4 מערכת ניהול איכות

4.1 ניהול מערכות ותהליכים

מנהיגות מוצלחת ארגון וניהול דורש ניהול שיטתי ושקוף. כדי להצליח, עליך ליישם ולשמור על מערכת ניהול נועדה לשפר בהתמדה את האפקטיביות והיעילות של הארגון, לקחת בחשבון את הצרכים של בעלי העניין. הנהלת הארגון יחד עם היבטים אחרים כוללים ניהול האיכות.
ההנהלה הבכירה צריכה ליצור ארגון מתמקד הצרכן, באמצעות:
א) לזהות את מערכות ותהליכים ניתן להבין בבירור, בכפוף ניהול משופר מבחינת האפקטיביות והיעילות;
ב) כדי להבטיח יישום אפקטיבי ויעיל וניהול תהליכים, כמו גם אינדיקטורים ונתונים כדי לקבוע את ארגון משביע רצון.
דוגמאות לפעילויות לבנות אוריינטציה צרכנית, ארגונים הם:
- זיהוי ופיתוח של תהליכים המובילים לשיפור של הארגון;
- איסוף ושימוש של נתונים ולעבד מידע באופן שוטף;
- פיתוח לכיוון של שיפור מתמשך;
- שימוש בשיטות להערכת שיפור תהליך, כגון הערכה עצמית, ביקורת וניהול.
דוגמאות של הערכה עצמית תהליכים לשיפור מתמיד הן בנספחים A ו-B, בהתאמה.

4.2 תיעוד

הנהלה צריכה להגדיר את התיעוד, כולל רשומות רלוונטי צורך לפתח, להטמיע ולתחזק את מערכת ניהול איכות ותמיכה ביצוע אפקטיבי ויעיל של תהליכים.
האופי וההיקף של תיעוד כדי לעמוד בדרישות שנקבעו על ידי חוקים ותקנות החוזה, דרישות וציפיות של לקוחות ובעלי עניין אחרים, כמו גם הצרכים של הארגון. תיעוד יכול להיות בכל צורה או על כל מדיה מבוססת על הצרכים של הארגון.
על מנת לספק תיעוד אשר עונה על הצרכים והציפיות של בעלי העניין, ניהול לשקול:
- דרישות חוזיות של לקוחות ובעלי עניין אחרים;
- השימוש של ארגון בינלאומי, לאומי, סניף אזורי של תקנים בתעשייה;
- הדרישות הרלוונטיות נקבע על ידי החוקים והתקנות;
- החלטות של הארגון;
- מקורות מידע חיצוניים לגבי האפשרויות של הארגון;
- מידע על הצרכים והציפיות של בעלי העניין.
פיתוח שימוש וניהול של תיעוד צריך להישקל מול האפקטיביות והיעילות של הארגון על פי קריטריונים כגון:
- פונקציונליות (למשל מהירות העיבוד);
- ידידותית למשתמש;
- הצורך משאבים;
- מדיניות ומטרות;
- הדרישות בהווה ובעתיד הקשורים לניהול הידע;
- השוואה עם מערכות התיעוד הטוב ביותר;
- אינטראקציה בין לקוחות, ספקים ובעלי עניין אחרים של הארגון.
גישה התיעוד המסופק על ידי הארגון לעובדים ובעלי עניין אחרים על בסיס של מדיניות התקשורת של הארגון.

4.3 שימוש בעקרונות ניהול האיכות

לניהול מוצלח של הארגון את פעולתו חייב להיות מנוהל באופן שיטתי וגלוי. המלצות ארגון וניהול, הציע בתקן זה הבינלאומי מבוסס על שמונה עקרונות ניהול האיכות.
עקרונות אלה פותחו לשימוש על ידי ההנהלה הבכירה על מנת לשפר את הארגון. הם כללו בתוכן תקן זה הבינלאומי הם כדלקמן:

א) הלקוח להתמקד

ארגונים תלויים הלקוחות שלהם, ולכן צריך להבין את הצרכים הנוכחיים והעתידיים, לענות על דרישות הלקוחות שואפים יעלה על הציפיות שלהם.

ב) מנהיגות

הנהלת להקים אחדות המטרה ואת הכיוון של הארגון. הם צריכים ליצור ולתחזק את הסביבה הפנימית שבו אנשים יכולים להיות מעורבים באופן מלא במטרות של הארגון.

ג) מעורבות של אנשים

אנשים בכל הרמות הם מהות הארגון ומעורבות מלאה שלהם מאפשר לארגונים לנצל את היכולות שלהם.

ד) תהליך גישה

התוצאה הרצויה מושגת ביתר יעילות כאשר פעילויות ומשאבים הקשורים מנוהלים כתהליך.

ה) מערכת גישה וניהול

זיהוי, הבנה וניהול של תהליכים הקשורים כמערכת תורם היעילות והאפקטיביות של הארגון בהשגת מטרותיו.

ו) שיפור רציף

שיפור מתמיד של הארגון בכללותו צריך להיחשב אובייקטיבי קבע.

ז) קבלת החלטות המבוססים על עובדות

החלטות אפקטיביות מבוססות על ניתוח נתונים ומידע.

ח) ספקית מערכות יחסים תועלת הדדית

הארגון והספקים שלו תלויים זה בזה קשר תועלת הדדית מגביר את היכולת של שניהם כדי ליצור ערך.
שימוש מוצלח של הארגון שמונה עקרונות הניהול תגרום הטבות לבעלי עניין, כגון תזרים מזומנים גדל והולך, יצירת ערך ויציבות שיפור.