6. פעולות הביקורת
6.1 כללי
סעיף זה מספק הנחיות בתכנון וביצוע של ביקורת כחלק מתוכנית הביקורת. באיור. 2 נותן סקירה של הפעולות העיקריות הביקורת. מידת הישימות של הוראות סעיף זה תלוי בהיקף ומורכבות הביקורת ואת ייעודם של ממצאי הביקורת.
שימו לב. הקו המקווקו מראה כי כל ביקורת שלאחר מכן הם בדרך כלל לא נחשב כחלק הביקורת.
באיור. 2 - סקירה על פעולות הביקורת
6.2 תחילתה של הביקורת
6.2.1 מטרת ראש הצוות הביקורת
אנשים מינה אחראי על ניהול תוכנית הביקורת ימנה את ראש צוות הביקורת על הביקורת הספציפית.
במקרה של ביקורת ביקורת משותפת לקראת ארגון ביקורת צריך להגיע להסכמה על אחריות מסוימת של כל ארגון, במיוחד לגבי הסמכויות של מנהיג הצוות להקצות הביקורת.
6.2.2 הגדרת הקריטריונים מטרות, היקף הביקורת
במסגרת היעדים הכלליים של תוכנית הביקורת, ביקורת ספציפית צריכה להיות מבוססת על מטרות מתועדים, היקף וקריטריונים.
מטרות הביקורת קבע כי ביקורת היא להיות מושגת, והוא עשוי לכלול את הפעולות הבאות:
א) קביעת המידה שבה מערכת ניהול מבוקר ישות או חלקים הקריטריונים הביקורת;
ב) להעריך את היכולת של ניהול על מנת להבטיח עמידה בדרישות החקיקה, הפיקוח חוזית;
ג) הערכת וניהול ביצועי המערכת להשיג את מטרותיה;
ד) לזהות תחומי שיפור אפשרי של מערכת ניהול.
נפח מתאר את היקף הביקורת גבולות הביקורת, כגון המיקום הפיזי, יחידות ארגוניות, פעולות ותהליכים להיבדק, כמו גם את פרק הזמן הנדרש לצורך אימות.
הקריטריונים הביקורת משמשים כמדריך בקביעת תאימות עשויים לכלול מדיניות החלים, נהלים, תקנים, חוקים ודרישות, כולל מערכת לניהול דרישות, דרישות החוזה, או קודים של המגזר התעשייתי / עסקי.
מטרות הביקורת ייקבע על ידי הביקורת הלקוח. הקריטריונים את היקף הביקורת יש להגדיר במשותף על ידי הביקורת הלקוחות צוות הביקורת מובילה בהתאם לנהלים עבור תוכנית הביקורת. כל שינוי המטרות, קריטריונים היקף הביקורת שיוסכם על ידי הצדדים עצמם.
במקרה של ביקורת משולבת, ראש צוות הביקורת צריכה להבטיח את המטרות, היקף הביקורת קריטריונים האופי המורכב של ביקורת.
6.2.3 קביעת הכדאיות של הביקורת
היתכנות של הביקורת יש לקבוע תוך התחשבות בגורמים כגון:
א) הלימות ועקביות המידע לתכנון הביקורת;
ב) נכונות לשיתוף פעולה מצד גוף מבוקר;
ג) זמן ומשאבים.
אם הביקורת הוא לא ריאלי, אז לאחר התייעצות עם הפציינט הלקוח הביקורת יש להציע אלטרנטיבה.
6.2.4 בחירת צוות הביקורת
אם הביקורת מוכר ריאלי, יש לבחור צוות הביקורת, תוך התחשבות ביכולות הנדרשות כדי להשיג את מטרות הביקורת. אם יש לך רק 1 המבקר, זה האחרון חייב למלא את כל החובות שנקבעו של ראש הצוות הביקורת. פרק 7 מספק הנחיות לקביעת מיומנויות הנדרשות, ומתאר את תהליך ההערכה של רואי החשבון.
בקביעת כמות והרכב צוות הביקורת צריכה לשקול את הדברים הבאים:
א) את המטרות, היקף הביקורת קריטריונים, כמו גם משך הזמן המשוער שלה;
ב) אם ביקורת משותפת של מורכבות;
ג) הכשירות הכוללת של צוות הביקורת הדרושה להשגת יעדי הביקורת;
ד) חקיקה, רגולציה, דרישות חוזיות ודרישות ההסמכה / הסמכה , אם ישים;
ד) הצורך להבטיח את עצמאותו של ביקורת על פעולות המבוקרים ולמנוע ניגודי עניינים;
ה) את יכולתם של חברי צוות הביקורת לעבוד יחד כדי לעבוד ביעילות עם הפציינט;
ז) בלשון ביקורת והבנה של המאפיינים החברתיים והתרבותיים של הפציינט, את זה ניתן להשיג גם על ידי רואה החשבון המבקר את החוויות שלהם, או על ידי מומחה טכני.
תהליך של הבטחת יכולת הכוללת של צוות הביקורת צריכה לכלול את השלבים הבאים:
- זיהוי הידע והכישורים הדרושים כדי להשיג את יעדי הביקורת;
- בחר חברי צוות הביקורת, כך צוות הביקורת היה את כל הידע והכישורים הדרושים.
אם הידע הדרוש והכישורים הניתנים על ידי רואי החשבון, נכללו בקבוצת הביקורת לא במלואו, ידע חסר כישורים יכול להיות מלא על ידי הכללת קבוצה של מומחים טכניים. מומחים טכניים לפעול בניהולו של רואה החשבון המבקר.
רואי החשבון, החניכים ניתן לכלול בקבוצת הביקורת, אך צריך לפעול רק בניהולו ופיקוח על רואה החשבון המבקר.
כמו ביקורת לקוחות שאותן רשאי לדרוש החלפת משתמשים מסויימים של צוות הביקורת על יסוד סביר, בהתבסס על עקרונות הביקורת, כאמור בסעיף 4. דוגמאות יסוד סביר הכוללות ניגוד אינטרסים (למשל, חבר בצוות הביקורת - עובד לשעבר של ארגון להיות מבוקר, או סיפקה שירותי ייעוץ לה), והתנהגות לא אתית בעבר. מסיבות אלה יש לידיעת ראש צוות הביקורת לאלה אחראי על ניהול תוכנית הביקורת, שאמור לפתור את המצב יחד עם הלקוח הביקורת הפציינט לפני קבלת החלטה להחליף את חברי הקבוצה.
6.2.5 ליצור קשר ראשוני עם הפציינט
קשר ראשוני עם הפציינט יכול להיות רשמי או רשמי, אבל חייב להיות מותקן על ידי אנשים המיועדים אחראי על הניהול של תוכנית הביקורת, או ראש צוות הביקורת. מטרות הקשר הראשוני:
א) להקים ערוצי תקשורת עם נציג של הפציינט;
ב) עדות סמכות הביקורת;
ג) מתן מידע על העיתוי הצפוי והרכב צוות מעורבות הביקורת;
ד) לבקש גישה המסמכים הרלוונטיים, לרבות דיווח;
ד) קביעת תקנות הבטיחות החלים באתר הביקורת;
ה) הכנת פעילויות הביקורת;
ז) להסכם על נוכחות של משקיפים ואת הצורך בליווי צוות הביקורת.
6.3 ניתוח של מסמכים
לפני הביקורת באתר להתנהל ניתוח של תיעוד גוף מבוקר כדי לקבוע עמידה בקריטריונים ביקורת שתועדו במערכת. תיעוד עשוי לכלול מערכת ניהול המסמכים הרלוונטיים, לרבות דיווח וניהול דיווחים שהועלו בביקורות קודמות. ניתוח צריך לקחת בחשבון את הגודל, סוג והמורכבות של הארגון, כמו גם את המטרה ואת היקף הביקורת. במקרים מסוימים, בניתוח זה ניתן לדחות עד תחילת הביקורת על הקרקע, אם הוא אינו פוגע את האפקטיביות של הביקורת. במקרים אחרים, ייתכן שיהיה צורך בביקור לפני לביקורת להשיג הבנה כללית של המידע הקיים.
אם תיעוד יימצא מתאים, ראש צוות הביקורת צריכה להודיע ביקורת לקוחות, אנשים המיועדים האחראי לניהול הביקורת את התוכנית הפציינט. יש להחליט אם להמשיך או ביקורת על תנאי עד רזולוציה של כל הנושאים שעל תיעוד.
6.4 הכנת בתחום הביקורת
6.4.1 הכנת תוכנית ביקורת
ראש צוות הביקורת צריכה להכין תוכנית ביקורת כבסיס להסכם בין הפציינט, צוות הביקורת לקוח הביקורת. התוכנית אמורה להקל על תזמון ותיאום של הביקורת.
רמת הפירוט של תוכנית הביקורת צריך לשקף את עוצמת המורכבות של הביקורת. לפיכך, הפרטים עשויים להיות שונים עבור ביקורת ראשונית שלאחר מכן, כמו גם ביקורת פנימית וחיצונית. תוכנית הביקורת צריכה להיות גמישה מספיק כדי לאפשר שינויים, כמו שינוי היקף הביקורת, אשר עשוי להיות צורך למדוד את הביצועים ביקורת על הקרקע.
תוכנית הביקורת צריכה לכלול את הדברים הבאים:
א) מטרת הביקורת;
ב) את הקריטריונים ביקורת ומסמכים התייחסות;
ג) היקף הביקורת, כולל זיהוי של יחידות ארגוניות ופונקציונלי ותהליכים להיבדק;
ד) את התאריך ואת המקום בו את הפעולה צריך להתבצע על ידי ביקורת על הקרקע;
ה) זמן צפוי ומשך הפעולה של הביקורת בשטח, כולל פגישות עם ההנהגה של הארגון להיות מבוקרים וצוות פגישות הביקורת;
ה) את התפקידים ותחומי האחריות של חברי צוות הביקורת ואת הנלווים;
ז) את הקצאת המשאבים המתאימים לאזורים קריטיים של הביקורת.
במידת הצורך, את תוכנית הביקורת צריכה לכלול גם את הפעולות הבאות:
ג) זיהוי של נציג שאותן בביקורת;
א) שפת העבודה והשפה הביקורת של מסמכים חשבונאיים, אם שונה מהשפה של המבקר ו / או את הפציינט;
א ') חלקים של דוח הביקורת;
l) לוגיסטיקה (נסיעות, ציוד, שדה וכו ');
מ '), סודיות;
n) לכל ביקורת מאוחר יותר.
התוכנית חייבת לעבור בדיקה מקובלת על הביקורת הלקוח להגיש שאותן לפני הביקורת על הקרקע.
כל ההתנגדויות של הפציינט צריך להיפתר במשותף בראש צוות הביקורת, שאותן ואת הלקוח הביקורת. כל תוכנית הביקורת המתוקן צריך להיות מוסכם על ידי הצדדים המעורבים להמשיך את הביקורת.
6.4.2 חלוקת תחומי האחריות של צוות הביקורת
ראש צוות ביקורת, תוך התייעצות עם צוות הביקורת צריכה לקבוע את האחריות של כל אחד מאנשי הצוות כדי לבדוק את התהליכים הספציפיים, פונקציות, אתרים, אזורי או פעילויות. מינויים אלה יביא בחשבון את הצורך להבטיח את עצמאותו, כשירות והיעילות של השימוש המבקר משאבים, כמו גם מגוון של תפקידים ותחומי אחריות של רואי החשבון והמבקרים-in-אימונים, ומומחים טכניים. במהלך הביקורת מנת להשיג את מטרותיו בחלוקת האחריות ניתן לתקן.
6.4.3 הכנת ניירות עבודה
חברי צוות הביקורת לבחון את המידע הרלוונטי הנוגע להקצאת האחריות בביצוע הביקורת, ולהכין ניירות עבודה לפי הצורך חומר התייחסות להקלטת את תוצאות הביקורת. ניירות עבודה אלה עשויים לכלול:
א) רשימות (רשימות), ותוכניות הדגימה הביקורת ו
ב) טפסים מידע אחת, כגון ראיות נוספות, ביקורת מעקב פרוטוקולים של ישיבות.
השימוש לבדוק רשימות וצורות לא צריך להגביל את משך הפעולה של הביקורת, אשר עשוי להשתנות בהתאם למידע שנאסף במהלך הביקורת.
מסמכים עבודה, כולל רשומות של תוצאות השימוש בהם צריך להישמר לפחות עד תום הביקורת. אחסון מסמכים לאחר סיום הביקורת שתואר בפסקאות 6.7. מסמכים אלה מכילים מידע סודי או קנייני יש לשמור, כל עוד חברי צוות בדיקה לפי דרישות הבטיחות הרלוונטיים.
6.5 לערוך ביקורת על הקרקע
6.5.1 עריכת מפגש הפתיחה
פתיחת הפגישה אמורה להתקיים בהשתתפות של הארגון להיות מבוקר, או, אם רלוונטי, האחראים על פונקציות או תהליכים לבדיקה. מטרות הפגישה:
א) אישור תוכנית הביקורת;
ב) סיכום של פעולות הביקורת;
ג) אישור של ערוצי תקשורת,
ד) מתן הזדמנויות שאותן לשאול שאלות.
<- / * הגדרות גופן * / @ font-הפנים {font-family: Tahoma; Panose-1: 2 11 6 4 3 5 4 4 2 4; mso-font-charset: 204; mso-הגנרית-font-family : השוויצרי; mso-font-המגרש: משתנה; mso-font-חתימה: -2147483648 1627421319 0 66 047 8 0;} / * סגנון הגדרות / p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-בסגנון האב: »"; margin-top: 0cm; השוליים הימני: 0cm; margin-bottom: 6.0pt: margin-left: 0cm; mso-דפוף: אלמנה, יתום; טאב תחנות: 14.2pt; גודל גופן: 10.0pt; גופן משפחתי: »Times New Roman»; mso-fareast-font-family: »Times New Roman»; mso-fareast שפות: EN-US;} @ בעמוד Section1 {גודל: 612.0pt 792.0pt, שולי: 2.0cm 42.5pt 2.0cm 3.0cm; mso-header-margin: 36.0pt; mso-התחתונה, הרווח: 36.0pt; mso-נייר המקור: 0;} {עמוד div.Section1: Section1;} ->
עצות מעשיות - מפגש פתיחה
במקרים רבים, כגון הביקורת הפנימית בארגון קטן, מפגש היכרות יכול פשוט מורכב המסר כי יהיה מבוקר, ולהסביר את מהות הביקורת.
במקרים אחרים, המפגש הביקורת צריכה להיות רשמי צריכה להיות רשימה של הנוכחים. לשבת ראש באסיפה צריך להיות ראש צוות ביקורת, ואם יש צורך, צריך לענות על השאלות הבאות:
א) הצגת המשתתפים, כולל הצהרה תפקידן;
ב) אישור על היקף, מטרות וקריטריונים הביקורת;
ג) אישור של הביקורת לוחות זמנים ופעילויות רלוונטיים אחרים הקשורים לביקורת, כגון התאריך והשעה של הפגישה האחרונה, כל פגישות ביניים של צוות הביקורת וניהול של הישות המבוקרים, וכל השינויים האחרונים;
ד) שיטות ונהלים המשמשים בביצוע הביקורת, כולל שאותן הודעה כי ראיות ביקורת יתבסס רק על מדגם של מידע זמין, בקשר שיש בו אלמנט הביקורת של חוסר ודאות;
ד) אישור הערוצים הרשמיים של תקשורת בין צוות הביקורת הפציינט;
ה) אישור על השפה המשמשת הביקורת;
ז) אישור כי הפציינט במהלך הביקורת יהיה לקבל מידע על התקדמותו;
ג) אישור על הזמינות של משאבים וציוד הכרחי צוות הביקורת;
א) אישור על סוגיות הפרטיות;
א) אישור של נהלי הבטיחות, החירום והביטחון הרלוונטיים לצוות הביקורת;
ל ') הוכחה תפקיד קיומה, ונתונים אישיים הנלווים;
מ ') הצגת הדו"ח, כולל סיווג כל חוסר עקביות;
n) מידע על התנאים שבהם הביקורת עשוי להסתיים;
א) מידע על מערכת לערעורים לערוך או מסקנות הביקורת.
6.5.2 תקשורת במהלך הביקורת
בהתאם לגודל ולמורכבות של ביקורת עשוי צריכים להיות הסדרים פורמליים תקשורת בין צוות הביקורת הפציינט במהלך הביקורת.
צוות הביקורת צריכה להעניק מעת לעת כדי להחליף מידע, להעריך את הביקורת, ואם יש צורך, הקצאה מחדש של תחומי האחריות בין רואי החשבון.
במהלך הביקורת, ראש צוות הביקורת צריך מדי פעם מתקשרים כדי שאותן ומידע לקוח של ביקורת על הביקורת ועל בעיות, אם ישים. הראיות שנאספו במהלך הביקורת, אשר טוען סיכון מיידי ומשמעותי (למשל, בטיחות, איכות סביבה ואיכות), יש לדווח מיידית לגוף מבוקר, ואם ניתן, ביקורת הלקוח. כל בעיה בעניין לא במסגרת הביקורת יש לציין ודיווח ראש הצוות ביקורת ליידע את הלקוח על ביקורת אפשרית הפציינט.
אם ראיות ביקורת זמין עולה כי היעדים הם הביקורת הבלתי מושג, אז ראש צוות הביקורת צריכה לתקשר את הסיבות ביקורת לקוחות הפציינט לקבוע כל פעולה נוספת. פעולות אלה עשויות לכלול מחדש לאשר או לשנות את תוכנית הביקורת, או שינוי יעדים או היקף הביקורת או הפסקה של הביקורת.
צורך לשנות את היקף הביקורת, אשר נראות לעין כמו ביקורת על הביצועים בשטח, יש נבדקה ואושרה על ידי הלקוח הביקורת, אם רלוונטי, הפציינט.
6.5.3 תפקידים ותחומי אחריות של משקיפים הנלווים
ליווי משקיפים עשויים ללוות את צוות הביקורת, אבל הם לא חבריה. הם לא אמור להשפיע או להפריע לניהול הביקורת.
אם הארגון המבוקר המלווה מונו, הם צריכים לסייע לצוות הביקורת ולפעול על פי בקשת ראש צוות הביקורת. תפקידם עשוי לכלול:
א) הקמת קשרים הזמן לחקירה;
б) организация посещений конкретных мест на площадке или в организации;
в) обеспечение ознакомления и соблюдения членами аудиторской группы правил, касающихся техники безопасности на местах и охранных процедур;
г) выступление в качестве свидетеля по поручению проверяемой организации;
д) разъяснение или помощь в сборе информации.
6.5.4 איסוף ואימות מידע
В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны регистрироваться.
Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому, при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.
באיור. 3 дает общее представление о процессе, начиная со сбора информации и заканчивая составлением заключения по результатам аудита.
Методы сбора информации включают:
- опрос;
- наблюдение за деятельностью;
- анализ документации.
<!– /* Font Definitions */ @font-face {font-family:Tahoma; panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4; mso-font-charset:204; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:1627421319 -2147483648 8 0 66047 0;} /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-parent:»"; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0cm; mso-pagination:widow-orphan; tab-stops:14.2pt; font-size:10.0pt; font-family:»Times New Roman»; mso-fareast-font-family:»Times New Roman»; mso-fareast-language:EN-US;} @page Section1 {size:612.0pt 792.0pt; margin:2.0cm 42.5pt 2.0cm 3.0cm; mso-header-margin:36.0pt; mso-footer-margin:36.0pt; mso-paper-source:0;} div.Section1 {page:Section1;} –>
< ![endif]–>
Практические советы – Источники информации
Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать следующее:
а) опрос сотрудников и других лиц;
б) наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями;
в) документы, такие как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и заказы;
г) записи, такие как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений;
д) сводки данных, анализы, индикаторы работы;
е) информация по программам выборочного контроля проверяемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений;
ж) данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков;
з) компьютерные базы данных и Web-сайты.
Практические советы – Проведение опроса
Опрос является одним из важных средств сбора информации и должен проводиться с учетом ситуации и собеседника. При этом аудитор должен учитывать следующее:
а) опрос должен проводиться с лицами на соответствующих уровнях и с соответствующими функциями, которые выполняют деятельность или задачи в пределах объема аудита;
б) опрос должен проводиться в обычное рабочее время и, по возможности, на обычном рабочем месте собеседника;
в) должно быть сделано все возможное, чтобы как до, так и во время опроса собеседник не чувствовал себя скованно;
г) должна быть разъяснена причина проведения опроса и каждая сделанная запись;
д) опрос может начинаться с просьбы к собеседнику описать свою работу;
е) следует избегать вопросов, содержащих ответ (наводящих вопросов);
ж) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником;
з) после опроса следует поблагодарить собеседника за участие и сотрудничество.
6.5.5 Формирование наблюдений аудита
Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения аудита могут указывать на возможности для улучшения.
При необходимости, аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита.
Соответствия критериям аудита должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит. Если это предусмотрено планом аудита, то отдельные наблюдения аудита о соответствии и подтверждающие его свидетельства также должны регистрироваться.
Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны быть проанализированы совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы.
6.5.6 Подготовка заключений по результатам аудита
До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы:
а) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита;
б) согласовать заключения по результатам аудита, с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита;
в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
г) обсудить последующий аудит, если это было включено в план аудита.
<!– /* Font Definitions */ @font-face {font-family:Tahoma; panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4; mso-font-charset:204; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:1627421319 -2147483648 8 0 66047 0;} /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-parent:»"; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0cm; mso-pagination:widow-orphan; tab-stops:14.2pt; font-size:10.0pt; font-family:»Times New Roman»; mso-fareast-font-family:»Times New Roman»; mso-fareast-language:EN-US;} @page Section1 {size:612.0pt 792.0pt; margin:2.0cm 42.5pt 2.0cm 3.0cm; mso-header-margin:36.0pt; mso-footer-margin:36.0pt; mso-paper-source:0;} div.Section1 {page:Section1;} –>
< ![endif]–>
Практические советы – Заключения по результатам аудита
Заключение по результатам аудита может охватывать следующие вопросы:
а) степень соответствия системы менеджмента критериям аудита;
б) результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента;
в) способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и ее совершенствование.
Если это было определено целями аудита, заключение по результатам аудита может содержать рекомендации, относящиеся к улучшениям, деловым взаимоотношениям, сертификации/регистрации или аудитам в дальнейшем.
6.5.7 Проведение заключительного совещания
В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Участниками заключительного совещания должны быть представители проверяемой организации, а также могут быть заказчик аудита и другие стороны. В случае возникновения в процессе аудита ситуаций, которые могут отразиться на надежности заключений по результатам аудита, руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом проверяемой организации.
Во многих случаях, например, при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и заключения по результатам аудита.
В других случаях, совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.
Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы.
Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.
6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту
6.6.1 Подготовка отчета по аудиту
Руководитель аудиторской группы должен нести ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Отчет по аудиту должен предоставлять полные, точные, четкие и достаточные записи по аудиту, и должен включать или содержать ссылки на следующее:
а) цели аудита;
б) объем аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных единиц или процессов и охваченный период времени;
в) идентификацию заказчика аудита;
г) идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;
д) даты и места, где проводился аудит на местах;
е) критерии аудита;
ж) наблюдения аудита;
з) заключения по результатам аудита.
Отчет по аудиту должен также включать или содержать ссылки на следующее, если применимо:
и) план аудита;
к) перечень представителей проверяемой организации;
л) краткое изложение процесса аудита, включая элемент неопределенности и/или проблемы, которые могут отразиться на надежности заключения по результатам аудита;
м) подтверждение, что цели аудита достигнуты в объеме аудита в соответствии с планом аудита;
н) любые неохваченные области, входящие в объем аудита;
о) любые неразрешенные разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией;
п) рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;
р) при необходимости, согласованные планы последующих аудитов;
с) заявление о конфиденциальном характере содержания;
т) лист рассылки отчета по аудиту.
6.6.2 Утверждение и рассылка отчета по аудиту
Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки. Если это невозможно, то причины задержки должны быть доведены до сведения заказчика аудита, и должна быть согласована новая дата выпуска.
Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами по программе аудита.
Далее утвержденный отчет по аудиту подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита.
Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.
6.7 Завершение аудита
Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан.
Относящиеся к аудиту документы должны быть сохранены или уничтожены по соглашению между участвующими сторонами и в соответствии с процедурами по программе аудита и применимыми законодательными, регламентирующими и контрактными требованиями.
Если это не требуется законодательством, аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита, не должны разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения заказчика аудита и, если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик аудита и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.
6.8 Проведение последующего аудита
В заключении по результатам аудита может быть указано на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или действий по улучшению, если применимо. Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе таких действий.
Выполнение и результативность корректирующего действия должны проверяться. Эта проверка может быть частью очередного аудита.
В программе аудита может быть определено проведение последующего аудита членами аудиторской группы, имеющими ценный опыт. В таких случаях следует обратить внимание на обеспечение независимости при очередном аудите.
