4.4 Implementering og bruk
Ledelse - Salg og bruk Organisasjonen skal gi de ressurser, evner, struktur og støtte mekanismer for å a) miljøpolitikk, mål og delmål, b) sikre etterlevelse av endrede krav til organisering, c) kommunikasjon på miljøstyringssystemer med interessenter, og d) sikre fortsatt drift og forbedring av styringssystemer miljø for å forbedre organisasjonens miljøprestasjon. For å effektivt ta miljøspørsmål miljøstyringssystem kan utvikles og anmeldt, slik at det effektivt konsekvent og integrert med eksisterende kontrollsystem. Slik integrasjon kan hjelpe organisasjonen til å balansere og løse konflikter mellom miljømessige og andre mål og prioriteringer for organisasjonen, om noen. Elementer av styringssystemer, noe som kan positivt påvirke integrering omfatte politikk organisasjon fordeling ressurser, operasjonell kontroll og dokumentasjon, informasjonssystemer og støttesystemer, opplæring og utvikling, organisasjonsstruktur og innberetning av lønn og evaluering, måling og kontroll, intern revisjon prosesser, systemer for kommunikasjon og ansvarlighet |
.
4.4.1 Ressurser, roller, ansvar og lederskap
Forvaltningsorganisasjon må etablere og gi nødvendige ressurser for etablering, implementering, support og forbedre miljøstyringssystemet. Disse ressursene bør gis raskt og effektivt.
Ved fastsettelsen de ressursene som trengs for å etablere, implementere og støtte miljøstyringssystemet en organisasjon bør vurdere
- infrastruktur,
- informasjonssystemer,
- trening
- teknologi, og
- økonomiske, menneskelige og andre ressurser som er spesifikke for sin funksjon.
Fordelingen av ressurser må ta hensyn til nåværende og fremtidige behov i organisasjonen. Fordelingen av ressurser organisasjonen må utvikle et sporingssystem metodikk fordeler av sin virksomhet knyttet til miljøvern, og kostnadene av det. Dette kan omfatte spørsmål som kostnadene ved forurensning kontroll, avfall og gjenvinning. Tilgjengelighet av ressurser og fordelingen bør gjennomgås med jevne mellomrom og sikre deres egnethet i forhold til analysen av ledelsen. I vurderingen av tilstrekkeligheten av de nødvendige ressursene til å ta hensyn til de planlagte endringer og / eller nye prosjekter eller operasjoner.
Praktisk hjelp - menneskelige, fysiske og økonomiske ressurser Ressursgrunnlag og organisatorisk struktur for små eller mellomstore bedrifter kan innføre visse restriksjoner på innføring av et miljøstyringssystem. For å overvinne disse begrensningene, trenger lite eller mellomstor bedrift å vurdere mulige strategier for samarbeid med a) større kunder og leverandører for å overføre teknologi og kunnskap, b) andre små og mellomstore bedrifter er involvert i forsyningskjeden eller i samme region for å identifisere og løse vanlige problemer, dele erfaringer, legge til rette for teknologiutvikling, deling av fasiliteter og den kollektive mobilisering av eksterne ressurser, c) standardiseringsorganisasjoner organisasjoner, sammenslutninger av små og mellomstore bedrifter, til handelskamre iverksette opplæringstilbud og informasjon bevissthet, og d) universiteter og andre forskningsmiljøer for å støtte programmer for å øke produktivitet og innovasjon. |
Den vellykkede design, implementering og support av miljøledelse system avhenger i stor grad på hvordan den øverste ledelsen definerer og distribuerer ansvar og myndighet i organisasjonen (se "Praktisk hjelp - Struktur og ansvar").
Toppledelsen skal oppnevne representanter til å distribuere eller funksjoner, slik at de ansvarlige har tilstrekkelig myndighet, informasjon, kompetanse og ressurser til
a) sikre etablering, implementering og support av miljøledelse system på alle hensiktsmessige nivåer i organisasjonen, og
b) rapportere til toppledelsen om effektiviteten av miljøstyringssystemet og muligheter for forbedring sin.
Plikter en representant fra ledelsen kan inkludere samhandling med interessenter om spørsmål relatert til miljøstyringssystemet. Ledelsens representant kan ha mange andre oppgaver i organisasjonen. I mindre organisasjoner, kan denne funksjonen utføre daglig leder.
Organisasjonen skal fastsette de plikter og myndighet for personer som arbeider i organisasjonen og på dens vegne, hvis arbeid er relatert til miljøforvaltning, og bringe dem til seg oppmerksomheten til de personer. Ansvar på miljøområdet bør ikke tolkes som plikter knyttet bare til miljøet, fordi De kan også omfatte andre deler av organisasjonen, for eksempel operativ ledelse eller andre sentrale funksjoner (f.eks innkjøp, prosjektering, kvalitet, etc.). Ressursene som er tilgjengelige for toppledelsen bør sikre at de pliktene. Hvis du endrer strukturen i organisasjonen de forpliktelser og myndighet bør gjennomgås.
Praktisk hjelp - Struktur og ansvar For å sikre effektiv utvikling og implementering av miljøstyringssystemet må være ordentlig fordele ansvar. Følgende er eksempler på felles ansvar på miljøområdet.
MERK: Bedrifter og institusjoner har ulike organisatoriske strukturer, så må du dele ansvaret for miljøstyring basert på rekkefølgen av arbeidet i organisasjonen. Ved små og mellomstore bedrifter, for eksempel, kan eieren være den som er ansvarlig for all denne aktiviteten |
4.4.2 Kompetanse, opplæring og bevisstgjøring
På toppledelsen har hovedansvaret for bevissthet og motivasjon av ansatte gjennom forklaringen av de miljømessige verdiene i organisasjonen, miljøpolitikken og å oppmuntre alle som arbeider i organisasjonen eller på vegne av, for å forstå betydningen av å oppnå miljømål og mål, som de er ansvarlige og skal rapportere. Det er plikt personer i sammenheng med de generelle økologiske verdier, forutsatt at miljøstyringssystemet ikke forblir på papiret og effektivt implementert i praksis. Bør oppmuntres til å tilby de som arbeider i organisasjonen eller på vegne av, noe som kan bidra til å bedre miljøprestasjonen.
Organisasjonen skal sikre at alle personer som arbeider i organisasjonen eller på dens vegne klar over viktigheten av å sikre etterlevelse av kravene i miljøpolitikken og miljøstyringssystem, deres rolle og ansvar i miljøstyringssystemet, betydelige faktiske og potensielle miljømessige aspekter og den tilsvarende virkningen av deres aktiviteter, fordelene ved å forbedre effektiviteten og konsekvensene av avvik fra kravene i miljøstyringssystemet.
MERK: 1. Alle som arbeider i organisasjonen eller på dets vegne, herunder ansatte, kontraktører, og følgelig de involverte partene.
Personer som tar på aktiviteter knyttet til faktiske eller potensielle vesentlig aspekt (aspekt) eller passende tiltak bør ha kvalifikasjoner som oppfyller kravene i miljøstyringssystemet. For aktiviteter som er viktigst å kontrollere de miljømessige aspekter, må organisasjonen identifisere de kunnskaper, ferdigheter, erfaring og evner som utgjør den kompetansen som kreves for denne aktiviteten. Etter å identifisere de nødvendige kompetanseområder, bør organisasjonen følge for å sikre at personer som utfører disse aktivitetene, hadde denne kompetansen.
NOTE 2: For informasjon om kompetansen til revisor, se § 4.5.5.
Kompetanse er basert på relevant utdanning, kompetanse og / eller erfaring. Kravene til kompetanse for å vurdere når ansette, opplæring og utvikling av ferdigheter og evner av enkeltpersoner som arbeider i organisasjonen eller på dens vegne. Kompetanse bør også vurderes når man velger en entreprenør og andre personer som arbeider i organisasjonen eller på dets vegne.
Эту разницу можно компенсировать за счет дополнительного обучения, развития навыков и т.д. Organisasjonen skal fastsette og vurdere eventuelle forskjeller mellom kompetanse som trengs for å utføre aktiviteter og kompetansen som den personen som vil oppfylle det. Denne differansen kan bli oppveid av ekstra opplæring, kompetanseutvikling, etc.
Treningsprogram bør reflektere ansvaret, fordeles innenfor miljøledelsessystem og eksisterende medarbeidere kunnskap og forståelse av temaet utdanning. Treningsprogram relatert til miljøstyringssystemet kan omfatte
a) bestemme opplæringsbehov for ansatte
b) designe og utvikle en opplæringsplan for å imøtekomme
identifisert behov for opplæring,
c) Sjekk samsvar med miljøledelsessystem
miljø
d) opplæring av målgrupper av ansatte
e) dokumentasjon av opplæring og veiledning, og
f) Vurderingen foretas opplæring basert på spesielle behov
i opplæringen og kravene til det.
Praktisk hjelp - Kompetanse, opplæring og bevisstgjøring
Følgende er eksempler på typer trening gjennomført i organisasjonen. miljøområdet, som kan utføres i organisasjonen. |
4.4.3 Kontakter
Generell ledelse - Kontakt Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyrer for intern og ekstern kommunikasjon innen miljøpolitikken, ytelse og annen informasjon basert på sine egne behov og behovene interessenter. Under interessentene kan omfatte for eksempel nabolandene organisasjoner, frivillige organisasjoner, kunder, entreprenører, leverandører, investorer, myndigheter og akuttjenestene organisasjoner. Objektene og fordeler av slike kontakter kan omfatte: a) demonstrasjon av engasjement og innsats organisasjon å forbedre miljøprestasjon, samt resultatene av slike tiltak; b) Å øke bevisstheten og skape dialog om miljøpolitiske organisasjoner, miljøprestasjoner og andre relevante utviklingstrekk, c) mottak og behandling av problemer, problemer eller annen informasjon og svar på disse spørsmålene, samt d) fremme en kontinuerlig forbedring av miljøprestasjonen.
|
4.4.3.1 Intern kommunikasjon
Kontakter mellom nivåene og funksjonelle elementer i organisasjonen er svært viktig for effektiviteten av miljøstyringssystemet. For eksempel, de er viktige for problemløsning, koordinering, overvåke gjennomføringen av handlingsplaner for videre utvikling av miljøstyringssystem. Å gi relevant informasjon i organisasjonen tjener til å motivere dem og gjøre sine anstrengelser for å forbedre miljøprestasjon. Dette kan hjelpe ansatte oppfylle sine forpliktelser, og organisasjonen - i å nå de mål og delmål med miljøindikatorer. Organisasjonen bør etablere en prosedyre for motiverende tilbakemeldinger fra alle nivåer i organisasjonen, for å vurdere forslagene og bekymringer ansatte og svare på dem. Ofte er det viktig å gi informasjon til andre personer som arbeider i selskapet eller på vegne av, for eksempel entreprenører eller leverandører. Resultatene av overvåking, revisjon og analyse av miljøstyringssystemet med ledelsen for å bli distribuert blant individene i organisasjonen.
Det finnes mange metoder for intern kommunikasjon, for eksempel, møtereferater, kunngjøringer på brettet, interne nyhetsbrev, rasjonaliserings forslag, nettsider, e-post, møter og felles komiteer.
4.4.3.2 Eksport
Lenker til eksterne interessenter kan være en viktig og effektiv måte miljøledelse. Organisasjonen bør vurdere de potensielle kostnadene og fordelene ved ulike tilnærminger til å utvikle en implementeringsplan for eksterne relasjoner, tilsvarende sine spesielle omstendigheter. Hun må avgjøre om å etablere ekstern kommunikasjon med interessenter om miljøspørsmål, herunder knyttet til forsyningskjeden og produksjonen.
Som et minimum bør organisasjonen etablere, iverksette og utnytte prosedyrer for innhenting, dokumentere og besvare relevante kommunikasjon fra eksterne parter. I tillegg kan organisasjonen finner det nyttig dokumentasjon av prosedyrene av eksterne kontakter.
Uansett beslutninger blir tatt av organisasjonen til eksterne kontakter i forebyggende grunnlag, bør avgjørelsen tas opp. Organisasjonen må være en prosess for kommunikasjon med eksterne interessenter i akutte situasjoner eller ulykker som kan påvirke dem eller påvirke dem. Det finnes mange metoder for ekstern kommunikasjon som gir mulighet for økt forståelse og fremme adopsjon av organisasjonens innsats i miljøledelse og dialog med interessenter. Metoder for kommunikasjon omfatter for eksempel uformelle intervjuer, åpne dager i organisasjonen, fokusgrupper, dialog med publikum deltakelse i offentlige arrangementer, nettsteder og e-poster, pressemeldinger, annonser og periodiske nyhetsbrev, årlig (eller annen periodisk) rapporter, og telefon krisetelefon.
Praktisk hjelp - Interne og eksterne kontakter Eksempler på informasjon som kan overføres omfatte: a) generell informasjon om organisasjonen, b) søknadsveiledningen, hvis aktuelt, c) miljøpolitikk, mål og delmål, d) prosesser av miljøledelse (herunder involvering av ansatte og interessenter), de plikter organisasjonen til kontinuerlig forbedring og hindring av forurensning) e) informasjon knyttet til miljø аспектами продукции и услуг, содержащуюся, например, в этикетках и декларациях экологического характера, f) информацию об экологической эффективности организации, включая тенденции (например, сокращение отходов, управление продукцией, эффективность в прошлом), g) соблюдение организацией правовых и прочих требований, которые обязуется соблюдать организация, и корректирующие действия, предпринятые в ответ на установленные случаи несоответствия, h) дополнительную информацию в отчетах, таких как глоссарии, i) финансовую информацию, такую как экономия затрат или инвестиции в экологические проекты, j) потенциальные стратегии улучшения экологической эффективности организации, k) информацию, связанную с происшествиями экологического характера, l) источники дальнейшей информации, такие как контактные лица или веб-сайты, Как для внутренних, так и для внешних связей важно помнить, что - информация должна быть понятной и адекватно изложенной, информация должна быть прослеживаемой, - организация должна представить точную картину своей эффективности, - если возможно, информация должна быть представлена в сравнимой форме (например, аналогичные единицы измерения). |
4.4.3.3 Процесс коммуникации
Организация должна учитывать следующие технологические этапы:
a) сбор информации или запросы, включая запросы от заинтересованных сторон;
b) определение целевой аудитории и информации или необходимости в диалоге;
c) подбор информации, связанной с интересами аудитории;
d) принятие решения по информации, которая должна быть сообщена целевой аудитории;
e) определение методов, подходящих для коммуникации;
f) оценка и периодическое определение эффективности процесса коммуникации.
4.4.4 Документация
Для обеспечения понимания и эффективности работы системы управления окружающей средой организации необходимо разработать и вести соответствующую документацию. Целью такой документации является предоставление необходимой информации сотрудникам и прочим заинтересованным сторонам. Документация должна собираться и вестись таким образом, чтобы она отражала культуру и потребности организации, способствуя расширению и усовершенствованию существующей информационной системы. Объем документации может отличаться от организации к организации, но эта документация должна быть достаточной для описания системы управления окружающей средой (см. ниже Практическая помощь - Документация).
Организация может свести информацию в форме руководства, представляющего собой обзор или сводное описание системы управления окружающей средой и может составлять основу для связанной с ним документации. Структура любого такого руководства по системе управления окружающей средой не обязательно должна следовать структуре стандарта ISO 14001 или любого другого стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, что связаны с установленными значимыми экологическими аспектами), организация должна установить процедуру (процедуры) описания, с соответствующими подробностями, определенного способа выполнения каждого процесса. Если организация решит документально не оформлять эту процедуру, то необходимо уведомить соответствующий персонал посредством сообщения или обучения, о тех требованиях, которые необходимо соблюдать (см. 4.4.2).
Протоколы, которые содержат информацию о достигнутых результатах или свидетельство выполненной деятельности, являются частью документации организации, но в целом контролируются посредством различных процессов управления (см. 4.5.4).
Документация может существовать в любой форме (бумажной, электронной, в виде фотографий и постеров), которая является удобной, доходчивой, легко понимаемой и доступной для тех, кому необходима содержащаяся в ней информация. Электронная форма обеспечивает некоторые преимущества, такие как легкое обновление, контроль доступа, обеспечение того, чтобы все пользователи использовали только действительные версии документации.
Если процессы системы управления окружающей средой соответствуют процессам других систем управления, организация может объединить соответствующую экологическую документацию с документацией этих других систем управления.
Практическая помощь Документация Например, документация может включать: a) описание политики, целевых и плановых показателей, b) описание области действия системы управления окружающей средой, c) описание программ и распределения ответственности, d) информацию о значимых экологических аспектах, e) процедуры, f) технологическую информацию, g) структурные схемы организации, h) внутренние и внешние стандарты, i) планы аварийной эвакуации, и j) протоколы |
. 4.4.5 Контроль за документацией
Контроль за документацией, связанной с системой управления окружающей средой, важен для обеспечения:
a) возможности идентификации документации посредством обозначения соответствующей организации, подразделения, функции, деятельности или контактного лица,
b) регулярного пересмотра, корректировки в соответствии с необходимостью и одобрения уполномоченным персоналом документации (кроме протоколов) перед использованием,
c) текущие версии соответствующих документов существовали во всех точках, где осуществляется деятельность, необходимая для эффективного функционирования системы, и
d) оперативного удаления всей устаревшей документации из всех мест её издания и применения. В некоторых случаях, например, по юридическим причинам и/или для сохранения информации, устаревшая документация может сохраняться.
Документация может эффективно контролироваться посредством
- разработки соответствующего формата документации, включающего уникальные наименования, даты, информацию о пересмотрах, об их хронологии и отделах, уполномоченных для их проведения,
- назначение лиц, обладающих достаточными техническими навыками и полномочиями в организации для пересмотра и одобрения документации, и
- поддержание эффективной системы распределения документации.
4.4.6 Оперативный контроль
Общее руководство Оперативный контроль Организации необходимо использовать определенный оперативный контроль для выполнения своих обязательств по экологической политике, по достижению целевых и плановых показателей, обеспечения соответствия применимым правовым и прочим нормам, которые обязуется соблюдать организация, и управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования эффективного и рационального оперативного контроля организации необходимо определить, в какой сфере подобный контроль необходим и для какой цели. Она должна установить типы и уровни контроля, отвечающие потребностям организации. Оперативный контроль выбирается и оценивается периодически на стабильность эффективности. |
4.4.6.1 Определение необходимости оперативного контроля
Организация может использовать оперативный контроль для
a) управления установленными значимыми экологическими аспектами,
b) обеспечения соответствия правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация,
c) достижения целевых и плановых показателей и обеспечения соблюдения экологической политики, включая обязательства по предотвращению загрязнения и непрерывному усовершенствованию, а также
d) избежания или сведения к минимуму экологических рисков.
При определении необходимости в оперативном контроле организация должна учитывать все свои операции, включая те, что связаны с функциями управления, такими как закупка, сбыт, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, текущую оперативно-производственную деятельность, такую как производство, обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции; а также внешние процессы, такие как поставка продукции и услуг.
Организация должна также рассмотреть, каким образом подрядчики или поставщики могут повлиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать целевых и плановых показателей или каким-либо иным образом обеспечивать соответствие применимым правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация. Организация должна создать необходимый оперативный контроль, такой как документально оформленные процедуры, контракты или договоры с поставщиками, и довести их до сведения своих подрядчиков и поставщиков, соответственно.
4.4.6.2 Создание операционного контроля
Операционный контроль может иметь различные формы, такие как процедуры, рабочие инструкции, физический контроль, использование обученного персонала или комбинация таковых. Выбор определенных методов контроля зависит от числа факторов, таких как навыки и опыт людей, выполняющих операцию, а также сложность и экологическая значимость самой операции.
Общий подход к созданию операционного контроля включает:
a) выбор метода контроля;
b) подбор приемлемых рабочих критериев;
c) создание необходимых процедур, определяющих порядок планирования, выполнения и контроля определенных операций; и
d) документальное оформление этих процедур в соответствии с необходимостью в форме инструкций, обозначений, форм, видеозаписей, фотографий и т.д.
Помимо процедур, рабочих инструкций и прочих механизмов контроля операционный контроль может включать в себя средства измерения и оценки степени соответствия рабочим критериям.
Организация может по своему выбору создать процедуры для усиления возможности стабильного контроля. Операционный контроль может быть значительным компонентом программ управления окружающей средой организации (см. 4.3.3.2).
Операционный контроль должен использоваться при обучении специалистов, выполняющих функции контроля, для обеспечения выполнения операционного контроля в соответствии с планом.
ПРИМЕЧАНИЕ: Дальнейшее руководство по обучению см. в п. 4.4.2 .
После основания операционного контроля организация должна постоянно следить за осуществлением этого контроля и за его эффективностью, а также планировать и принимать корректирующие меры в соответствии с необходимостью.
Практическая помощь Операционный контроль Организация должна учитывать различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами её деятельности, продукции и услуг, при создании или изменении операционного контроля и связанных с ним процедур. Далее приводятся примеры подобных операций: a) приобретение, сооружение или модификация собственности и производственных объектов, b) заключение контрактов, c) обслуживание заказчиков, d) транспортировка и хранение сырьевых материалов, e) маркетинг и рекламная деятельность, f) технологии производства и обслуживания, g) закупки, h) исследования, проектирование и разработка методов развития производства, i) хранение продукции, j) транспортировка, и k) управление энергоносителями (например, подача энергии и воды, переработка, утилизация отходов и отработанной воды).
|
4.4.7 Готовность и реагирование в аварийных ситуациях
Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуру(ы), устанавливающие порядок определения потенциальных аварийных ситуаций и потенциальных происшествий, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, а также соответствующих действий по смягчению этого воздействия и соответствующих мер в случае возникновения подобных ситуаций. Процедуры и соответствующий контроль должны, где приемлемо, учитывать следующее:
a) случайные выбросы в атмосферу,
b) случайные сливы в воду и землю; и
c) определенное воздействие случайных выбросов на окружающую среду и экосистему.
Процедура(ы) должна учитывать потенциальные последствия аномальных операционных условий, потенциальные аварийные ситуации и потенциальные происшествия.
Практическая помощь аварийная готовность и реагирование Каждая организация обязана создать процедуры аварийной готовности и реагирования, отвечающие её собственным определенным требованиям. При создании таких процедур организация должна учитывать a) характер существующих производственных рисков (например, воспламеняющиеся жидкости, резервуары для хранения, сжатые газы и меры, которые необходимо принимать в случае утечки или случайных выбросов), b) наиболее вероятный тип и масштабы аварийной ситуации или несчастного случая, c) потенциал возникновения аварийных ситуаций или несчастных случаев на ближайшем производственном объекте (например, завод, дорога, железнодорожная линия), d) наиболее подходящий метод(ы) реагирования на несчастный случай или аварийную ситуацию, e) действия, необходимые для сведения к минимуму вреда, наносимого окружающей среде, f) обучение противоаварийного персонала, g) организация работ в аварийной ситуации и разделение ответственности, h) маршруты эвакуации и точки сбора, i) перечень основного персонала и агентств по оказанию помощи в аварийных ситуациях, включая контактную информацию (например, пожарное депо, служба по ликвидации утечек), j) возможность взаимопомощи от соседних организаций, к) планы внутренних и внешних коммуникаций, k) реагирование и действия по смягчению воздействия различных типов происшествий или аварийных ситуаций, l) необходимость в существовании методик оценки после аварии с целью создания и применения корректирующих и профилактических мер, m) периодическое тестирование процедур реагирования в аварийных ситуациях, n) информация по вредным материалам, включая потенциальное воздействие каждого материала на окружающую среду, а также меры, которые необходимо принимать в случае непреднамеренной утечки, o) планы обучения и проверки эффективности, а также p) методику оценки после аварии для определения коррективных и профилактических мер .
|
