4.4 Реалізація та використання
Загальне керівництво - Реалізація та використання Організація повинна забезпечити ресурси, можливості, структури і механізми підтримки, необхідні для a) проведення екологічної політики, цільових і планових показників, b) забезпечення відповідності вимог, що змінюються організації, c) спілкування з питань системи управління навколишнім середовищем з зацікавленими сторонами, і d) забезпечення сталого функціонування та удосконалення системи управління навколишнім середовищем для поліпшення екологічної ефективності організації. Для ефективного вирішення екологічних питань система управління навколишнім середовищем може бути розроблена і переглянута таким чином, щоб вона ефективно узгоджувалася і інтегрувалася з існуючою системою управління. Подібна інтеграція може допомогти організації збалансувати і вирішити конфлікти між екологічними та іншими цільовими показниками і пріоритетами організації, якщо такі існують. Елементи системи управління, на які може позитивно вплинути інтеграція, включають політику організації, розподіл ресурсів, операційний контроль і документацію, інформаційні системи та системи підтримки, навчання та розвиток, структуру організації та звітності, системи винагороди й оцінки, вимірювання та контролю, процеси внутрішнього аудиту, системи комунікації та підзвітності |
.
4.4.1 Ресурси, ролі, відповідальність і керівництво
Управління організації має встановити та надати відповідні ресурси для підстави, впровадження, підтримки та вдосконалення системи управління навколишнім середовищем. Ці ресурси мають надаватися своєчасно і ефективно.
При встановленні ресурсів, необхідних для заснування, впровадження та підтримки системи управління навколишнім середовищем організація повинна враховувати
- інфраструктуру,
- інформаційні системи,
- навчання
- технологію, і
- фінансові, людські та інші ресурси, характерні для її функціонування.
При розподілі ресурсів необхідно враховувати поточні та майбутні потреби організації. При розподілі ресурсів організація повинна розробити методики відстеження переваг своєї діяльності, пов'язаної з охороною навколишнього середовища, і витрат на неї. Сюди можуть бути включені такі питання, як витрати на контроль забруднення, відходи та утилізацію. Наявність ресурсів та їх розподіл необхідно періодично аналізувати і забезпечити їх адекватність у зв'язку з аналізом з боку керівництва. При оцінці адекватності ресурсів необхідно враховувати заплановані зміни та / або нові проекти або операції.
Практична допомога - Людські, фізичні та фінансові ресурси Ресурсна база і організаційна структура малих або середніх підприємств можуть накладати певні обмеження на впровадження системи управління навколишнім середовищем. Для подолання цих обмежень малому або середньому підприємству необхідно розглянути можливі стратегії співпраці з a) більш крупними замовниками та постачальниками з метою передачі технологій і знань, b) іншими малими та середніми підприємствами, які беруть участь в ланцюжку поставок або знаходяться в одному регіоні для визначення і вирішення загальних питань, передачі досвіду, полегшення технічного розвитку, спільного використання виробничих об'єктів і колективного залучення зовнішніх ресурсів, c) організаціями зі стандартизації, асоціаціями підприємств малого та середнього бізнесу, торговими палатами для впровадження програм навчання та інформаційної обізнаності, і d) університетами та іншими дослідницькими центрами для підтримки програм зі збільшення продуктивності та впровадження інновацій. |
Успішне створення, впровадження і підтримка системи управління навколишнім середовищем залежить великою мірою від того, яким чином вище керівництво визначає і розподіляє відповідальність та повноваження в рамках організації (див. «Практична допомога - Структура і відповідальність»).
Найвище керівництво повинне призначати представників або розподіляти функції таким чином, щоб відповідальні особи володіли достатніми повноваженнями, інформацією, компетенцією і ресурсами для
a) забезпечення створення, впровадження та підтримки системи управління навколишнім середовищем на всіх відповідних рівнях організації, і
b) звіту перед вищим керівництвом про ефективність системи управління навколишнім середовищем та можливості її вдосконалення.
Обов'язки представника керівництва можуть включати взаємодію з зацікавленими сторонами з питань, пов'язаних з системою управління навколишнім середовищем. Представник керівництва може мати безліч інших обов'язків в організації. У невеликих організаціях цю функцію може виконувати головний менеджер.
Організація повинна визначити обов'язки та повноваження осіб, які працюють в організації і від її особи, чия робота пов'язана з управлінням навколишнім середовищем, і довести їх до відома цих осіб. Обов'язки в екологічній сфері не повинні розглядатися як обов'язки, пов'язані тільки з екологією, тому що вони можуть також включати інші сфери діяльності організації, такі як оперативне управління або інші основні функції (наприклад, закупівля, інжиніринг, якість, і т.д.). Ресурси, надані вищим керівництвом, повинні забезпечити виконання накладених обов'язків. При зміні структури організації зобов'язання і повноваження повинні бути переглянуті.
Практична допомога - Структура та відповідальність Для забезпечення ефективного створення і впровадження системи управління навколишнім середовищем необхідно відповідним чином розподілити відповідальність. Далі наводяться приклади розподілу відповідальності в екологічній сфері.
ПРИМІТКА: Компанії та інститути мають різні організаційні структури, тому необхідно розподіляти відповідальність з управління навколишнім середовищем на основі порядку роботи в самій організації. У випадку малих і середніх підприємств, наприклад, власник може бути особою, що несе відповідальність за всю цю діяльність |
4.4.2 Компетентність, навчання і обізнаність
На вищому керівництві лежить основна відповідальність за обізнаність та мотивацію співробітників за допомогою роз'яснення екологічних цінностей організації, екологічної політики та спонукання всіх осіб, що працюють в організації або від її імені, зрозуміти важливість досягнення екологічних цільових і планових показників, за які вони несуть відповідальність або зобов'язані звітувати. Саме зобов'язання окремих людей в контексті загальних екологічних цінностей забезпечують те, що система управління навколишнім середовищем не залишається на папері, а ефективно реалізується на практиці. Необхідно заохочувати пропозиції осіб, що працюють в організації або від її імені, які можуть сприяти поліпшенню екологічної ефективності.
Організація повинна подбати про те, щоб усі особи, які працюють в організації або від її імені, усвідомлювали важливість забезпечення відповідності екологічної політики і вимогам системи управління навколишнім середовищем, їх роль і обов'язки в рамках системи управління навколишнім середовищем, значимі реальні та потенційні екологічні аспекти та відповідне вплив їх діяльності, переваги поліпшення ефективності та наслідки відхилення від відповідних вимог системи управління навколишнім середовищем.
Примітка 1. Всі особи, що працюють в організації або від її особи, включають співробітників організації, підрядників і, відповідно, залучені сторони.
Особи, які беруть на себе діяльність, пов'язану зі значимим реальним або потенційним аспектом (аспектами) або відповідним впливом, повинні мати кваліфікацію, що відповідає вимогам системи управління навколишнім середовищем. Для діяльності, яка є найбільш важливою для управління екологічними аспектами, організація повинна визначити знання, навички, досвід і здібності, що становлять компетентність, необхідну для цієї діяльності. Після визначення необхідної області компетентності організації слід простежити за тим, щоб особи, які виконують цю діяльність, мали цю компетентністю.
Примітка 2: Інформацію про компетентність аудиторів див п. 4.5.5.
Компетентність заснована на відповідному навчанні, навичках та / або досвіді. Вимоги до компетентності необхідно враховувати при найманні, навчанні та розвитку навичок і здібностей осіб, що працюють в організації або від її імені. Компетентність також слід враховувати при виборі підрядників та інших осіб, які працюють в організації або від її імені.
Эту разницу можно компенсировать за счет дополнительного обучения, развития навыков и т.д. Організація повинна визначити і оцінити будь-які відмінності між компетентністю, необхідної для виконання діяльності, і компетентністю, яку мають особи, які будуть її виконувати. Цю різницю можна компенсувати за рахунок додаткового навчання, розвитку навичок і т.д.
Програми навчання повинні відображати відповідальність, розподілену в межах системи управління навколишнім середовищем і враховувати існуючі знання персоналу та їх розуміння теми навчання. Програми навчання, пов'язані з системою управління навколишнім середовищем, можуть включати
a) визначення потреб у навчанні персоналу,
b) проектування і розробку плану навчання для задоволення
встановлених потреб у навчанні,
c) перевірку відповідності вимогам системи управління навколишнім
середовищем,
d) навчання цільових груп співробітників,
e) документальне оформлення проведеного навчання і контроль, і
f) оцінку проведеного навчання на основі певних потреб
в навчанні і вимог до нього.
Практична допомога - Компетентність, навчання і обізнаність
Далі наводяться приклади типів навчання проводитимуться в організації. екологічній області, яке може проводитися в організації. |
4.4.3 Контакти
Загальне керівництво - Контакти Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуры внутренних и внешних коммуникаций в области экологической политики, эффективности и прочей информации на основе её собственных потребностей и потребностей заинтересованных сторон. Под заинтересованными сторонами могут пониматься, например, соседние организации, неправительственные организации, заказчиков, подрядчиков, поставщиков, инвесторов, аварийные службы и регулирующие организации. Цели и преимущества подобных контактов могут включать: a) демонстрацию обязательств и усилий организации по улучшению экологической эффективности, а также результатов подобных усилий; b) повышение осведомленности и создание диалога об экологической политике организации, экологической эффективности и прочих соответствующих достижениях, c) получение и рассмотрение вопросов, проблем или прочей информации и ответы на эти вопросы, а также d) содействие постоянному усовершенствованию экологической эффективности.
|
4.4.3.1 Внутренние контакты
Контакты между уровнями и функциональными элементами организации являются очень важными для эффективности системы управления окружающей средой. Например, они важны для разрешения проблем, координации действий, слежения за выполнением планов действий и для дальнейшего развития системы управления окружающей средой. Предоставление соответствующей информации сотрудникам организации служит для их мотивации и принятия ими усилий по усовершенствованию экологической эффективности. Это может помочь сотрудникам в выполнении их обязательств, а организации – в достижении целевых и плановых экологических показателей. Организации необходимо учредить порядок мотивирования обратной связи от всех уровней организации, рассматривать предложения и проблемы сотрудников и реагировать на них. Зачастую очень важно предоставлять информацию другим лицам, работающим в компании или от её лица, таким как подрядчики или поставщики. Результаты мониторинга, аудита и анализа системы управления окружающей средой со стороны руководства должны быть распространены среди соответствующих лиц в организации.
Существует множество методов внутренних контактов, например, протоколы совещаний, объявления на доске, внутренние информационные бюллетени, рационализаторские предложения, веб-сайты, электронные сообщения, совещания и объединённые комитеты.
4.4.3.2 Внешние контакты
Связи с внешними заинтересованными сторонами могут быть важным и эффективным средством управления окружающей средой. Организация должна рассмотреть потенциальные затраты и преимущества различных подходов к разработке плана осуществления внешних связей, соответствующего её конкретным обстоятельствам. Она должна принять решение о том, следует ли налаживать внешние связи с заинтересованными сторонами по экологическим аспектам, включая те, что связаны с цепочками поставки и производства продукции.
Как минимум, организации следует создать, внедрить и использовать процедуры получения, документального оформления и ответа на соответствующую корреспонденцию от внешних сторон. Кроме того, организация может счесть полезным документальное оформление процедуры внешних контактов.
Какие бы решения ни были приняты организацией в отношении внешних контактов на упреждающей основе, это решение должно быть зарегистрировано. В организации должен существовать процесс коммуникации с внешними заинтересованными сторонами в чрезвычайных ситуациях или при несчастных случаях, которые их касаются или могут на них повлиять. Существует множество методов внешней коммуникации, которые позволяют расширить понимание и способствуют принятию усилий организации по управлению окружающей средой и диалогу с заинтересованными сторонами. Методы коммуникации включают, например: неформальные беседы, дни открытых дверей в организации, целевые группы, диалог с общественностью, участие в общественных событиях, вебсайты и электронные сообщения, пресс-релизы, рекламу и периодические информационные бюллетени, годовые (или другие периодические) отчеты и горячие телефонные линии.
Практическая помощь – Внутренние и внешние контакты Примеры информации, которая может передаваться, включают: a) общую информацию об организации, b) заявление руководства, если приемлемо, c) экологическую политику, целевые и плановые показатели, d) процессы управления окружающей средой (включая вовлечение сотрудников и заинтересованных сторон), обязательства организации по постоянному улучшению и предотвращению загрязнения), e) информацию, связанную с экологическими аспектами продукции и услуг, содержащуюся, например, в этикетках и декларациях экологического характера, f) информацию об экологической эффективности организации, включая тенденции (например, сокращение отходов, управление продукцией, эффективность в прошлом), g) соблюдение организацией правовых и прочих требований, которые обязуется соблюдать организация, и корректирующие действия, предпринятые в ответ на установленные случаи несоответствия, h) дополнительную информацию в отчетах, таких как глоссарии, i) финансовую информацию, такую как экономия затрат или инвестиции в экологические проекты, j) потенциальные стратегии улучшения экологической эффективности организации, k) информацию, связанную с происшествиями экологического характера, l) источники дальнейшей информации, такие как контактные лица или веб-сайты, Как для внутренних, так и для внешних связей важно помнить, что - информация должна быть понятной и адекватно изложенной, информация должна быть прослеживаемой, - организация должна представить точную картину своей эффективности, - если возможно, информация должна быть представлена в сравнимой форме (например, аналогичные единицы измерения). |
4.4.3.3 Процесс коммуникации
Организация должна учитывать следующие технологические этапы:
a) сбор информации или запросы, включая запросы от заинтересованных сторон;
b) определение целевой аудитории и информации или необходимости в диалоге;
c) подбор информации, связанной с интересами аудитории;
d) принятие решения по информации, которая должна быть сообщена целевой аудитории;
e) определение методов, подходящих для коммуникации;
f) оцінка та періодичне визначення ефективності процесу комунікації.
4.4.4 Документація
Для забезпечення розуміння та ефективності роботи системи управління навколишнім середовищем організації необхідно розробити і вести відповідну документацію. Метою такої документації є надання необхідної інформації співробітникам і іншим зацікавленим сторонам. Документація повинна збиратися і вестися таким чином, щоб вона відображала культуру і потреби організації, сприяючи розширенню та вдосконаленню існуючої інформаційної системи. Обсяг документації може відрізнятися від організації до організації, але ця документація повинна бути достатньою для опису системи управління навколишнім середовищем (див. нижче Практична допомога - Документація).
Організація може звести інформацію у формі керівництва, що представляє собою огляд або зведене опис системи управління навколишнім середовищем і може становити основу для пов'язаної з ним документації. Структура будь-якого такого керівництва по системі управління навколишнім середовищем не обов'язково повинна слідувати структурі стандарту ISO 14001 або будь-якого іншого стандарту.
Для ефективного управління ключовими процесами (тобто тими, що пов'язані з встановленими значущими екологічними аспектами), організація повинна встановити процедуру (процедури) опису, з відповідними подробицями, певного способу виконання кожного процесу. Якщо організація вирішить документально не оформляти цю процедуру, то необхідно повідомити відповідний персонал за допомогою повідомлення або навчання, про ті вимоги, які необхідно дотримувати (див. 4.4.2).
Протоколи, які містять інформацію про досягнуті результати або свідоцтво виконаної діяльності, є частиною документації організації, але в цілому контролюються за допомогою різних процесів управління (див. 4.5.4).
Документація може існувати в будь-якій формі (паперовій, електронній, у вигляді фотографій і постерів), яка є зручною, дохідливій, легко розуміється і доступною для тих, кому необхідна міститься в ній. Електронна форма забезпечує деякі переваги, такі як легке оновлення, контроль доступу, забезпечення того, щоб всі користувачі використовували лише справжні версії документації.
Якщо процеси системи управління навколишнім середовищем відповідають процесам інших систем управління, організація може об'єднати відповідну екологічну документацію з документацією цих інших систем управління.
Практична допомога - Документація Наприклад, документація може включати: a) опис політики, цільових і планових показників, b) опис області дії системи управління навколишнім середовищем, c) опис програм і розподілу відповідальності, d) інформацію про значущі екологічні аспекти, e) процедури, f) технологічну інформацію, g) структурні схеми організації, h) внутрішні і зовнішні стандарти, i) плани аварійної евакуації, і j) протоколи |
. 4.4.5 Контроль за документацією
Контроль за документацією, пов'язаної з системою управління навколишнім середовищем, важливий для забезпечення:
a) можливості ідентифікації документації за допомогою позначення відповідної організації, підрозділи, функції, діяльності або контактної особи,
b) регулярного перегляду, коректування відповідно до необхідності та схвалення уповноваженим персоналом документації (крім протоколів) перед використанням,
c) поточні версії відповідних документів існували у всіх точках, де здійснюється діяльність, необхідна для ефективного функціонування системи, і
d) оперативного видалення всієї застарілої документації з усіх місць її видання та застосування. У деяких випадках, наприклад, з юридичних причин та / або для збереження інформації, застаріла документація може зберігатися.
Документація може ефективно контролюватися за допомогою
- розробки відповідного формату документації, що включає унікальні найменування, дати, інформацію про переглядах, про їх хронології та відділах, уповноважених для їх проведення,
- призначення осіб, що володіють достатніми технічними навичками та повноваженнями в організації для перегляду та схвалення документації, і
- підтримання ефективної системи розподілу документації.
4.4.6 Оперативний контроль
Загальне керівництво - Оперативний контроль Організації необхідно використовувати певний оперативний контроль для виконання своїх зобов'язань з екологічної політики, по досягненню цільових і планових показників, забезпечення відповідності застосовним правовим і іншим нормам, які зобов'язується дотримуватися організація, і управління значущими екологічними аспектами. Для планирования эффективного и рационального оперативного контроля организации необходимо определить, в какой сфере подобный контроль необходим и для какой цели. Она должна установить типы и уровни контроля, отвечающие потребностям организации. Оперативный контроль выбирается и оценивается периодически на стабильность эффективности. |
4.4.6.1 Определение необходимости оперативного контроля
Организация может использовать оперативный контроль для
a) управления установленными значимыми экологическими аспектами,
b) обеспечения соответствия правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация,
c) достижения целевых и плановых показателей и обеспечения соблюдения экологической политики, включая обязательства по предотвращению загрязнения и непрерывному усовершенствованию, а также
d) избежания или сведения к минимуму экологических рисков.
При определении необходимости в оперативном контроле организация должна учитывать все свои операции, включая те, что связаны с функциями управления, такими как закупка, сбыт, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, текущую оперативно-производственную деятельность, такую как производство, обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции; а также внешние процессы, такие как поставка продукции и услуг.
Организация должна также рассмотреть, каким образом подрядчики или поставщики могут повлиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать целевых и плановых показателей или каким-либо иным образом обеспечивать соответствие применимым правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация. Организация должна создать необходимый оперативный контроль, такой как документально оформленные процедуры, контракты или договоры с поставщиками, и довести их до сведения своих подрядчиков и поставщиков, соответственно.
4.4.6.2 Создание операционного контроля
Операционный контроль может иметь различные формы, такие как процедуры, рабочие инструкции, физический контроль, использование обученного персонала или комбинация таковых. Выбор определенных методов контроля зависит от числа факторов, таких как навыки и опыт людей, выполняющих операцию, а также сложность и экологическая значимость самой операции.
Общий подход к созданию операционного контроля включает:
a) выбор метода контроля;
b) подбор приемлемых рабочих критериев;
c) создание необходимых процедур, определяющих порядок планирования, выполнения и контроля определенных операций; и
d) документальное оформление этих процедур в соответствии с необходимостью в форме инструкций, обозначений, форм, видеозаписей, фотографий и т.д.
Помимо процедур, рабочих инструкций и прочих механизмов контроля операционный контроль может включать в себя средства измерения и оценки степени соответствия рабочим критериям.
Организация может по своему выбору создать процедуры для усиления возможности стабильного контроля. Операционный контроль может быть значительным компонентом программ управления окружающей средой организации (см. 4.3.3.2).
Операционный контроль должен использоваться при обучении специалистов, выполняющих функции контроля, для обеспечения выполнения операционного контроля в соответствии с планом.
ПРИМЕЧАНИЕ: Дальнейшее руководство по обучению см. в п. 4.4.2 .
После основания операционного контроля организация должна постоянно следить за осуществлением этого контроля и за его эффективностью, а также планировать и принимать корректирующие меры в соответствии с необходимостью.
Практическая помощь – Операционный контроль Организация должна учитывать различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами её деятельности, продукции и услуг, при создании или изменении операционного контроля и связанных с ним процедур. Далее приводятся примеры подобных операций: a) приобретение, сооружение или модификация собственности и производственных объектов, b) заключение контрактов, c) обслуживание заказчиков, d) транспортировка и хранение сырьевых материалов, e) маркетинг и рекламная деятельность, f) технологии производства и обслуживания, g) закупки, h) исследования, проектирование и разработка методов развития производства, i) хранение продукции, j) транспортировка, и k) управление энергоносителями (например, подача энергии и воды, переработка, утилизация отходов и отработанной воды).
|
4.4.7 Готовность и реагирование в аварийных ситуациях
Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуру(ы), устанавливающие порядок определения потенциальных аварийных ситуаций и потенциальных происшествий, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, а также соответствующих действий по смягчению этого воздействия и соответствующих мер в случае возникновения подобных ситуаций. Процедуры и соответствующий контроль должны, где приемлемо, учитывать следующее:
a) случайные выбросы в атмосферу,
b) случайные сливы в воду и землю; и
c) определенное воздействие случайных выбросов на окружающую среду и экосистему.
Процедура(ы) должна учитывать потенциальные последствия аномальных операционных условий, потенциальные аварийные ситуации и потенциальные происшествия.
Практическая помощь – аварийная готовность и реагирование Каждая организация обязана создать процедуры аварийной готовности и реагирования, отвечающие её собственным определенным требованиям. При создании таких процедур организация должна учитывать a) характер существующих производственных рисков (например, воспламеняющиеся жидкости, резервуары для хранения, сжатые газы и меры, которые необходимо принимать в случае утечки или случайных выбросов), b) наиболее вероятный тип и масштабы аварийной ситуации или несчастного случая, c) потенциал возникновения аварийных ситуаций или несчастных случаев на ближайшем производственном объекте (например, завод, дорога, железнодорожная линия), d) наиболее подходящий метод(ы) реагирования на несчастный случай или аварийную ситуацию, e) действия, необходимые для сведения к минимуму вреда, наносимого окружающей среде, f) обучение противоаварийного персонала, g) организация работ в аварийной ситуации и разделение ответственности, h) маршруты эвакуации и точки сбора, i) перечень основного персонала и агентств по оказанию помощи в аварийных ситуациях, включая контактную информацию (например, пожарное депо, служба по ликвидации утечек), j) возможность взаимопомощи от соседних организаций, к) планы внутренних и внешних коммуникаций, k) реагирование и действия по смягчению воздействия различных типов происшествий или аварийных ситуаций, l) необходимость в существовании методик оценки после аварии с целью создания и применения корректирующих и профилактических мер, m) периодическое тестирование процедур реагирования в аварийных ситуациях, n) информация по вредным материалам, включая потенциальное воздействие каждого материала на окружающую среду, а также меры, которые необходимо принимать в случае непреднамеренной утечки, o) планы обучения и проверки эффективности, а также p) методику оценки после аварии для определения коррективных и профилактических мер .
|
