4.5 Перевірка

4.5.1 Моніторинг та вимірювання

Організація повинна застосовувати систематичний підхід до вимірювання і стеженню за своєю екологічною ефективністю на регулярній основі. Моніторинг передбачає збір інформації, такої як результати вимірювання або спостережень протягом певного періоду часу. Виміри можуть бути або якісного, або кількісного характеру. Моніторинг та вимірювання мають багато цілей в системі управління навколишнім середовищем, таких як

a) стеження за прогресом в області проведення політики, досягнення цільових і планових показників, а також безперервне вдосконалення,

b) збір інформації для визначення значущих екологічних аспектів,

c) стеження за викидами і сливами для забезпечення відповідності застосовним правовим і іншим вимогам, які зобов'язується дотримуватися організація,

d) стеження за витратою води, енергії або сировинних матеріалів для забезпечення відповідності цільовим і плановим показникам,

e) надання даних для підтримки та оцінки операційного контролю,

f) надання даних для оцінки екологічної ефективності організації, і

g) надання даних для оцінки ефективності системи управління навколишнім середовищем.

Для досягнення цих цілей організації необхідно спланувати, які показники повинні вимірюватися, де і коли, і які методи повинні при цьому використовуватися. Для того щоб сконцентрувати ресурси на найбільш важливих вимірах, організації необхідно визначити основні характеристики процесів і діяльності, які можуть бути виміряні і які надають найбільш корисну інформацію.

ПРИМІТКА: Подальшу інформацію про показники ефективності див п. 4.3.3.3.

Вимірювання повинно проводитися в контрольованих умовах з використанням відповідних процесів для забезпечення дійсності результатів, таких як відповідна калібрування або повірка обладнання для моніторингу та вимірювання, використання кваліфікованого персоналу та відповідних методів контролю якості.

Якщо необхідно забезпечити дійсні результати, необхідно проводити калібрування вимірювального обладнання через певні інтервали або перед використанням, на основі стандартів вимірювання, простежується до міжнародних або державних стандартів вимірювання. Якщо таких стандартів не існує, необхідно зареєструвати в протоколі, на основі чого здійснювалася калібрування. Письмово оформлені процедури проведення вимірювання і спостереження можуть допомогти забезпечити узгодженість результатів вимірювання та збільшити надійність отриманих даних.

Результати вимірювання і спостереження необхідно аналізувати і використовувати як для оцінки успіхів, так і для визначення областей, що вимагають прийняття коригувальних заходів або удосконалення.

4.5.2 Оцінка відповідності

Організації необхідно створити, впровадити і використовувати процедуру періодичної оцінки відповідності правовим вимогам, які поширюються на екологічні аспекти її діяльності в рамках зобов'язань щодо забезпечення відповідності. Організації необхідно письмово оформляти результати цієї оцінки.

Предмет оцінки відповідності може включати в себе як безліч правових вимог, так і одна вимога. Для оцінки відповідності може використовуватися безліч методів, включаючи такі процеси, як

a) аудити,

b) аналіз документації та / або протоколів,

c) інспектування виробничих об'єктів,

d) опитування,

e) аналіз проекту або робіт,

f) результати стандартного аналізу проб або випробувань, та / або перевірочної вибірки / випробувань, а також

д) обхід виробничого об'єкта та / або безпосереднє спостереження.

Організації необхідно встановити періодичність і методологію оцінки відповідності, що відповідають її розміру, типу і складності її структури. На періодичність можуть впливати такі фактори, як ефективність забезпечення відповідності в минулому або певні правові вимоги. Може бути корисним періодично проводити незалежний аналіз.

Програму оцінки відповідності можна об'єднати з іншою оцінною діяльністю. Ця діяльність може включати аудити системи управління, оцінку або перевірку здоров'я і безпеки або перевірку системи забезпечення якості.

Аналогічно, організація повинна періодично оцінювати відповідність іншим вимогам, які вона зобов'язується дотримуватися (подальше керівництво за іншими вимогами, див п. 4.3.2.2). Організації може знадобитися створити окремий процес для проведення подібних оцінок, або вона може віддати перевагу об'єднати ці оцінки з оцінкою відповідності правовим вимогам (див. вище), процесом аналізу з боку керівництва (див. 4.6) або іншими процесами оцінки. Результати цих періодичних оцінок повинні оформлятися письмово.

4.5.3 Невідповідності, коригувальні та профілактичні дії

Для того щоб система управління навколишнім середовищем постійно була ефективною, організації необхідно використовувати системний підхід до визначення фактичного і потенційного невідповідності, проводити корекцію, і приймати коригувальні та профілактичні дії, переважно запобігаючи виникненню проблем. Під невідповідністю розуміється невиконання вимоги. Вимога може мати відношення до системи управління або до екологічної ефективності. Можуть виникати ситуації, де частина системи може не функціонувати так, як намічено, або не будуть дотримані екологічні вимоги.

Приклади таких ситуацій можуть включати: а) ефективність системи:

нездатність встановити екологічні цільові і планові показники;

нездатність розподілити обов'язки, необхідні системою управління довкіллям, такі як відповідальність щодо досягнення цільових і планових показників або щодо забезпечення готовності і реагування; і

c) нездатність періодичної оцінки відповідності правовим нормам.

d) екологічна ефективність;

e) недосягнення цілей зі скорочення споживання енергії;

f) вимоги до обслуговування не виконуються відповідно до плану, і

g) недотримання операційних критеріїв (наприклад, допустимих обмежень).

Внутрішній аудит системи управління навколишнім середовищем, описаний в п. 4.5.5, є одним із способів періодичного визначення невідповідності. Визначення невідповідності може також бути частиною повсякденного відповідальності осіб, що знаходяться ближче всього до роботи, які зобов'язані звертати увагу на потенційні чи фактичні проблеми.

Після встановлення невідповідності необхідно провести розслідування для визначення причини, для того щоб коригувальні дії могли бути сфокусовані на відповідній частині системи. При розробці плану усунення невідповідності організації необхідно враховувати, які дії потрібно зробити для усунення (зменшення) проблеми, які зміни необхідно внести для поправки ситуації (для відновлення нормальної роботи), і що необхідно зробити, для того щоб запобігти виникненню проблеми (усунути причини). Характер і час виконання таких дій повинні відповідати характеру і масштабу невідповідності і ступеня впливу на навколишнє середовище.

Якщо потенційна проблема встановлена, але фактичного невідповідності не існує, необхідно вжити профілактичні дії з використанням аналогічного підходу. Потенційні проблеми можуть бути визначені з використанням таких методів, як екстраполяція коригувальних дій за фактичними невідповідностей в інші відповідні області, де проводиться аналогічна діяльність, аналіз тенденцій або дослідження ступеня ризику.

Керівництво має забезпечити застосування коригувальних та профілактичних дій, а також систематичну перевірку їх ефективності.

Впровадження процедур врегулювання таких фактичних і потенційних невідповідностей і проведення коригувальних і профілактичних дій допомагає забезпечити послідовність цього процесу. Подібні процедури повинні забезпечити розподіл відповідальності, повноважень та визначення кроків, які необхідно вжити при плануванні і виконанні коригувальних і профілактичних дій. Коли зроблені дії призводять до змін у системі управління навколишнім середовищем, процес повинен забезпечити оновлення і схвалення всієї відповідної документації, системи навчання і протоколювання, а також передачу інформації про ці зміни всім, кому необхідно про них знати.

4.5.4 Контроль записів (протоколів)

Протоколи являють собою свідоцтво поточної роботи і результатів системи управління навколишнім середовищем. Основною характеристикою протоколів є те, що вони є постійними і, як правило, не переглядаються. Організація повинна визначити, які протоколи необхідні для ефективного управління екологічними питаннями. Протоколи повинні включати:

a) інформацію щодо відповідності застосовним правовим і іншим вимогам, які зобов'язується дотримуватися організація,

b) докладний опис невідповідностей та коригуючих та профілактичних дій,

c) результати аудитів системи управління навколишнім середовищем та аналізу з боку керівництва,

d) інформацію про екологічні характеристики продукції (наприклад, хімічний склад і властивості),

e) свідоцтва виконання цільових / планових показників,

f) інформацію про участь у навчанні,

g) дозволу, ліцензії або інші форми надання юридичних повноважень,

h) результати інспектування та калібрування, і

i) результати операційного контролю (Обслуговування, конструкція, виготовлення).

Ефективний контроль за цими протоколами необхідний для успішного застосування системи управління навколишнім середовищем. Основні характеристики екологічного протоколу включають засоби ідентифікації, збору, індексації, архівування, зберігання, збереження в належному стані, вилучення та використання.

4.5.5 Внутрішній аудит

Внутрішній аудит системи управління навколишнім середовищем повинен проводитися в організації через певні інтервали для збору та надання керівництву інформації про відповідність системи запланованим заходам і про належне (або неналежному) впровадженні та використанні системи. Вони також можуть проводитися для визначення можливостей удосконалення системи управління навколишнім середовищем організації.

Організації необхідно створити програму аудиту для створення напрями планування проведення аудитів, а також для визначення аудитів, необхідних для виконання цільових показників програми. В основі програми повинен лежати характер операцій організації щодо екологічних аспектів і потенційних впливів, результатів попередніх аудитів та інших відповідних факторів.

Немає необхідності в тому, щоб кожен внутрішній аудит охоплював всю систему, за умови, що програма аудиту забезпечує періодичний аудит всіх одиниць і функціональних елементів організації, елементів системи і всього об'єму системи управління навколишнім середовищем.

Аудити повинні плануватися і проводитися об'єктивними і неупередженими аудиторами за сприяння технічних фахівців, де прийнятно, відібраних в організації або з зовнішніх джерел. Їх об'єднаного досвіду має бути достатньо для виконання цільових показників і предмета певного аудиту та забезпечення впевненості в ступені надійності результатів.

Результати внутрішнього аудиту системи управління навколишнім середовищем можуть надаватися у формі звіту і використовуватися для корекції або запобігання певних невідповідностей, досягнення одного або більше цільових показників програми аудиту та надання даних для проведення аналізу з боку керівництва.

ПРИМІТКА: Керівництво з аудиту системи управління навколишнім середовищем див ISO 19011.