5. Менеджмент программы аудита
5.1 Общие положения
Программа аудитов может включать в себя один или несколько аудитов в зависимости от размера, характера и сложности организации, подлежащей аудиту. Эти аудиты могут иметь множество целей, а также могут быть совместными или комплексными (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в 3.1).
Программа аудита также включает в себя все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов различного вида и количества, а также для предоставления ресурсов, необходимых для результативного и эффективного проведения аудитов в заданных временных рамках.
Организация может создать несколько программ аудитов.
Высшему руководству организации следует предоставить соответствующим сотрудникам полномочия по менеджменту программы аудита.
Тем, кто несет ответственность за менеджмент программы аудита, следует:
а) создать и реализовывать программы аудита, проводить мониторинг и анализ хода их выполнения, а также их улучшение;
б) выявлять необходимые ресурсы и обеспечивать их выделение.
Рис. 1 иллюстрирует ход процесса менеджмента программы аудита.
Если в организации, подлежащей аудиту, действуют и система менеджмента качества, и система экологического менеджмента, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В этом случае особое внимание следует уделить комплексности команды по аудиту.
Две или более аудитирующие организации могут сотрудничать в рамках их собственных программ аудитов, чтобы провести совместный аудит. В этом случае особое внимание следует уделить разделению ответственности, предоставлению дополнительных ресурсов, компетентности команды по аудиту и соответствующим процедурам. Соглашения по этим вопросам следует достигать прежде, чем начнется аудит.
| Практическая помощь: примеры программ аудитов
Примеры программ аудита включают в себя следующее:
а) серия внутренних аудитов, охватывающих в текущем году всю систему менеджмента качества организации;
б) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критически важных видов продукции, подлежащие проведению в течение шести месяцев;
в) сертификационные/регистрационные и наблюдательные (надзорные) аудиты, проводимые органом по сетрификации/регистрации систем экологического менеджмента в качестве третьей стороны в период времени, согласованный в контракте между сертифицирующим органом и заказчиком.
Программа аудита включает также соответствующее планирование, предоставление ресурсов и создание процедур по проведению аудитов в рамках программы. |
Рис. 1 Иллюстрация хода процесса менеджмента программы аудита
ПРИМЕЧАНИЕ 1. Рис. 1 иллюстрирует также применение методологии PDCA (планируй-делай-проверяй-действуй) к настоящему международному стандарту.
ПРИМЕЧАНИЕ 2. Цифровые обозначения на этом и на всех последующих рисунках относятся ко всем соответствующим разделам настоящего международного стандарта.
5.2 Цели и объем программы аудита
5.2.1 Цели программы аудита
Чтобы направлять планирование и проведение аудитов, для программы аудита следует установить цели.
Эти цели могут основываться на рассмотрении:
а) приоритетов руководства организации;
б) коммерческих намерений
в) требований системы менеджмента качества
г) законодательных, нормативных и контрактных требований;
д) необходимости оценивания поставщика;
е) требований потребителя;
ж) потребностей других заинтересованных сторон
з) потенциальных рисков организации.
| Практическая помощь: примеры целей программы аудита
Примеры целей программы аудита включают в себя следующее:
а) выполнить требования для сертификации по стандарту на систему менеджмента
б) верифицировать соответствие контрактным требованиям;
в) получить и поддерживать уверенность в способности поставщика;
г) внести вклад в улучшение системы менеджмента. |
5.2.2 Объем программы аудита
Объем программы аудита может варьироваться. На него будут влиять размер, характер и сложность организации, подлежащей аудиту, а также следующее:
а) область действия, цель и продолжительность каждого проводимого аудита;
б) частота проводимых аудитов
в) количество, важность, сложность, сходство и место расположения аудитируемых видов деятельности;
г) стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования, а также другие критерии аудита;
д) потребность в аккредитации или сертификации/регистрации;
е) заключения по предыдущим аудитам или результаты анализы предыдущей программы аудита;
ж) какие-либо языковые, культурные или социальные аспекты;
з) интересы заинтересованных сторон
и) значительные изменения в организации или в её работе (в характере её функционирования, в процессах, видах деятельности).
5.3 Ответственность за программу аудита; ресурсы и процедуры программы аудита
5.3.1 Ответственность за программу аудита
Ответственность за менеджмент программы аудита следует возложить на одно или нескольких лиц, обладающих общим пониманием принципов аудита, необходимой компетентности аудиторов и того, как применяются методы проведения аудитов. Им следует обладать навыками менеджмента, а также пониманием технических и коммерческих объектов видов деятельности, подлежащих аудиту.
Тем, на кого возложена ответственность за менеджмент программы аудита, следует:
а) установить цели и объем программы аудита;
б) установить ответственность и процедуры, а также обеспечить предоставление ресурсов;
в) обеспечить реализацию программы аудита;
г) обеспечить ведение и сохранение соответствующих записей по программе аудита;
д) проводить мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.
5.3.2 Ресурсы для программы аудита
При выявлении ресурсов для программы аудита следует учитывать:
а) финансовые ресурсы, необходимые для разработки, осуществления, менеджмента и улучшения деятельности по аудиту;
б) методы проведения аудита
в) процессы для достижения и поддержания компетентности аудиторов, а также для улучшения их деятельности;
г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, соответствующей специфическим целям программы аудита;
д) объем программы аудита;
е) время на перемещения (переезды) аудиторов, на решение вопросов их размещения в гостинице и на удовлетворение других потребностей при проведении аудита.
5.3.3 Процедуры программы аудита
Процедуры программы аудита следует направлять на следующее:
а) планирование и составление графиков аудитов;
б) обеспечение уверенности в компетентности аудиторов и руководителей команды по аудиту;
в) подбор соответствующих команд по аудиту, установление их ролей и ответственности;
г) проведение аудитов
д) проведение соответствующих действий после аудита, если это применимо;
е) ведение и сохранение записей по программе аудита;
ж) мониторинг хода выполнения и результативности программы аудита;
з) составление отчетов для высшего руководства об общих достижениях программы аудита.
Для маленьких организаций указанные выше виды деятельности могут быть отражены в одной процедуре.
5.4 Реализация программы аудита
Реализацию программы аудита следует направлять на следующее:
а) доведение программы аудита до соответствующих сторон;
б) согласование и составление графика аудитов и других видов деятельности по программе аудита;
в) создание и поддержание в рабочем состоянии процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с разделами 7.6 и 7.5;
г) обеспечение подбора команд по аудиту;
д) предоставление необходимых ресурсов для команд по аудиту;
е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;
ж) обеспечение управления записями деятельности по аудиту;
з) обеспечение анализа и утверждения отчетов об аудите и обеспечение их распространения среди заказчика аудита и других указанных сторон;
и) обеспечение соответствующих действий после аудита, если это применимо.
5.5. Записи по программе аудита
В целях демонстрации выполнения программы аудита следует вести и сохранять записи, в которые следует включать:
а) записи, касающиеся отдельных аудитов, такие, как:
- планы аудита,
- отчеты об аудите
- отчеты о несоответствиях
- отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях,
-отчеты о соответствующих действиях после аудита, если это применимо;
б) результаты анализа программы аудита;
в) записи, касающиеся персонала по аудиту и охватывающие такие аспекты, как:
- компетентность аудиторов и оценивание их деятельности,
- подбор команды по аудиту,
-поддержание и повышение компетентности.
Записи следует хранить и подходящим образом защищать.
5.6 Мониторинг и анализ программы аудита
Ход реализации программы аудита следует подвергать мониторингу и, через соответствующие интервалы времени, анализировать, чтобы оценить, достигнуты ли ее цели, и выявить возможности для улучшения. Результаты мониторинга и анализа следует докладывать высшему руководству.
Следует использовать соответствующие показатели для мониторинга таких характеристик, как:
- способность команд по аудиту реализовать план аудита
- соответствие программ и графика аудита;
- обратная связь от заказчиков аудита, аудитируемых организаций и аудиторов.
При анализе программы аудита следует учитывать, например:
а) результаты и тенденции, выявленные в ходе мониторинга;
б) соответствие процедурам;
в) эволюцию потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;
г) записи по программе аудита;
д) альтернативную или новую практику проведения аудитов;
е) согласованность в деятельности команд по аудиту в сходных ситуациях.
Результаты анализов программы аудита могут приводить к корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы аудита.
