6 МЕНЕДЖМЕНТ РЕСУРСІВ

6.1 Загальні рекомендації

6.1.1 Введення

Найвище керівництво повинне забезпечити визначення та наявність ресурсів, необхідних для здійснення стратегії і досягнення цілей організації. Вони включають ресурси для функціонування та поліпшення системи менеджменту якості, а також задоволення замовників та інших зацікавлених сторін. До ресурсів можна віднести працівників, інфраструктуру, виробниче середовище, інформацію, постачальників і партнерів, природні і фінансові ресурси.

6.1.2 Питання, які повинні прийматися до уваги

Для поліпшення діяльності організації необхідно приділити увагу таким ресурсам, як:
- Результативні, ефективні та своєчасно надані ресурси з урахуванням можливостей і обмежень;
- Матеріальні ресурси, такі, як удосконалені виробничі та допоміжні засоби;
- Нематеріальні ресурси, такі, як інтелектуальна власність;
- Ресурси та механізми, які сприятимуть інноваційним постійним поліпшенням;
- Організаційні структури, включаючи служби, що задовольняють потреби менеджменту проекту і матричного підходу;
- Управління інформацією і технології;
- Підвищення компетенції допомогою цілеспрямованої підготовки, освіти та навчання;
- Розвиток навичок і профілів лідерства для майбутніх менеджерів організації;
- Застосування природних ресурсів і їх вплив на навколишнє середовище;
- Планування потреб у ресурсах на майбутнє.

6.2 Працівники

6.2.1 Залучення працівників

Керівництву слід поліпшити результативність та ефективність організації, в тому числі систему управління якістю, через залучення працівників та їх підтримку. В якості допомоги в досягненні цілей поліпшення своєї діяльності організації необхідно заохочувати залучення і розвиток своїх працівників за допомогою:
- Планування забезпечення постійної підготовки та кар'єри;
- Визначення відповідальності та повноважень персоналу;
- Розробки особистих і групових цілей, менеджменту виконання процесу та оцінювання результатів;
- Сприяння залученню працівників при постановці цілей і прийнятті рішень;
- Визнання та винагороди;
- Сприяння відкритого, двосторонньому обміну інформацією;
- Постійного аналізу потреб своїх працівників;
- Створення умов, які заохочують нововведення;
- Забезпечення ефективної групової роботи;
- Інформування про пропозиції і думках;
- Використання вимірів ступеня задоволеності працівників;
- З'ясування причин приходу працівників в організацію і їхнього звільнення.

6.2.2 Компетентність, обізнаність та підготовка

6.2.2.1 Компетентність

Керівництву слід переконатися в наявності компетентності, що вимагається для результативної та ефективної роботи організації. Це досягається на основі аналізу фактичних і очікуваних потреб щодо компетентності порівняно з уже наявною компетентністю працівників організації.
В основі міркувань з приводу потреб у компетентності лежать:
- Майбутні вимоги, пов'язані зі стратегічними та оперативними планами та цілями;
- Очікуваний менеджмент і потреба послідовного застосування робочої сили;
- Зміни в процесах організації, засобах та обладнанні;
- Оцінювання компетентності окремих працівників для виконання певних видів діяльності;
- Законодавчі та інші обов'язкові вимоги і стандарти, що впливають на організацію та її зацікавлені сторони.

6.2.2.2 Обізнаність і підготовка

При плануванні потреб у навчанні та підготовці необхідно враховувати зміни, викликані характером процесів організації, ступенем підготовленості працівників і культурою організації.
Озброєння працівників знаннями, набуття ними навичок і досвіду має на меті підвищення їхньої компетентності.
В ході навчання і підготовки підкреслюється важливість виконання вимог, потреб та очікувань споживачів та інших зацікавлених сторін. Підготовка також включає усвідомлення наслідків для організації та її працівників невиконання вимог.
Для надання підтримки досягнення цілей організації та розвитку її працівників при плануванні навчання та підготовки враховуються:
- Досвід працівників;
- Припускаються і очевидні знання;
- Навички лідерства та менеджменту;
- Засоби планування та поліпшення;
- Групова робота;
- Рішення проблем;
- Навички спілкування;
- Культура і соціальна поведінка;
- Знання ринків, потреб та очікувань споживачів та інших зацікавлених сторін;
- Творчість і новаторство.
Для сприяння залученню працівників навчання і підготовка також включають:
- Прогноз майбутнього організації;
- Політику та цілі організації;
- Організаційні зміни та розвиток;
- Ініціювання та впровадження процесів поліпшення;
- Вигоди від творчої роботи та нововведень;
- Вплив організації на суспільство;
- Вступний курс для нових працівників;
- Періодичні програми підвищення кваліфікації для вже підготовлених працівників.
У плани підготовки слід включати:
- Цілі;
- Програми і методи;
- Необхідні ресурси;
- Визначення необхідної внутрішньої підтримки;
- Оцінювання підвищення компетентності працівників;
- Вимірювання результативності і впливу на організацію.
Проведені навчання і підготовку необхідно оцінювати з точки зору очікувань та впливу на результативність та ефективність організації як засобів покращення планів підготовки кадрів на майбутнє.

6.3 Інфраструктура

Керівництво повинне визначити інфраструктуру, необхідну для процесів випуску продукції, враховуючи в той же час потреби та очікування зацікавлених сторін. Інфраструктура включає ресурси, такі, як виробниче приміщення, робочий простір, засоби праці та обладнання, допоміжні служби, інформаційні та комунікаційні технології, а також транспортні засоби.
Процес визначення інфраструктури, необхідної для досягнення результативного та ефективного випуску продукції, включає наступне:
a) забезпечення інфраструктури, визначеної з точки зору цілей, функціональності, експлуатаційних характеристик, готовності, витрат, безпеки, секретності і поновлення;
b) розробку та впровадження методів технічного обслуговування і ремонту, щоб переконатися, що інфраструктура продовжує відповідати потребам організації; ці методи повинні враховувати вид і частоту технічного обслуговування і ремонту, а також верифікацію функціонування кожного елемента інфраструктури, залежно від його важливості та сфери використання;
c) оцінку інфраструктури виходячи з потреб і очікувань зацікавлених сторін;
d) розгляд питань навколишнього середовища, пов'язаних з інфраструктурою, таких, як збереження природи, забруднення, відходи та рециклінг.
Природні явища, якими неможливо керувати, можуть впливати на інфраструктуру. У плані інфраструктури слід враховувати визначення та зменшення відповідних ризиків і відображати стратегію захисту інтересів зацікавлених сторін.

6.4 Виробниче середовище

Керівництву слід забезпечити позитивний вплив виробничого середовища на мотивацію, задоволеність і роботу персоналу з метою поліпшення діяльності організації. Створення відповідної виробничої середовища - комбінації людського і фізичного чинників - включає міркування по:
- Методам творчої роботи і можливостям більш повного залучення з метою реалізації потенціалу працівників організації;
- Правилам техніки безпеки і методичних вказівок, в тому числі щодо використання засобів захисту;
- Ергономіці;
- Розміщення робочих місць;
- Соціальної взаємодії;
- Засобам обслуговування персоналу в організації;
- Тепла, вологості, освітлення, повітряної витяжці;
- Санітарним умовам, чистоті, шуму, вібрації та забруднення.

6.5 Інформація

Керівництву необхідно звертатися з даними як з фундаментальним джерелом для перетворення в інформацію і постійного розвитку бази знань організації, яка важлива при прийнятті рішень, заснованих на фактах, і може стимулювати нововведення.
Для менеджменту інформації організація повинна:
- Визначити свої потреби в інформації;
- Визначити та отримати доступ до внутрішніх і зовнішніх джерел інформації;
- Перетворювати інформацію на знання, що використовуються в організації;
- Використовувати дані, інформацію та знання для постановки та реалізації цілей та стратегії;
- Забезпечити відповідну безпеку і конфіденційність;
- Проводити оцінку вигод, одержуваних за рахунок використання інформації, з метою поліпшення менеджменту інформації та знань.

6.6 Постачальники і партнери

Керівництву слід встановити взаємодію з постачальниками і партнерами для підтримки і полегшення обміну інформацією з метою взаємного поліпшення результативності та ефективності процесів, що створюють цінність.
У організації, є різні можливості збільшити цінність допомогою роботи зі своїми постачальниками і партнерами, такі, як:
- Оптимізація кількості постачальників та партнерів;
- Встановлення двостороннього зв'язку на відповідних рівнях обох організацій для сприяння швидкому вирішенню проблем і усунення дорогих відстрочок або спорів;
- Співпраця з постачальниками при валідації можливостей їх процесів;
- Моніторинг здатності постачальників поставляти відповідну продукцію з метою усунення зайвих верифікацій;
- Стимулювання постачальників до виконання програми постійного поліпшення діяльності і до прийняття участі в інших спільних ініціативах щодо поліпшення;
- Залучення постачальників в діяльність організації з проектування та розробки з метою обміну знаннями, результативного та ефективного поліпшення процесів випуску і постачання відповідної продукції;
- Залучення партнерів до визначення із закупівель і спільну розробку стратегії;
- Оцінювання, визнання і винагорода зусиль та досягнень постачальників і партнерів.

6.7 Природні ресурси

Слід приділяти увагу наявності природних ресурсів, які можуть впливати на діяльність організації. Незважаючи на те, що такі ресурси часто знаходяться поза безпосереднього управління з боку організації, вони можуть мати істотний позитивний або негативний вплив на її результати. Організація повинна мати плани або плани дій на випадок непередбачених обставин для забезпечення наявності або поновлення цих ресурсів з метою запобігання або мінімізації негативного впливу на діяльність організації.

6.8 Фінансові ресурси

Менеджмент ресурсів включає діяльність по встановленню потреб у фінансових ресурсах та їх джерел. Контроль за фінансовими ресурсами включає порівняння фактичного застосування з плановим і прийняття необхідних дій.
Менеджмент включає планування, забезпечення наявності та контроль за фінансовими ресурсами, необхідними для впровадження і підтримки результативної та ефективної системи менеджменту якості і досягнення цілей організації. Менеджмент також передбачає розробку прогресивних фінансових методів для підтримки та заохочення поліпшення діяльності організації.
Підвищення результативності та ефективності системи управління якістю може позитивно позначатися на фінансових результатах організації, наприклад:
а) внутрішньо, завдяки зменшенню кількості відмов процесів і продукції або марнотратного витрачання матеріалів і часу;
b) зовні, завдяки зменшенню кількості відмов продукції, зниження витрат на компенсацію за поруками і гарантій, а також зниження ціни втрати споживачів та ринків.
Інформація з таких питань може також забезпечувати засіб встановлення нерезультативною або неефективної діяльності та ініціювати відповідні дії щодо поліпшення.
Фінансову звітність про діяльність, пов'язану з функціонуванням системи управління якістю та відповідністю продукції, слід використовувати при аналізі з боку керівництва.