Проводите конструктивные совещания, на которых должен рассматриваться ход выполнения работ, и дискуссии о повышении квалификации персонала

Большинство фирм имеют системы «управления эффективностью» или «системы оценки». Однако за ними часто закрепляется плохая репутация. Люди жалуются на то, что чувствуют себя как на экзаменах во время сессии. Бесконечные заполнения различных форм вызывают у них недовольство. Они понимают, что из-за недостатка повышения квалификации начинают отставать. Те, кто проводит оценку, тоже жалуются, что иногда ощущают себя как «Бог на суде». Они испытывают чувство неловкости и относятся к процессу оценки как к обязанности, которую надо выполнить быстро и безболезненно. В худшем случае этот процесс становится бюрократическим, чем-то вроде механического кошмара в стиле Франкенштейна, в котором изначально хорошие намерения помочь людям улучшить свою работу и повысить квалификацию почти забываются под давлением бесконечных форм и документов. Тем не менее очень ценными являются хорошо проведенные с членами команды индивидуальные дискуссии с глазу на глаз. Они предоставляют возможность учиться на прошлом опыте выполнения работы и ставить цели на будущую работу и повышение квалификации. Запись заключений и намерении, конечно, нужна, но чрезмерной документации лучше избегать. Если вы работаете в фирме, которая требует от вас заполнения большого количества бумаг, а сотрудники чувствуют, что их ценность можно поставить под сомнение, естественно, их количество надо уменьшить.

Когда организация требует периодического пересмотра хода выполнения работы и дискуссий о постоянном повышении квалификации, иногда у лидеров команд появляется соблазн пренебречь повседневным неформальным обучением коучингом. Но это не альтернатива. Хорошие лидеры делают и одно, и другое. Регулярный, хорошо проведенный коучинг помогает людям опираться на свои сильные стороны, соответствовать собственному потенциалу и улучшать качество работы день ото дня. Периодические дискуссии дают возможность шире взглянуть и пересмотреть ход выполнения работы в соответствии с ранее согласованными долгосрочными целями. Они также помогают сформулировать новые цели, пересмотренные в соответствии с целями фирмы и команды, согласовать задачи личного обучения и повышения квалификации. Их также можно использовать в обсуждении и согласовании желательного улучшения в использовании умений и навыков. Ниже приводим некоторые соображения о том, как проводить этот процесс конструктивно:

— Оценка хода выполнения работы с ориентиром на поставленные цели проводится не для того, чтобы возложить на кого-то вину или найти козла отпущения, когда дела идут плохо. Это делается, чтобы определить шаги по улучшению и согласовать планы по их претворению в жизнь. Эффективные лидеры команд помогают своим специалистам ставить перед собой трудные, но достижимые цели. Они следят за тем, чтобы эти цели были сформулированы и записаны таким образом, что результаты можно измерить и оценить в соответствии с ними, а задачи, поставленные перед каждым работником, соответствовали задачам всей команды и фирмы в целом. Хорошие лидеры побуждают людей оценивать собственную работу и помогают им, если надо, найти пути улучшения ее.

Неплохо помнить пословицу из старого менеджмента: «Всегда можно сделать то, что можно измерить». Существует известная многим история об автобусной компании, возможно и не совсем достоверная, но фактически правдивая. Пассажиры, которые хотели пользоваться автобусом этой компании, пожаловались на то, что водители с улыбкой проносились на большой скорости мимо очередей, ожидавших его, пpи этом помахивая им рукой. На это им был дан ответ, что водители не смогут соблюдать график движения, если будут останавливаться на каждой остановке и подбирать пассажиров. Более серьезный пример: якобы в мае 2оо3 года в Англии в нескольких больницах, имеющих хорошую репутацию, оказался очень высоким процент смертности. Рейтинговая система была основана на ключевых контрольных цифрах и показателях. Но, очевидно, ни один из показателей, к которым должны были стремиться больницы, чтобы иметь высокий рейтинг, не соответствовал стандартам!

Если члены вашей команды ставят перед собой цель получать высокие доходы, но не имеют маркетинговых целей, не удивляйтесь, что они будут Пренебрегать своими обязательствами, связанными с маркетингом. Нет ничего необычного в том, что определение задач ограничено легким измерением финансовых обязательств. Это случается как с отдельными профессионалами, так и с командами. Было бы неплохо ставить одну или две цели для каждой сферы деятельности. Примеры для профессионалов могут включать: количество и прибыльность технической работы: качество услуг для клиентов; вклад в маркетинговые исследования: оказание помощи другим, например, коучинг коллег и обучение стажеров; вклад в деятельность в масштабах всей фирмы, например, участие в проектах и презентациях на конференциях. Задачи для вспомогательного персонала будут другими, в зависимости от точного характера их работы. Для самих лидеров команд желательно сформулировать цели, связанные с аспектами лидерства.

Важно, чтобы им сопутствовал простой план мероприятий, j который уточняет, что именно надо сделать и сроки выполнения. Это помогает следить за ходом выполнения работы. План также предусматривает реальное время для претворения в жизнь поставленных целей, гарантирует их однозначность. Задачи, связанные с личным повышением квалификации, направлены на приобретение знаний и навыков, которые необходимы в реализации долгосрочных карьерных устремлений: Формулируется то; что надо выучить, как и к какому времени. Дискуссия, вероятнее всего, будет включать рассмотрение преференций для обучения, организационных мероприятий и стоимости обучения. Что предпочтительнее: курсы повышения или опыт, приобретенный в результате замены? Какую роль в достижении цели может сыграть чтение и использование компьютерных программ? Нужно ли организовать наставничество? Не помогут ли исследовательские проекты?

Когда вы встречаетесь со своим коллегой, чтобы проверить, как идет работа, и обсудить вопрос о повышении квалификации, лучше всего начинать с проверки того, что произошло с момента вашей прошлой встречи и беседы. Попросите его оценить ход выполнения по сравнению с целями, поставленными в прошлый раз. Хорошо, если ваши взгляды совпадают. Если оценка вашего коллеги по команде жестче, чем ваша, то вам легче и приятнее предложить свою оценку. Следует помнить один очень важный момент. Если цели с самою начала были сформулированы точно, если они недвусмысленны, то ваша оценка и оценка вашего коллеги, вероятнее всего, совпадут. Если выполнение работы не соответствует целям, вам надо согласовать, что требуется сделать для улучшения ситуации в будущем. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять соответствие желаемого и текущего уровня выполнения работы. Изучите все возможные имеющиеся варианты продвижения вперед, и с этого момента ваш коллега должен определить те действия, результатом которых будет улучшение.

Следующий шаг — обсуждение достигнутого прогресса в осуществлении целей, связанных с повышением квалификации, которые были поставлены в прошлый раз. Часто в суматохе работы о них забывают. Задача лидера команды — подчеркнуть важность затрат времени и усилий на то, чтобы стать более значимым для команды, более компетентным. В наше время нельзя почивать на лаврах и одновременно иметь достойную профессиональную карьеру. Ответственность лидера пpи этом состоит в том, чтобы убедить своих сотрудников в необходимости личного профессионального роста в условиях, когда давление повседневной работы становится неизбежным фактором.

Последний пункт дискуссии обычно посвящен пересмотру целей и определению новых па предстоящий период. Лучше, если вы предложите своему коллеге самому сделать это. Ваши вопросы могут быть такими: как идут дела; чего вы хотите достичь и к какому времени; каковы возможные пути достижения; что именно вы будете делать?

Очень важны беседы, посвященные рассмотрению хода выполнения работы и повышению квалификации. Главное — сделать их простыми и, по сути дела, свести бумажную работу к минимуму. Проводите дискуссии с пониманием, концентрируйте свое внимание на будущем и используйте их в первую очередь для помощи и поощрения члена команды.

< в> Национальная юридическая фирма Ш.Л выделяет следующие основные моменты, которые необходимо принять во внимание в системе управления ходом выполнения работ

— Проводить оценку выполнения по четким критериям;

— Определить возможности развития для реализации индивиду- ( реального потенциала каждого;

— Определить цели и разработать план действий для их достижения;

— Определить нужды обучения, опираться на сильные стороны, , находить сферы для улучшения и обеспечивать профессиональный рост;

— Обеспечивать откровенные и открытые дискуссии;

— Обеспечить развитие в контексте основной стратегии фирмы.

В руководстве по проведению семинаров подчеркивается, что управление ходом выполнения работ — это процесс, в котором цели и действия всех участников должны постоянно пересматриваться к словам директора по управлению персоналом Роберта Халтона, на основании этого ведет свой бизнес:

Наш процесс управления ходом выполнения работ — гарантия реализации стратегии фирмы; в соответствии с ним планы подразделяются на достижимые цели, а сотрудники получают информацию о том, как они содействуют успеху фирмы.


Комментировать or Leave a Trackback
разделитель

Комментировать

Вы должны авторизоваться для комментирования.