Отделы управления программами.

Существует немало моделей ОУП, и среди них нет единственной правильной, поскольку роль ОУП лучше всего определять с учетом потребностей конкретной программы или организации. Тем не менее есть несколько достаточно распространенных типов ОУП. В этом разделе приводятся их описания, и особое внимание уделяется доводам «за» и «против». В то же время эта область знаний, связанная с поддержкой реализации программ и проектов в организациях, пока только развивается, и во второй части книги мы посвятили целую главу изложению собственных взглядов на новую модель, способствующую применению рассматриваемой методики управления программами на предприятии.

Отдел стратегического управления портфолио

Первоочередной задачей отдела стратегического управления портфолио (ОСУП) является обеспечение стратегического управления ключевыми программами и проектами в организации таким образом, чтобы в портфолио инициатив было отражено то, что наиболее важно. ОСУП обычно подотчетен главе компании или руководителям на уровне высшей исполнительной власти в организации.

Основными функциями ОСУП являются:

• работа с командой высшего исполнительного руководства над разработкой состава портфолио программ на основании стратегического плана;

• расстановка приоритетов среди программ и проектов, исходя из стратегической ценности, с использованием высокоуровневой оценки альтернативных финансовых факторов и выгод;

• инициирование новых программ и проектов;

• закрытие или остановка программ и проектов, если цели либо достигнуты, либо более не считаются актуальными или важными;

• отслеживание реализации преимуществ, получаемых в результате программ, и хода выполнения в соответствии с планами высокого уровня;

• создание «устава программы» — документации, в которой содержится описание программы и приоритетов, а также подробное описание полномочий, которыми наделен руководитель программы в отношении использования и развертывания ресурсов организации;

• обеспечение четкого понимания приоритетов в организации, чтобы развертывание ресурсов осуществлялось наиболее приемлемым образом.

Отдел управления программами (руководящий)

Согласно этой модели ОПУ руководит проектами и программами и контролирует их. ОПУ обладает властью, позволяющей ему диктовать стандарты и процессы, и полномочиями в решении противоречий, возникающих между соперничающими инициативами. Почти всегда сотрудники ОПУ работают на полную ставку. Некоторых из них направляют на работу над конкретными программами и проектами в целях внедрения и укрепления общепринятых стандартов и требований к архитектуре программ, определенных ОПУ. Такого рода ОПУ обычно управляет распределением ресурсов и составляет график снабжения ресурсами. Отдел управления программами этого типа участвует в поддержке вспомогательных видов деятельности по стратегическому управлению программами, но в первую очередь концентрирует внимание и усилия на создании механизмов реализации программ и средств контроля над ними.

Отдел управления программами (вспомогательный)

Согласно этой модели ключевые виды деятельности ОПУ аналогичны действиям руководящего ОПУ. Вспомогательный ОПУ отличается от руководящего соотношением власти.

Другое название этого типа ОУП — отдел поддержки программ (ОПП). Он существует для поддержки и предоставления помощи в реализации проектов и программ, нередко уделяя больше внимания административной поддержке. В то же время в рамках отдельных программ организованы самостоятельные системы отчетности, контроля и управления под началом руководителей, не имеющих отношения к функции ОУП. Риск, связанный с применением этой модели, состоит в том, что ОУП могут лишиться внимания к себе, оказаться в изоляции и утратить эффективность, если их роль не будет точно определена руководством, ответственным за стратегические программы.

Типичные функции, выполняемые как руководящим, так и вспомогательным ОУП, перечислены ниже.

• Определение функции ОУП как критически важного процесса, встроенного в инфраструктуру организации таким образом, что без обращения к нему невозможно обойтись. (Правила обычно являются более строгими для руководящего типа ОУП).

• Развитие и поддержка процессов и процедур сбора и предоставления консолидированных данных о проектах и графиках. Документальное фиксирование результатов и сроков их достижения.

• Выявление ключевых взаимозависимостей между программами.

• Создание единой направленности планов внедрения, охватывающих взаимозависимые инициативы.

• Мониторинг всех важнейших точек принятия решений, сроков обязательного принятия решений и их влияния, путем использования соответствующих графиков.

• Регулярная оценка риска, связанного с проектами, путем выявления будущих сфер серьезного риска и составления рекомендаций относительно потенциальных корректирующих действий, направленных на их смягчение.

• Управление механизмом своевременного выявления проблем, распространения информации о них и их решения.

• Мониторинг изменений в программе с точки зрения их влияния на масштабы, затраты и сроки реализации согласно запланированному графику.

• Содействие решению проблем путем предложения альтернативных решений и связанных с ними последующих действий.

• Помощь в своевременном принятии решений по осуществлению общего контроля над проектами.

• Управление распределением ресурсов между проектами в рамках одной программы и снабжение новыми ресурсами по мере необходимости


Комментировать or Leave a Trackback
разделитель

Комментировать

Вы должны авторизоваться для комментирования.