4 System Zarządzania Jakością

4.1 Zarządzanie systemami i procesami

Skuteczne przywództwo i organizacji zarządzania wymaga systematycznego i przejrzystego zarządzania. Aby osiągnąć sukces, należy wdrożyć i utrzymywać system zarządzania przeznaczony do ciągłego doskonalenia skuteczności i efektywności organizacji, z uwzględnieniem potrzeb zainteresowanych stron. Zarządzanie organizacją wraz z innymi aspektami obejmują zarządzania jakością.
Najwyższe kierownictwo powinno stworzyć organizację, która skupia się na konsumentów, poprzez:
a) identyfikacji systemów i procesów, które mogą być zrozumiałe, z zastrzeżeniem zarządzanie i lepsze pod względem efektywności i skuteczności;
b) W celu zapewnienia skutecznego i efektywnego wdrożenia i procesów zarządzania, jak również wskaźniki i dane do ustalenia zadowalającej organizacji.
Przykłady działań na budowę zorientowany na klienta organizacji są:
- Identyfikacja i rozwój procesów prowadzących do poprawy organizacji;
- Gromadzenie i wykorzystywanie danych i przetwarzania informacji w sposób ciągły;
- Rozwój w kierunku ciągłego doskonalenia;
- Używać odpowiednich metod oceny doskonalenia procesów, takich jak samoocena oraz przeglądu zarządzania.
Przykłady samooceny i ciągłego doskonalenia procesów są w załącznikach A i B, odpowiednio.

4.2 Dokumentacja

Kierownictwo powinno określić w dokumentacji, w tym odpowiednie zapisy niezbędne do opracowania, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością i wspierać skuteczną i efektywną realizację procesów.
Charakteru i zakresu dokumentacji w celu spełnienia wymagań określonych w umowie, praw i przepisów, wymagań i oczekiwań klientów i innych zainteresowanych stron, jak również potrzeby organizacji. Dokumentacja może być w jakiejkolwiek formie lub na dowolnym nośniku w zależności od potrzeb organizacji.
W celu udokumentowania, że ​​zaspokaja potrzeby i oczekiwania zainteresowanych stron, zarządzania powinna uwzględniać:
- Umowne wymagania klientów i innych zainteresowanych stron;
- Korzystanie z organizacji międzynarodowych, krajowych, regionalnych i branżowych standardów przemysłowych;
- Odpowiednie wymagania określone przez przepisy ustawowe i wykonawcze;
- Decyzje w organizacji;
- Źródła zewnętrzne informacje dotyczące możliwości organizacji;
- Informacje o potrzeby i oczekiwania zainteresowanych stron.
Rozwoju, wykorzystania i zarządzania dokumentacją należy rozważyć skuteczność i efektywność organizacji w oparciu o kryteria takie jak:
- Funkcjonalność (np. szybkość przetwarzania);
- Przyjazny dla użytkownika;
- Zapotrzebowanie na zasoby;
- Zasady i cele;
- Obecne i przyszłe wymagania odnoszące się do zarządzania wiedzą;
- Porównanie z najlepszą dokumentacją systemów;
- Interakcja pomiędzy klientami, dostawcami i innymi zainteresowanymi stronami organizacji.
Dostęp do dokumentacji dostarczonej przez organizację pracowników i innych zainteresowanych stron w oparciu o strategię komunikacji organizacji.

4.3 Korzystanie z zasad zarządzania jakością

Dla skutecznego zarządzania organizacją i jej działania muszą być zarządzane w sposób systematyczny i przejrzysty. Zalecenia dla organizacji zarządzania, proponowane w niniejszej normy międzynarodowej jest w oparciu o osiem zasad zarządzania jakością.
Zasady te zostały opracowane do użytku przez kierownictwo wyższego szczebla w celu poprawy organizacji. Są one zawarte w treści niniejszej normy międzynarodowej oraz podane są poniżej:

a) Orientacja na klienta

Organizacje zależą od swoich klientów i dlatego powinni zrozumieć, obecnych i przyszłych potrzeb, wymagań klientów i staramy się przekroczyć ich oczekiwania.

b) Przywództwo

Przywódcy ustalają jedność celu i kierunku działania organizacji. Powinny one tworzyć i utrzymywać środowisko wewnętrzne, w którym ludzie mogą w pełni zaangażować się w cele organizacji.

c) Zaangażowanie ludzi

Ludzie na wszystkich szczeblach są istotą organizacji i ich całkowite zaangażowanie pozwala firmom wykorzystać ich zdolności.

d) Podejście procesowe

Pożądany wynik osiąga się bardziej efektywnie, gdy działania i związane z nimi zasoby są zarządzane jako proces.

e) Podejście systemowe do zarządzania

Identyfikacja, zrozumienie i zarządzanie wzajemnie powiązanymi procesami jako systemem przyczynia się do skuteczności i efektywności organizacji w osiąganiu jej celów.

f) Ciągłe doskonalenie

Ciągłe doskonalenie organizacji jako całości powinny być traktowane jako cel stały.

g) podejmowanie decyzji na podstawie faktów

Skuteczne decyzje opierają się na analizie danych i informacji.

h) Wzajemnie korzystne relacje z dostawcami

Organizacja i jej dostawcy są współzależne i wzajemnie korzystnych relacji zwiększa zdolność zarówno do tworzenia wartości.
Skuteczne wykorzystanie organizacji osiem zasad zarządzania spowoduje korzyści dla zainteresowanych stron, takich jak zwiększanie przepływu środków pieniężnych, tworzenia wartości i stabilności poprawy.