4,4 Genomförande och användning
Allmän ledning - försäljning och användning Organisationen bör tillhandahålla resurser, kapacitet, struktur och stödmekanismer som behövs för att a) miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål, b) säkerställa överensstämmelse med föränderliga krav i organisationen, c) meddelande om miljöledningssystem med berörda parter, och d) garantera fortsatt drift och förbättring av ledningssystem miljö för att förbättra organisationens miljöprestanda. För att effektivt ta itu med miljöfrågor miljöledningssystem kan utvecklas och ses över så att den effektivt konsekvent och integreras med befintligt styrsystem. Sådan integration kan hjälpa organisationen att balansera och lösa konflikter mellan miljömål och andra mål och prioriteringar för organisationen, om något. Inslag av styrsystem, som positivt kan påverka integrationen innefattar policy organisation fördelning resurser, operativ kontroll och dokumentation, informationssystem och stödsystem, utbildning och utveckling, organisationsstruktur och rapportering av lön och bedömning, mätning och kontroll, interna processer revision, system för kommunikation och ansvarsskyldighet |
.
4.4.1 Resurser, roller, ansvar och ledarskap
Hantering Organisationen måste upprätta och tillhandahålla lämpliga resurser för etablering, implementering, support och förbättra miljöledningssystemet. Dessa resurser bör tillhandahållas snabbt och effektivt.
Vid bestämning av resurser som behövs för att upprätta, genomföra och stödja miljöledningssystemet bör en organisation beakta
- infrastruktur,
- informationssystem,
- utbildning
- teknik, och
- ekonomiska, mänskliga och andra resurser som är specifika för dess funktion.
Fördelningen av resurser måste ta hänsyn till nuvarande och framtida behov i organisationen. Tilldelningen av resurser som organisationen måste utveckla en spårning metodik vinsterna av dess verksamhet med anknytning till miljöskydd, och kostnaderna för det. Detta kan omfatta frågor som kostnaderna för föroreningar, avfall och återvinning. Tillgången på resurser och deras fördelning bör ses över regelbundet och se till att deras lämplighet i förhållande till analysen av ledningen. Vid bedömningen av tillräckliga resurser som krävs för att ta hänsyn till de planerade förändringar och / eller nya projekt eller verksamheter.
Praktisk hjälp - mänskliga, fysiska och ekonomiska resurser Resursbas och organisatoriska struktur med små och medelstora företag kan införa vissa restriktioner om införandet av ett miljöledningssystem. För att övervinna dessa begränsningar måste små och medelstora företag att överväga möjliga strategier för samarbete med a) större kunder och leverantörer att överföra teknik och kunskap, b) andra små och medelstora företag som är verksamma i leverantörskedjan eller i samma region för att identifiera och ta itu med gemensamma frågor, dela erfarenheter, främja teknikutveckling, dela anläggningar och kollektiva mobilisering av externa resurser, c) standardiseringsorganisationer, sammanslutningar av små och medelstora företag, handelskamrar genomföra utbildningsprogram och Information Awareness, och d) universitet och andra forskningscentra för att stödja program för att öka produktivitet och innovation. |
Den framgångsrika design, implementering och support av miljöledningssystem beror till stor del på hur den högsta ledningen definierar och distribuerar ansvar och befogenheter inom organisationen (se "Praktisk hjälp - Struktur och ansvar").
Högsta ledningen skall utse representanter att distribuera eller funktioner så att de ansvariga har tillräcklig auktoritet, information, kompetens och resurser att
a) säkerställa inrättandet, implementering och support av miljöledningssystem på alla lämpliga nivåer i organisationen, och
b) rapportera till företagsledningen om effektiviteten i miljöledningssystemet och möjligheterna till att förbättra den.
Tullar av en representant för ledningen kan innefatta samverkan med berörda parter om frågor som rör miljöledningssystemet. Ledningens representant kan ha många andra uppgifter i organisationen. I mindre organisationer kan denna funktion utföra general manager.
Organisationen skall fastställa de uppgifter och befogenheter personer som arbetar inom organisationen och för dess räkning, vars arbete har samband med miljöledning och föra dem till uppmärksamhet dessa personer. Ansvar på miljöområdet skall inte tolkas som uppgifter i anslutning bara för miljön, eftersom De kan även omfatta andra delar av organisationen, t.ex. operativa ledningen eller andra centrala funktioner (t.ex. inköp, teknik, kvalitet, etc.). De resurser som finns tillgängliga till ledande befattningshavare bör se till att tullar som införts. Om du ändrar strukturen i organisationen de skyldigheter och befogenheter bör ses över.
Praktisk hjälp - Struktur och ansvar För att säkerställa en effektiv utveckling och genomförande av miljöledningssystem ska vara rätt fördela ansvar. Följande är exempel på delat ansvar inom miljöområdet.
OBS: Företag och institutioner har olika organisatoriska strukturer, så du måste dela ansvaret för miljöledning baserat på ordningen av arbetet i organisationen. När det gäller små och medelstora företag, till exempel, kan ägaren vara ansvarig för all denna aktivitet |
4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet
Vid den högsta ledningen har huvudansvaret för medvetenhet och motivation av de anställda genom förklaring av miljövärden i organisationen, miljöpolicy och att uppmuntra alla som arbetar i organisationen eller på dess vägnar, att förstå vikten av att uppnå miljömål och mål, för vilka de är ansvariga och skyldiga att rapportera. Det åligger personer i samband med den övergripande ekologiska värden, förutsatt att miljöledningssystemet inte kvar på papper och genomförs effektivt i praktiken. Bör uppmuntras att erbjuda dem som arbetar i organisationen eller på dess vägnar, vilket kan bidra till att förbättra miljöprestandan.
Organisationen skall se till att alla personer som arbetar i organisationen eller på dess uppdrag, görs medvetna om vikten av att säkerställa att kraven i miljöpolicy och miljöledningssystem, deras roll och ansvar i miljöledningssystemet, betydande faktiska och potentiella miljöaspekter och motsvarande effekterna av deras verksamhet är fördelarna med att förbättra effektiviteten och konsekvenserna av avvikelser från kraven i miljöledningssystemet.
OBS: 1. Alla personer som arbetar i organisationen eller på dess vägnar, däribland anställda, entreprenörer, och följaktligen har de inblandade parterna.
Individer tar på verksamheten i samband med faktisk eller potentiell viktig aspekt (del) eller lämpliga åtgärder skall ha kvalifikationer som uppfyller kraven i miljöledningssystemet. För verksamheter som är viktigast att kontrollera miljöaspekterna måste organisationen identifiera de kunskaper, färdigheter, erfarenheter och förmågor som utgör den kompetens som krävs för denna verksamhet. Efter att ha identifierat de nödvändiga kompetensområden, bör organisationen följa för att säkerställa att personer som utför dessa aktiviteter, hade denna kompetens.
OBS 2: För information om behörighet revisorer, se § 4.5.5.
Kompetens bygger på lämplig utbildning, kompetens och / eller erfarenhet. Kraven på kompetens för att tänka på när anställning, utbildning och utveckling av kunskaper och färdigheter de personer som arbetar inom organisationen eller på dess vägnar. Kompetens bör också beaktas när man väljer en entreprenör och andra personer som arbetar i organisationen eller på dess vägnar.
Эту разницу можно компенсировать за счет дополнительного обучения, развития навыков и т.д. Organisationen skall fastställa och bedöma eventuella skillnader mellan den kompetens som behövs för att utföra aktiviteter och expertis som finns av den som kommer att uppfylla det. Denna skillnad kan kompenseras genom extra utbildning, kompetensutveckling, etc.
Utbildningsprogram bör återspegla ansvaret, fördelning i miljöledningssystemet och den befintliga personalen kunskap och förståelse för ämnet utbildningen. Utbildningsprogram med anknytning till miljöledningssystemet kan omfatta
a) fastställa utbildningsbehov av personal
b) designa och utveckla en plan för utbildning för att möta
identifierat behov av utbildning,
c) kontrollera att miljöledningssystem
miljö
d) utbildning av målgrupper för personal
e) dokumentation av utbildning och handledning, samt
f) Bedömningen genomfört utbildning baserat på specifika behov
i utbildningen och krav på det.
Praktisk hjälp - Kompetens, utbildning och medvetenhet
Det följande är exempel på typer av träning utfördes i organisationen. miljöområdet, som kan genomföras inom organisationen. |
4.4.3 Kontakter
Allmän ledning - Kontakt Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för intern och extern kommunikation inom miljöpolitiken, prestanda och annan information utifrån sina egna behov och behoven hos intressenterna. Enligt intressenter kan innefatta exempelvis närliggande organisationer, icke-statliga organisationer, kunder, entreprenörer, leverantörer, investerare, myndigheter och räddningstjänster organisationer. Ändamålen och fördelarna med sådana kontakter kan innefatta: a) demonstration av engagemang och ansträngning organisation för att förbättra miljöprestanda, samt resultaten av dessa ansträngningar; b) Att öka medvetenheten och skapa dialog om miljöpolitiska organisationer, miljöprestanda och annan relevant utveckling, c) mottagandet och behandlingen av ärenden, problem eller annan information och svar på dessa frågor, samt d) främja en ständig förbättring av miljöprestanda.
|
4.4.3.1 Intern kommunikation
Kontakterna mellan nivåerna och funktionella delar av organisationen är mycket viktigt för effektiviteten i miljöledningssystemet. Till exempel är de viktiga för problemlösning, samordning, övervakning av genomförandet av handlingsplaner för vidareutveckling av miljöledningssystem. Tillhandahålla relevant information i din organisation har till uppgift att motivera dem och göra sina ansträngningar för att förbättra miljöprestanda. Detta kan hjälpa de anställda uppfylla sina skyldigheter, och organisationen - att uppnå de mål av miljöindikatorer. Organisationen bör fastställa ett förfarande för att motivera feedback från alla nivåer i organisationen, för att behandla de förslag och farhågor anställda och svara på dem. Ofta är det viktigt att ge information till andra personer som arbetar i företaget eller för dess räkning, t.ex. entreprenörer eller leverantörer. Resultaten av övervakning, revision och analys av miljöledningssystemet av ledningen att fördelas mellan individerna i organisationen.
Det finns många metoder för intern kommunikation, till exempel, protokoll från möten, meddelanden på tavlan, interna nyhetsbrev, rationaliseringar förslag, webbplatser, e-post, möten och gemensamma kommittéer.
4.4.3.2 Export
Länkar till externa intressenter kan vara ett viktigt och effektivt sätt miljöledning. Organisationen bör överväga de potentiella kostnaderna och fördelarna med olika metoder för att utveckla en genomförandeplan för yttre förbindelser, som motsvarar dess särskilda omständigheter. Hon måste besluta om att etablera extern kommunikation med berörda parter om miljöfrågor, inbegripet sådana som sammanhänger med leveranskedjan och produktion.
Som ett minimum bör organisationen upprätta, införa och använda förfaranden för att erhålla, dokumentera och svara på relevanta meddelanden från externa parter. Dessutom kan organisationen vara bra dokumentation av de metoder som externa kontakter.
Oavsett beslut fattas av organisationen till externa kontakter i företrädesrätt, skall beslutet registreras. Organisationen måste vara en process av kommunikation med externa intressenter i krissituationer eller olyckor som kan påverka dem eller påverka dem. Det finns många metoder för extern kommunikation som möjliggör en ökad förståelse och främja antagandet av organisationens insatser i miljöledning och dialog med berörda parter. Metoder för kommunikation inkluderar till exempel informella intervjuer, öppet hus i organisationen, fokusgrupper, dialog med allmänhetens deltagande i offentliga arrangemang, webbplatser och e-post, pressmeddelanden, annonser och periodiska nyhetsbrev, årliga (eller annan periodisk) rapporter och telefonjourer.
Praktisk hjälp - Interna och externa kontakter Exempel på information som kan överföras är: a) Allmän information om organisationen, b) ansökningsanvisningar, i förekommande fall, c) miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål, d) processer miljöledning (inklusive medverkan av anställda och intressenter), de skyldigheter organisationen för att ständig förbättring och förebyggande av föroreningar) e) information om miljö aspekter av продукции и услуг, содержащуюся, например, в этикетках и декларациях экологического характера, f) информацию об экологической эффективности организации, включая тенденции (например, сокращение отходов, управление продукцией, эффективность в прошлом), g) соблюдение организацией правовых и прочих требований, которые обязуется соблюдать организация, и корректирующие действия, предпринятые в ответ на установленные случаи несоответствия, h) дополнительную информацию в отчетах, таких как глоссарии, i) финансовую информацию, такую как экономия затрат или инвестиции в экологические проекты, j) потенциальные стратегии улучшения экологической эффективности организации, k) информацию, связанную с происшествиями экологического характера, l) источники дальнейшей информации, такие как контактные лица или веб-сайты, Как для внутренних, так и для внешних связей важно помнить, что - информация должна быть понятной и адекватно изложенной, информация должна быть прослеживаемой, - организация должна представить точную картину своей эффективности, - если возможно, информация должна быть представлена в сравнимой форме (например, аналогичные единицы измерения). |
4.4.3.3 Процесс коммуникации
Организация должна учитывать следующие технологические этапы:
a) сбор информации или запросы, включая запросы от заинтересованных сторон;
b) определение целевой аудитории и информации или необходимости в диалоге;
c) подбор информации, связанной с интересами аудитории;
d) принятие решения по информации, которая должна быть сообщена целевой аудитории;
e) определение методов, подходящих для коммуникации;
f) оценка и периодическое определение эффективности процесса коммуникации.
4.4.4 Документация
Для обеспечения понимания и эффективности работы системы управления окружающей средой организации необходимо разработать и вести соответствующую документацию. Целью такой документации является предоставление необходимой информации сотрудникам и прочим заинтересованным сторонам. Документация должна собираться и вестись таким образом, чтобы она отражала культуру и потребности организации, способствуя расширению и усовершенствованию существующей информационной системы. Объем документации может отличаться от организации к организации, но эта документация должна быть достаточной для описания системы управления окружающей средой (см. ниже Практическая помощь - Документация).
Организация может свести информацию в форме руководства, представляющего собой обзор или сводное описание системы управления окружающей средой и может составлять основу для связанной с ним документации. Структура любого такого руководства по системе управления окружающей средой не обязательно должна следовать структуре стандарта ISO 14001 или любого другого стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, что связаны с установленными значимыми экологическими аспектами), организация должна установить процедуру (процедуры) описания, с соответствующими подробностями, определенного способа выполнения каждого процесса. Если организация решит документально не оформлять эту процедуру, то необходимо уведомить соответствующий персонал посредством сообщения или обучения, о тех требованиях, которые необходимо соблюдать (см. 4.4.2).
Протоколы, которые содержат информацию о достигнутых результатах или свидетельство выполненной деятельности, являются частью документации организации, но в целом контролируются посредством различных процессов управления (см. 4.5.4).
Документация может существовать в любой форме (бумажной, электронной, в виде фотографий и постеров), которая является удобной, доходчивой, легко понимаемой и доступной для тех, кому необходима содержащаяся в ней информация. Электронная форма обеспечивает некоторые преимущества, такие как легкое обновление, контроль доступа, обеспечение того, чтобы все пользователи использовали только действительные версии документации.
Если процессы системы управления окружающей средой соответствуют процессам других систем управления, организация может объединить соответствующую экологическую документацию с документацией этих других систем управления.
Практическая помощь – Документация Например, документация может включать: a) описание политики, целевых и плановых показателей, b) описание области действия системы управления окружающей средой, c) описание программ и распределения ответственности, d) информацию о значимых экологических аспектах, e) процедуры, f) технологическую информацию, g) структурные схемы организации, h) внутренние и внешние стандарты, i) планы аварийной эвакуации, и j) протоколы |
. 4.4.5 Контроль за документацией
Контроль за документацией, связанной с системой управления окружающей средой, важен для обеспечения:
a) возможности идентификации документации посредством обозначения соответствующей организации, подразделения, функции, деятельности или контактного лица,
b) регулярного пересмотра, корректировки в соответствии с необходимостью и одобрения уполномоченным персоналом документации (кроме протоколов) перед использованием,
c) текущие версии соответствующих документов существовали во всех точках, где осуществляется деятельность, необходимая для эффективного функционирования системы, и
d) оперативного удаления всей устаревшей документации из всех мест её издания и применения. В некоторых случаях, например, по юридическим причинам и/или для сохранения информации, устаревшая документация может сохраняться.
Документация может эффективно контролироваться посредством
- разработки соответствующего формата документации, включающего уникальные наименования, даты, информацию о пересмотрах, об их хронологии и отделах, уполномоченных для их проведения,
- назначение лиц, обладающих достаточными техническими навыками и полномочиями в организации для пересмотра и одобрения документации, и
- поддержание эффективной системы распределения документации.
4.4.6 Оперативный контроль
Общее руководство – Оперативный контроль Организации необходимо использовать определенный оперативный контроль для выполнения своих обязательств по экологической политике, по достижению целевых и плановых показателей, обеспечения соответствия применимым правовым и прочим нормам, которые обязуется соблюдать организация, и управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования эффективного и рационального оперативного контроля организации необходимо определить, в какой сфере подобный контроль необходим и для какой цели. Она должна установить типы и уровни контроля, отвечающие потребностям организации. Оперативный контроль выбирается и оценивается периодически на стабильность эффективности. |
4.4.6.1 Определение необходимости оперативного контроля
Организация может использовать оперативный контроль для
a) управления установленными значимыми экологическими аспектами,
b) обеспечения соответствия правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация,
c) достижения целевых и плановых показателей и обеспечения соблюдения экологической политики, включая обязательства по предотвращению загрязнения и непрерывному усовершенствованию, а также
d) избежания или сведения к минимуму экологических рисков.
При определении необходимости в оперативном контроле организация должна учитывать все свои операции, включая те, что связаны с функциями управления, такими как закупка, сбыт, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, текущую оперативно-производственную деятельность, такую как производство, обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции; а также внешние процессы, такие как поставка продукции и услуг.
Организация должна также рассмотреть, каким образом подрядчики или поставщики могут повлиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать целевых и плановых показателей или каким-либо иным образом обеспечивать соответствие применимым правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация. Организация должна создать необходимый оперативный контроль, такой как документально оформленные процедуры, контракты или договоры с поставщиками, и довести их до сведения своих подрядчиков и поставщиков, соответственно.
4.4.6.2 Создание операционного контроля
Операционный контроль может иметь различные формы, такие как процедуры, рабочие инструкции, физический контроль, использование обученного персонала или комбинация таковых. Выбор определенных методов контроля зависит от числа факторов, таких как навыки и опыт людей, выполняющих операцию, а также сложность и экологическая значимость самой операции.
Общий подход к созданию операционного контроля включает:
a) выбор метода контроля;
b) подбор приемлемых рабочих критериев;
c) создание необходимых процедур, определяющих порядок планирования, выполнения и контроля определенных операций; и
d) документальное оформление этих процедур в соответствии с необходимостью в форме инструкций, обозначений, форм, видеозаписей, фотографий и т.д.
Помимо процедур, рабочих инструкций и прочих механизмов контроля операционный контроль может включать в себя средства измерения и оценки степени соответствия рабочим критериям.
Организация может по своему выбору создать процедуры для усиления возможности стабильного контроля. Операционный контроль может быть значительным компонентом программ управления окружающей средой организации (см. 4.3.3.2).
Операционный контроль должен использоваться при обучении специалистов, выполняющих функции контроля, для обеспечения выполнения операционного контроля в соответствии с планом.
ПРИМЕЧАНИЕ: Дальнейшее руководство по обучению см. в п. 4.4.2 .
После основания операционного контроля организация должна постоянно следить за осуществлением этого контроля и за его эффективностью, а также планировать и принимать корректирующие меры в соответствии с необходимостью.
Практическая помощь – Операционный контроль Организация должна учитывать различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами её деятельности, продукции и услуг, при создании или изменении операционного контроля и связанных с ним процедур. Далее приводятся примеры подобных операций: a) приобретение, сооружение или модификация собственности и производственных объектов, b) заключение контрактов, c) обслуживание заказчиков, d) транспортировка и хранение сырьевых материалов, e) маркетинг и рекламная деятельность, f) технологии производства и обслуживания, g) закупки, h) исследования, проектирование и разработка методов развития производства, i) хранение продукции, j) транспортировка, и k) управление энергоносителями (например, подача энергии и воды, переработка, утилизация отходов и отработанной воды).
|
4.4.7 Готовность и реагирование в аварийных ситуациях
Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуру(ы), устанавливающие порядок определения потенциальных аварийных ситуаций и потенциальных происшествий, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, а также соответствующих действий по смягчению этого воздействия и соответствующих мер в случае возникновения подобных ситуаций. Процедуры и соответствующий контроль должны, где приемлемо, учитывать следующее:
a) случайные выбросы в атмосферу,
b) случайные сливы в воду и землю; и
c) определенное воздействие случайных выбросов на окружающую среду и экосистему.
Процедура(ы) должна учитывать потенциальные последствия аномальных операционных условий, потенциальные аварийные ситуации и потенциальные происшествия.
Практическая помощь – аварийная готовность и реагирование Каждая организация обязана создать процедуры аварийной готовности и реагирования, отвечающие её собственным определенным требованиям. При создании таких процедур организация должна учитывать a) характер существующих производственных рисков (например, воспламеняющиеся жидкости, резервуары для хранения, сжатые газы и меры, которые необходимо принимать в случае утечки или случайных выбросов), b) наиболее вероятный тип и масштабы аварийной ситуации или несчастного случая, c) потенциал возникновения аварийных ситуаций или несчастных случаев на ближайшем производственном объекте (например, завод, дорога, железнодорожная линия), d) наиболее подходящий метод(ы) реагирования на несчастный случай или аварийную ситуацию, e) действия, необходимые для сведения к минимуму вреда, наносимого окружающей среде, f) обучение противоаварийного персонала, g) организация работ в аварийной ситуации и разделение ответственности, h) маршруты эвакуации и точки сбора, i) перечень основного персонала и агентств по оказанию помощи в аварийных ситуациях, включая контактную информацию (например, пожарное депо, служба по ликвидации утечек), j) возможность взаимопомощи от соседних организаций, к) планы внутренних и внешних коммуникаций, k) реагирование и действия по смягчению воздействия различных типов происшествий или аварийных ситуаций, l) необходимость в существовании методик оценки после аварии с целью создания и применения корректирующих и профилактических мер, m) периодическое тестирование процедур реагирования в аварийных ситуациях, n) информация по вредным материалам, включая потенциальное воздействие каждого материала на окружающую среду, а также меры, которые необходимо принимать в случае непреднамеренной утечки, o) planer för utbildning och testa effektivitet och p) методику оценки после аварии для определения коррективных и профилактических мер .
|
