4 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

4,1 Quản lý hệ thống và quy trình

Thành công lãnh đạo và tổ chức quản lý đòi hỏi một hệ thống quản lý và minh bạch. Để thành công, bạn phải thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý thiết kế để liên tục nâng cao hiệu quả và hiệu quả của tổ chức, có tính đến nhu cầu của các bên liên quan. Quản lý của tổ chức cùng với các khía cạnh khác bao gồm quản lý chất lượng.
Lên trên quản lý nên tạo ra một tổ chức tập trung vào người tiêu dùng, thông qua:
a) xác định các hệ thống và quy trình có thể được hiểu rõ ràng, thuộc diện quản lý và cải thiện về hiệu quả và hiệu quả;
b) Để đảm bảo thực hiện hiệu quả và hiệu quả và quy trình quản lý, cũng như các chỉ số và dữ liệu để xác định các tổ chức đạt yêu cầu.
Ví dụ về các hoạt động để xây dựng một tổ chức người tiêu dùng theo định hướng là:
- Xác định và phát triển của các quá trình dẫn đến sự cải thiện của tổ chức;
- Bộ sưu tập và sử dụng dữ liệu và xử lý thông tin trên cơ sở liên tục;
- Phát triển theo hướng cải tiến liên tục;
- Sử dụng phương pháp thích hợp để đánh giá cải tiến quy trình, chẳng hạn như tự đánh giá và xem xét quản lý.
Ví dụ về tự đánh giá và quy trình cải tiến liên tục là trong các Phụ lục A và B, tương ứng.

4,2 Tài liệu

Quản lý cần xác định các tài liệu, kể cả hồ sơ có liên quan cần thiết để phát triển, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng và hỗ trợ thực hiện có hiệu quả và hiệu quả của các quá trình.
Bản chất và mức độ của tài liệu để đáp ứng yêu cầu thành lập bởi các hợp đồng, pháp luật và các quy định, yêu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan khác, cũng như nhu cầu của tổ chức. Tài liệu có thể được dưới mọi hình thức hoặc trên bất kỳ phương tiện truyền thông dựa trên nhu cầu của tổ chức.
Để cung cấp tài liệu đáp ứng các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, quản lý nên xem xét:
- Hợp đồng yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác;
- Việc sử dụng của các tổ chức quốc tế, quốc gia, khu vực và chi nhánh của tiêu chuẩn công nghiệp;
- Các yêu cầu liên quan của pháp luật và các quy định;
- Quyết định của tổ chức;
- Các nguồn thông tin bên ngoài liên quan đến các khả năng của tổ chức;
- Thông tin về nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.
Phát triển, sử dụng và quản lý các tài liệu cần được cân nhắc tính hiệu quả và hiệu quả của tổ chức dựa trên các tiêu chí như:
- Chức năng (ví dụ như tốc độ xử lý);
- Thân thiện với người dùng;
- Sự cần thiết cho các nguồn lực;
- Chính sách và mục tiêu;
- Hiện tại và tương lai yêu cầu liên quan đến quản lý tri thức;
- So sánh với các tài liệu hệ thống tốt nhất;
- Sự tương tác giữa khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác của tổ chức.
Truy cập vào tài liệu cung cấp bởi các tổ chức cho nhân viên và các bên quan tâm khác trên cơ sở của chính sách truyền thông của tổ chức.

4,3 Sử dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng

Đối với việc quản lý thành công của tổ chức và hoạt động của nó phải được quản lý có hệ thống và công khai. Các khuyến nghị để tổ chức quản lý, đề xuất trong tiêu chuẩn này được dựa trên tám nguyên tắc quản lý chất lượng.
Những nguyên tắc này đã được phát triển để sử dụng bởi quản lý cấp cao để cải thiện tổ chức. Họ có trong nội dung của tiêu chuẩn này và được đưa ra dưới đây:

a) khách hàng tập trung

Các tổ chức phụ thuộc vào khách hàng của họ và do đó nên hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phấn đấu để vượt quá mong đợi của họ.

b) Lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất về mục đích và phương hướng của tổ chức. Họ cần phải tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong đó mọi người có thể trở thành đầy đủ liên quan đến mục tiêu của tổ chức.

c) Sự tham gia của người dân

Nhân dân các cấp là bản chất của một tổ chức và sự tham gia đầy đủ của họ cho phép các tổ chức để tận dụng khả năng của mình.

d) Quy trình tiếp cận

Các kết quả mong muốn đạt được hiệu quả hơn khi hoạt động và tài nguyên liên quan được quản lý như một quá trình.

e) Hệ thống tiếp cận để quản lý

Xác định, sự hiểu biết và quản lý các quá trình liên quan đến nhau như một hệ thống góp phần vào hiệu quả và hiệu quả của các tổ chức trong việc đạt được mục tiêu của nó.

f) Cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục của tổ chức như một toàn thể nên được coi là một mục tiêu lâu dài.

g) Thực hiện các quyết định dựa trên thực tế

Quyết định hiệu quả dựa trên phân tích dữ liệu và thông tin.

h) nhà cung cấp mối quan hệ cùng có lợi

Tổ chức và các nhà cung cấp của nó là phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi giúp tăng cường khả năng của cả hai để tạo ra giá trị.
Sử dụng thành công của tổ chức của tám nguyên tắc quản lý sẽ cho kết quả lợi ích cho các bên quan tâm, chẳng hạn như dòng tiền ngày càng tăng, tạo ra giá trị và sự ổn định cải thiện.