c) giám sát khí thải và mận để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và áp dụng khác phải tuân theo các tổ chức,

d) theo dõi dòng chảy của vật liệu nước, năng lượng hoặc nguyên liệu để đảm bảo rằng các mục tiêu và mục tiêu,

e) cung cấp dữ liệu để hỗ trợ, đánh giá việc kiểm soát hoạt động

f) cung cấp dữ liệu cho đánh giá Môi trường hiệu quả của tổ chức, và

g) cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường.

Để đạt được các mục tiêu này, các tổ chức cần phải có kế hoạch gì nên được đo các chỉ số, khi nào và ở đâu, và những gì các phương pháp nên được sử dụng cùng một lúc. Để tập trung nguồn lực vào các kích thước quan trọng nhất, các tổ chức cần phải xác định các đặc điểm chính của các quá trình và hoạt động có thể được đo và cung cấp các thông tin hữu ích nhất.

Chú ý: Thông tin thêm về hiệu suất, xem Phần 4.3.3.3.

Phép đo phải được thực hiện trong điều kiện có kiểm soát bằng cách sử dụng các quy trình thích hợp để đảm bảo tính hợp lệ của kết quả, như hiệu chuẩn thích hợp hoặc hiệu chuẩn thiết bị theo dõi và đo lường, sử dụng nhân viên được đào tạo và phương pháp kiểm soát chất lượng đầy đủ.

Nếu bạn muốn kết quả thực sự, nó là cần thiết để hiệu chỉnh các thiết bị đo lường khoảng thời gian quy định hoặc trước khi sử dụng, dựa trên các chuẩn đo lường, theo dõi quốc tế hoặc tiêu chuẩn đo lường quốc gia. Nếu không có tiêu chuẩn như vậy tồn tại, bạn phải đăng ký trong giao thức, dựa trên những gì có kích thước. Văn bản thiết kế thủ tục đo lường và theo dõi có thể giúp đảm bảo tính nhất quán của kết quả đo lường và tăng độ tin cậy của dữ liệu.

Đo lường và giám sát phải được phân tích và được sử dụng để đánh giá sự tiến bộ và xác định các khu vực đòi hỏi phải hành động khắc phục hoặc cải thiện.

4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và sử dụng các thủ tục của các đánh giá định kỳ việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý áp dụng cho các khía cạnh môi trường của các hoạt động của mình trong các cam kết để đảm bảo tuân thủ. Các tổ chức phải đăng ký bằng văn bản kết quả đánh giá này.

Đánh giá việc tuân thủ có thể bao gồm nhiều yêu cầu như pháp lý, và yêu cầu một. Để đánh giá phù hợp với nhiều phương pháp có thể được sử dụng, bao gồm cả quá trình như

a) kiểm toán,

b) phân tích các tài liệu và / hoặc các giao thức

c) kiểm tra các cơ sở sản xuất,

d) các cuộc thăm dò

e) phân tích các dự án hoặc hoạt động

f) kết quả của mẫu chuẩn hoặc kiểm tra và / hoặc xác minh lấy mẫu / thử nghiệm, cũng như

e) Các cơ sở bỏ qua và / hoặc quan sát trực tiếp.

Các tổ chức cần thiết lập tần số và phương pháp luận để đánh giá sự tuân thủ, tương ứng với kích cỡ, kiểu và phức tạp của cấu trúc của nó. Vào chu kỳ có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như hiệu quả để đảm bảo tuân thủ trong quá khứ hoặc một số yêu cầu pháp lý. Nó có thể hữu ích để định kỳ tiến hành một phân tích độc lập.

Chương trình đánh giá sự phù hợp có thể được kết hợp với hoạt động đánh giá khác. Những hoạt động này có thể bao gồm hệ thống quản lý kiểm toán, đánh giá và kiểm tra sức khỏe hoặc kiểm định an toàn hoặc của hệ thống đảm bảo chất lượng.

Tương tự, các tổ chức định kỳ đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu khác mà nó phải tuân thủ (để được hướng dẫn thêm về các yêu cầu khác, xem § 4.3.2.2). Tổ chức có thể muốn tạo ra một quá trình riêng biệt cho các đánh giá như vậy, hoặc nó có thể chọn để kết hợp với những ước tính này phù hợp với yêu cầu pháp lý (xem ở trên), quá trình quản lý xem xét lại (xem 4.6) hoặc các quá trình đánh giá khác. Kết quả của những đánh giá định kỳ được thực hiện bằng văn bản.

4.5.3 không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa

Để cho một hệ thống quản lý môi trường là liên tục có hiệu quả, tổ chức phải sử dụng một cách tiếp cận có hệ thống để xác định thực tế và tiềm năng không tuân thủ, làm cho hiệu chỉnh, và có những hành động khắc phục và phòng ngừa, ngăn chặn tốt các vấn đề. Dưới sự khác biệt là phương tiện không tuân thủ. Yêu cầu có thể được liên quan đến hệ thống quản lý hoặc hoạt động môi trường. Có thể có tình huống mà một phần của hệ thống không thể hoạt động theo kế hoạch, hoặc không được đáp ứng yêu cầu môi trường.

Ví dụ về các tình huống như vậy có thể bao gồm: a) hiệu quả của hệ thống:

thất bại để thiết lập các mục tiêu môi trường và mục tiêu;

thất bại trong việc phân phối các nhiệm vụ yêu cầu hệ thống quản lý môi trường, chẳng hạn như trách nhiệm để đạt được mục tiêu và mục tiêu, hoặc chuẩn bị sẵn sàng và phản ứng, và

c) sự bất lực của các đánh giá định kỳ việc tuân thủ pháp luật.

d) môi trường thực hiện;

e) thất bại để đạt được mục tiêu giảm tiêu thụ năng lượng;

f) yêu cầu bảo dưỡng không được đáp ứng theo kế hoạch, và

g) không hoạt động tiêu chuẩn (ví dụ, giới hạn cho phép).

Kiểm toán nội bộ của hệ thống quản lý môi trường, mô tả trong Phần 4.5.5, là một cách để xác định sự khác biệt định kỳ. Xác định không tuân thủ cũng có thể là một phần trong những trách nhiệm hàng ngày của những người gần gũi nhất với công việc, mà phải chú ý đến vấn đề tiềm năng hoặc thực tế.

Sau khi thành lập không tuân thủ phải được điều tra để xác định nguyên nhân, do đó hành động khắc phục có thể được tập trung vào các phần có liên quan của hệ thống. Trong việc phát triển kế hoạch để loại bỏ không nhất quán tổ chức nên xem xét những hành động để loại bỏ (giảm) các vấn đề, ​​những thay đổi cần thiết để sửa chữa tình hình (để khôi phục lại hoạt động bình thường), và chúng ta cần làm để giải quyết vấn đề này (để loại bỏ nguyên nhân gây ra). Tính chất và thời gian thực hiện các hành động như vậy phải được thích hợp với tính chất và phạm vi không tuân thủ và tác động đến môi trường.

Nếu một vấn đề tiềm năng cố định, nhưng sự khác biệt thực tế tồn tại, nó là cần thiết để có hành động phòng ngừa, cách sử dụng một cách tiếp cận tương tự. Vấn đề tiềm năng có thể được xác định bằng cách sử dụng các kỹ thuật như phép ngoại suy của hành động khắc phục dựa trên sự khác biệt thực tế trong các lĩnh vực khác có liên quan, nơi hoạt động tương tự thực hiện, phân tích xu hướng và phân tích rủi ro.

Quản lý phải đảm bảo rằng hành động khắc phục và phòng ngừa, cũng như xác minh các hệ thống về hiệu quả của họ.

Thực hiện các thủ tục để giải quyết sự không phù hợp thực tế và tiềm năng như vậy và cho hành động khắc phục và phòng ngừa giúp đảm bảo tính nhất quán trong quá trình này. Thủ tục này cần đảm bảo việc phân bổ trách nhiệm, quyền hạn và xác định các bước cần thực hiện khi lập kế hoạch và thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa. Khi hành động dẫn đến thay đổi trong hệ thống quản lý môi trường, quá trình này sẽ cung cấp cập nhật và phê duyệt tất cả các tài liệu có liên quan, hệ thống đào tạo và thu âm và truyền tải thông tin về những thay đổi này cho tất cả những người cần phải biết về họ.

4.5.4 Kiểm soát hồ sơ (giao thức)

Giao thức là bằng chứng về việc đang diễn ra và kết quả của một hệ thống quản lý môi trường. Đặc điểm chính của các giao thức là họ được thường xuyên và nói chung là không sửa đổi. Các tổ chức nên xác định những gì các giao thức cần thiết để quản lý hiệu quả các vấn đề môi trường. Biên bản bao gồm:

a) thông tin về việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý và áp dụng khác phải tuân theo các tổ chức,

b) mô tả chi tiết sự khác biệt và hành động khắc phục và phòng ngừa

c) kết quả kiểm toán của hệ thống quản lý môi trường và xem xét quản lý,

d) thông tin về các đặc tính môi trường của sản phẩm (ví dụ, thành phần hóa học và các tài sản)

e) bằng chứng về thực hiện các mục tiêu / chỉ tiêu,

f) thông tin về tham gia đào tạo,

g) giấy phép, giấy phép hoặc các hình thức cung cấp thẩm quyền pháp lý

h) kết quả kiểm tra và hiệu chuẩn, và

i) Kết quả Hoạt động kiểm soát (Bảo trì, xây dựng, sản xuất).

Giám sát hiệu quả của các giao thức này là cần thiết cho việc ứng dụng thành công hệ thống quản lý môi trường. Đặc điểm chính của giao thức môi trường bao gồm một phương tiện xác định, thu thập, lập chỉ mục, lưu trữ, lưu trữ và bảo quản trong tình trạng tốt, thu hồi và sử dụng.

4.5.5 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ của hệ thống quản lý môi trường nên được trong tổ chức đều đặn để thu thập và cung cấp thông tin về hệ thống quản lý phù hợp các hoạt động hoạch định và thực hiện (hoặc không đúng cách) thích hợp và sử dụng của hệ thống. Họ cũng có thể được tiến hành để xác định cơ hội để cải thiện hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.

Tổ chức cần phải tạo ra một chương trình kiểm toán để tạo ra một hướng trong kế hoạch kiểm toán, và kiểm toán để xác định cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của chương trình. Cốt lõi của chương trình phải dựa trên tính chất hoạt động của tổ chức có liên quan đến khía cạnh môi trường và tác động tiềm năng, kết quả của cuộc kiểm toán trước đó và các yếu tố liên quan khác.

Nó không phải là cần thiết rằng mỗi kiểm toán nội bộ bao gồm toàn bộ hệ thống, miễn là chương trình kiểm toán cung cấp một kiểm toán định kỳ của tất cả các đơn vị và yếu tố chức năng của tổ chức, thành phần hệ thống và hệ thống quản lý môi trường tổng số.

Kiểm toán phải được quy hoạch và tiến hành kiểm toán viên khách quan và vô tư với sự hỗ trợ của các chuyên gia kỹ thuật, khi thích hợp, lựa chọn bởi tổ chức hoặc từ các nguồn bên ngoài. Kết hợp kinh nghiệm của họ là đủ để đáp ứng các mục tiêu và đối tượng kiểm toán cụ thể và cung cấp bảo đảm độ tin cậy của kết quả.

Các kết quả của các hệ thống kiểm toán nội bộ quản lý môi trường có thể được cung cấp trong mẫu báo cáo và được sử dụng để sửa chữa hoặc ngăn chặn sự khác biệt nhất định, đạt được một hoặc nhiều mục tiêu của chương trình kiểm toán và cung cấp dữ liệu để xem xét quản lý.

Chú ý: Hướng dẫn cho các hệ thống kiểm toán quản lý môi trường, xem ISO 19011.