4.4 Aplicación y Uso
Gerencia General - Ventas y Uso La organización facilitará los recursos, la capacidad, estructura y mecanismos de apoyo necesarios para a) política ambiental, objetivos y metas, b) garantizar el cumplimiento de las exigencias cambiantes de la organización, c) la comunicación en los sistemas de gestión ambiental con las partes interesadas, y d) asegurar la operación continua y la mejora de los sistemas de gestión medio ambiente para mejorar el desempeño ambiental de la organización. A fin de abordar eficazmente las cuestiones de medio ambiente sistema de gestión ambiental puede ser desarrollado y revisado para que efectivamente coherente e integrado con el sistema de control existente. Esta integración puede ayudar a la organización para equilibrar y resolver los conflictos entre los objetivos ambientales y de otro tipo y las prioridades de la organización, en su caso. Elementos de los sistemas de control, que pueden influir positivamente en la integración incluir política organización distribución recursos, control operacional y la documentación, sistemas de información y sistemas de apoyo, capacitación y desarrollo, estructura organizativa y la notificación de pago y los sistemas de evaluación, medición y control, procesos de auditoría interna, de comunicación y rendición de cuentas |
.
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y liderazgo
Gestión de la organización debe establecer y proporcionar los recursos adecuados para el establecimiento, implementación, soporte y mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos recursos deben ser siempre con prontitud y eficiencia.
En la determinación de los recursos necesarios para establecer, implementar y apoyar el sistema de gestión medioambiental de una organización debe considerar
- infraestructura,
- sistemas de información,
- formación
- la tecnología, y
- recursos financieros, humanos y otros específicos para su funcionamiento.
La asignación de recursos debe tener en cuenta las necesidades actuales y futuras de la organización. La asignación de los recursos de la organización debe desarrollar una metodología de seguimiento de los beneficios de sus actividades relacionadas con la protección del medio ambiente, y el costo de la misma. Esto puede incluir aspectos tales como el costo de control de la contaminación, los residuos y el reciclaje. La disponibilidad de recursos y su distribución debe ser revisada periódicamente y garantizar su adecuación en relación con el análisis por la administración. En la evaluación de la adecuación de los recursos necesarios para tener en cuenta los cambios previstos y / o nuevos proyectos u operaciones.
Ayuda práctica - los recursos humanos, físicos y financieros Base de recursos y la estructura organizativa de las empresas pequeñas y medianas empresas pueden imponer ciertas restricciones a la introducción de un sistema de gestión ambiental. Para superar estas limitaciones, pequeña o mediana empresa debe tener en cuenta las posibles estrategias de cooperación con a) grandes clientes y proveedores para la transferencia de tecnología y conocimiento, b) otras empresas pequeñas y medianas empresas que participan en la cadena de suministro o en la misma región para identificar y abordar los problemas comunes, compartir experiencias, facilitar el desarrollo de la tecnología, el intercambio de las instalaciones y la movilización colectiva de los recursos externos, c) organizaciones de normalización, asociaciones de pequeñas y medianas empresas, cámaras de comercio para poner en práctica programas de capacitación y de sensibilización, información y d) universidades y otros centros de investigación para apoyar los programas para aumentar la productividad y la innovación. |
El éxito del diseño, implementación y soporte de sistema de gestión ambiental depende en gran medida de cómo la alta dirección define y distribuye la responsabilidad y autoridad dentro de la organización (ver "La ayuda práctica - Estructura y Responsabilidad").
La alta dirección debe designar representantes para distribuir o funciones para que los responsables tienen la suficiente autoridad, información, experiencia y recursos para
a) asegurar el establecimiento, implementación y soporte de sistema de gestión ambiental en todos los niveles apropiados de la organización, y
b) informar a la alta dirección sobre la eficacia del sistema de gestión ambiental y las posibilidades de su mejora.
Deberes de un representante de la dirección puede incluir la interacción con las partes interesadas sobre cuestiones relacionadas con el sistema de gestión ambiental. Representante de la dirección puede tener muchas otras responsabilidades en la organización. En organizaciones más pequeñas, esta función puede llevar a cabo el director general.
La organización debe determinar las funciones y atribuciones de las personas que trabajan en la organización y en su nombre, cuyo trabajo está relacionado con la gestión ambiental, y llevarlos a la atención de las personas. Las responsabilidades en el ámbito del medio ambiente no debe interpretarse como derechos relacionados únicamente con el medio ambiente, debido a También puede incluir otras áreas de la organización, tales como la gestión operativa o de otras funciones de las teclas (por ejemplo, compras, ingeniería, calidad, etc.) Los recursos disponibles para la alta dirección debe asegurarse de que los derechos impuestos. Si cambia la estructura de la organización de las obligaciones y atribuciones deben ser revisados.
Ayuda práctica - Estructura y responsabilidad Para garantizar el desarrollo efectivo y la aplicación del sistema de gestión ambiental debe estar debidamente asignar responsabilidades. Los siguientes son ejemplos de la responsabilidad compartida en el ámbito del medio ambiente.
NOTA: Las empresas y las instituciones tienen diferentes estructuras de organización, lo que es necesario compartir la responsabilidad de gestión medioambiental basado en el orden del trabajo en la organización. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo, el propietario puede ser la persona responsable de toda esta actividad |
4.4.2 Competencia, formación y sensibilización
En la alta dirección tiene la responsabilidad primordial de la conciencia y la motivación de los empleados a través de la explicación de los valores medioambientales de la organización, la política de medio ambiente y para animar a todos los que trabajan en la organización o en su nombre, para entender la importancia de lograr objetivos y metas medioambientales, para lo cual son responsables y la obligación de informar. Es obligación de los individuos en el contexto de los valores ecológicos en general, siempre que el sistema de gestión ambiental no se quedan en el papel y la eficacia en la práctica. En caso de ser alentados a ofrecer los que trabajan en la organización o en su nombre, que puede contribuir a mejorar el desempeño ambiental.
La organización debe asegurarse de que todas las personas que trabajan en la organización o en su nombre tomen conciencia de la importancia de velar por el cumplimiento de los requisitos de la política medioambiental y sistema de gestión ambiental, sus funciones y responsabilidades en el sistema de gestión ambiental, los aspectos ambientales significativos reales y potenciales y las correspondientes el impacto de sus actividades, los beneficios de la mejora de la eficacia y las consecuencias de las desviaciones de los requisitos del sistema de gestión ambiental.
NOTA: 1. Todas las personas que trabajan en la organización o en su nombre, incluidos los empleados, contratistas, y, en consecuencia, las partes involucradas.
Los individuos que toman en actividades asociadas a los aspectos importantes, reales o potenciales (aspecto) o la acción apropiada debe tener las calificaciones que cumplan con los requisitos del sistema de gestión ambiental. Para las actividades que son más importantes para controlar los aspectos ambientales, la organización debe identificar los conocimientos, habilidades, experiencia y habilidades que conforman las competencias necesarias para esta actividad. Después de identificar las áreas necesarias de competencia, la organización debe seguir para garantizar que las personas que realizan estas actividades, tuvo esta experiencia.
NOTA 2: Para obtener más información acerca de la competencia de los auditores, véase § 4.5.5.
La competencia se basa en una educación adecuada, habilidades y / o experiencia. Los requisitos para la competencia para examinar la contratación, formación y desarrollo de habilidades y destrezas de las personas que trabajan en la organización o en su nombre. La competencia también debe ser considerado al momento de elegir un contratista y otras personas que trabajan en la organización o en su nombre.
Эту разницу можно компенсировать за счет дополнительного обучения, развития навыков и т.д. La organización debe determinar y evaluar las diferencias entre las competencias necesarias para llevar a cabo las actividades y los conocimientos que posee el individuo que va a cumplir. Esta diferencia puede ser compensada por la formación adicional, el desarrollo de habilidades, etc
Los programas de capacitación debe reflejar la responsabilidad, proporcional dentro del sistema de gestión ambiental y el conocimiento del personal existente y la comprensión del tema de la educación. Los programas de formación relacionados con el sistema de gestión ambiental pueden incluir
a) determinar las necesidades de capacitación del personal
b) diseño y desarrollo de un plan de capacitación para cumplir con
identificar necesidades de formación,
c) comprobar el cumplimiento de sistema de gestión ambiental
medio ambiente
d) formación de grupos de personal
e) documentación de la capacitación y supervisión, y
f) evaluación llevada a cabo la capacitación basada en las necesidades específicas
en la formación y los requisitos para ello.
Ayuda práctica - Competencia, formación y sensibilización
Los siguientes son ejemplos de los tipos de formación realizado en la organización. materia de medio ambiente, que puede llevarse a cabo dentro de la organización. |
4.4.3 Contactos
Gerencia General - Contacto La organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para las comunicaciones internas y externas en el ámbito de la política medioambiental del mismo, y otra información basada en sus propias necesidades y las necesidades de los interesados. En virtud de las partes interesadas pueden incluir, por ejemplo, las organizaciones de vecinos, organizaciones no gubernamentales, clientes, contratistas, proveedores, inversores, reguladores y organizaciones de servicios de emergencia. Los objetos y ventajas de tales contactos pueden incluir: a) demostración del compromiso y esfuerzo organización para mejorar el rendimiento del medio ambiente, así como los resultados de tales esfuerzos; b) Para crear conciencia y diálogo sobre las organizaciones de política ambiental, desempeño ambiental y otros desarrollos relevantes, c) recepción y consideración de las cuestiones, problemas o cualquier otra información y respuestas a estas preguntas, así como d) promover la mejora continua del desempeño ambiental.
|
4.4.3.1 La comunicación interna
Los contactos entre los niveles y los elementos funcionales de la organización son muy importantes para la eficacia del sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, son importantes para la resolución de problemas, coordinación, supervisión de la aplicación de planes de acción para el desarrollo futuro del sistema de gestión ambiental. Proporcionar información relevante en su organización sirve para motivar y hacer que sus esfuerzos para mejorar el desempeño ambiental. Esto puede ayudar a los empleados cumplir con sus obligaciones, y la organización - en la consecución de los objetivos y metas de los indicadores ambientales. La organización debe establecer un procedimiento para motivar a los comentarios de todos los niveles de la organización, para examinar las propuestas y preocupaciones de los empleados y responder a ellas. A menudo, es importante proporcionar información a otras personas que trabajan en la empresa o en su nombre, como contratistas o proveedores. Los resultados del monitoreo, auditoría y análisis del sistema de gestión ambiental por la administración para ser distribuidos entre los individuos en la organización.
Hay muchos métodos de comunicación interna, por ejemplo, actas de las reuniones, anuncios en el tablero, boletines internos, las propuestas de racionalización, sitios web, correos electrónicos, reuniones y comisiones mixtas.
4.4.3.2 Exportación
Enlaces a las partes interesadas externas puede ser un medio importante y eficaz de la gestión ambiental. La organización debería considerar los posibles costos y beneficios de los diversos enfoques para el desarrollo de un plan de implementación para las Relaciones Exteriores, que corresponda a sus circunstancias particulares. Ella debe decidir si para establecer la comunicación externa con las partes interesadas en cuestiones ambientales, incluyendo aquellos asociados con la cadena de suministro y producción.
Como mínimo, la organización debe establecer, implementar y utilizar los procedimientos para obtener, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes externas. Además, la organización puede resultar útil documentación de los procedimientos de los contactos externos.
Cualesquiera sean las decisiones son tomadas por la organización a los contactos externos en forma preventiva, la decisión debe ser registrada. La organización debe ser un proceso de comunicación con las partes interesadas externas en situaciones de emergencia o accidentes que les puedan afectar, o afectar a ellos. Hay muchos métodos de comunicación externa que permitan una mayor comprensión y promover la adopción de los esfuerzos de la organización en la gestión ambiental y el diálogo con las partes interesadas. Los métodos de comunicación incluyen, por ejemplo, las entrevistas informales, jornadas de puertas abiertas en la organización, grupos de discusión, el diálogo con la participación del público en los eventos públicos, sitios web y correos electrónicos, comunicados de prensa, anuncios y boletines periódicos, anuales o de otro tipo (informes periódicos), y líneas telefónicas de emergencia.
Ayuda práctica - contactos internos y externos Ejemplos de información que pueden ser transmitidos incluyen: a) información general sobre la organización, b) guías de aplicación, en su caso, c) política ambiental, objetivos y metas, d) процессы управления окружающей средой (включая вовлечение сотрудников и заинтересованных сторон), обязательства организации по постоянному улучшению и предотвращению загрязнения), e) информацию, связанную с экологическими аспектами продукции и услуг, содержащуюся, например, в этикетках и декларациях экологического характера, f) информацию об экологической эффективности организации, включая тенденции (например, сокращение отходов, управление продукцией, эффективность в прошлом), g) соблюдение организацией правовых и прочих требований, которые обязуется соблюдать организация, и корректирующие действия, предпринятые в ответ на установленные случаи несоответствия, h) дополнительную информацию в отчетах, таких как глоссарии, i) финансовую информацию, такую как экономия затрат или инвестиции в экологические проекты, j) потенциальные стратегии улучшения экологической эффективности организации, k) информацию, связанную с происшествиями экологического характера, l) источники дальнейшей информации, такие как контактные лица или веб-сайты, Как для внутренних, так и для внешних связей важно помнить, что - информация должна быть понятной и адекватно изложенной, информация должна быть прослеживаемой, - организация должна представить точную картину своей эффективности, - если возможно, информация должна быть представлена в сравнимой форме (например, аналогичные единицы измерения). |
4.4.3.3 Процесс коммуникации
Организация должна учитывать следующие технологические этапы:
a) сбор информации или запросы, включая запросы от заинтересованных сторон;
b) определение целевой аудитории и информации или необходимости в диалоге;
c) подбор информации, связанной с интересами аудитории;
d) принятие решения по информации, которая должна быть сообщена целевой аудитории;
e) определение методов, подходящих для коммуникации;
f) оценка и периодическое определение эффективности процесса коммуникации.
4.4.4 Документация
Для обеспечения понимания и эффективности работы системы управления окружающей средой организации необходимо разработать и вести соответствующую документацию. Целью такой документации является предоставление необходимой информации сотрудникам и прочим заинтересованным сторонам. Документация должна собираться и вестись таким образом, чтобы она отражала культуру и потребности организации, способствуя расширению и усовершенствованию существующей информационной системы. Объем документации может отличаться от организации к организации, но эта документация должна быть достаточной для описания системы управления окружающей средой (см. ниже Практическая помощь - Документация).
Организация может свести информацию в форме руководства, представляющего собой обзор или сводное описание системы управления окружающей средой и может составлять основу для связанной с ним документации. Структура любого такого руководства по системе управления окружающей средой не обязательно должна следовать структуре стандарта ISO 14001 или любого другого стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, что связаны с установленными значимыми экологическими аспектами), организация должна установить процедуру (процедуры) описания, с соответствующими подробностями, определенного способа выполнения каждого процесса. Если организация решит документально не оформлять эту процедуру, то необходимо уведомить соответствующий персонал посредством сообщения или обучения, о тех требованиях, которые необходимо соблюдать (см. 4.4.2).
Протоколы, которые содержат информацию о достигнутых результатах или свидетельство выполненной деятельности, являются частью документации организации, но в целом контролируются посредством различных процессов управления (см. 4.5.4).
Документация может существовать в любой форме (бумажной, электронной, в виде фотографий и постеров), которая является удобной, доходчивой, легко понимаемой и доступной для тех, кому необходима содержащаяся в ней информация. Электронная форма обеспечивает некоторые преимущества, такие как легкое обновление, контроль доступа, обеспечение того, чтобы все пользователи использовали только действительные версии документации.
Если процессы системы управления окружающей средой соответствуют процессам других систем управления, организация может объединить соответствующую экологическую документацию с документацией этих других систем управления.
Практическая помощь – Документация Например, документация может включать: a) описание политики, целевых и плановых показателей, b) описание области действия системы управления окружающей средой, c) описание программ и распределения ответственности, d) информацию о значимых экологических аспектах, e) процедуры, f) технологическую информацию, g) структурные схемы организации, h) внутренние и внешние стандарты, i) планы аварийной эвакуации, и j) протоколы |
. 4.4.5 Контроль за документацией
Контроль за документацией, связанной с системой управления окружающей средой, важен для обеспечения:
a) возможности идентификации документации посредством обозначения соответствующей организации, подразделения, функции, деятельности или контактного лица,
b) регулярного пересмотра, корректировки в соответствии с необходимостью и одобрения уполномоченным персоналом документации (кроме протоколов) перед использованием,
c) текущие версии соответствующих документов существовали во всех точках, где осуществляется деятельность, необходимая для эффективного функционирования системы, и
d) оперативного удаления всей устаревшей документации из всех мест её издания и применения. В некоторых случаях, например, по юридическим причинам и/или для сохранения информации, устаревшая документация может сохраняться.
Документация может эффективно контролироваться посредством
- разработки соответствующего формата документации, включающего уникальные наименования, даты, информацию о пересмотрах, об их хронологии и отделах, уполномоченных для их проведения,
- назначение лиц, обладающих достаточными техническими навыками и полномочиями в организации для пересмотра и одобрения документации, и
- поддержание эффективной системы распределения документации.
4.4.6 Оперативный контроль
Общее руководство – Оперативный контроль Организации необходимо использовать определенный оперативный контроль для выполнения своих обязательств по экологической политике, по достижению целевых и плановых показателей, обеспечения соответствия применимым правовым и прочим нормам, которые обязуется соблюдать организация, и управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования эффективного и рационального оперативного контроля организации необходимо определить, в какой сфере подобный контроль необходим и для какой цели. Она должна установить типы и уровни контроля, отвечающие потребностям организации. Оперативный контроль выбирается и оценивается периодически на стабильность эффективности. |
4.4.6.1 Определение необходимости оперативного контроля
Организация может использовать оперативный контроль для
a) управления установленными значимыми экологическими аспектами,
b) обеспечения соответствия правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация,
c) достижения целевых и плановых показателей и обеспечения соблюдения экологической политики, включая обязательства по предотвращению загрязнения и непрерывному усовершенствованию, а также
d) избежания или сведения к минимуму экологических рисков.
При определении необходимости в оперативном контроле организация должна учитывать все свои операции, включая те, что связаны с функциями управления, такими как закупка, сбыт, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, текущую оперативно-производственную деятельность, такую как производство, обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции; а также внешние процессы, такие как поставка продукции и услуг.
Организация должна также рассмотреть, каким образом подрядчики или поставщики могут повлиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать целевых и плановых показателей или каким-либо иным образом обеспечивать соответствие применимым правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация. Организация должна создать необходимый оперативный контроль, такой как документально оформленные процедуры, контракты или договоры с поставщиками, и довести их до сведения своих подрядчиков и поставщиков, соответственно.
4.4.6.2 Создание операционного контроля
Операционный контроль может иметь различные формы, такие как процедуры, рабочие инструкции, физический контроль, использование обученного персонала или комбинация таковых. Выбор определенных методов контроля зависит от числа факторов, таких как навыки и опыт людей, выполняющих операцию, а также сложность и экологическая значимость самой операции.
Общий подход к созданию операционного контроля включает:
a) выбор метода контроля;
b) подбор приемлемых рабочих критериев;
c) создание необходимых процедур, определяющих порядок планирования, выполнения и контроля определенных операций; и
d) документальное оформление этих процедур в соответствии с необходимостью в форме инструкций, обозначений, форм, видеозаписей, фотографий и т.д.
Помимо процедур, рабочих инструкций и прочих механизмов контроля операционный контроль может включать в себя средства измерения и оценки степени соответствия рабочим критериям.
Организация может по своему выбору создать процедуры для усиления возможности стабильного контроля. Операционный контроль может быть значительным компонентом программ управления окружающей средой организации (см. 4.3.3.2).
Операционный контроль должен использоваться при обучении специалистов, выполняющих функции контроля, для обеспечения выполнения операционного контроля в соответствии с планом.
ПРИМЕЧАНИЕ: Дальнейшее руководство по обучению см. в п. 4.4.2 .
После основания операционного контроля организация должна постоянно следить за осуществлением этого контроля и за его эффективностью, а также планировать и принимать корректирующие меры в соответствии с необходимостью.
Практическая помощь – Операционный контроль Организация должна учитывать различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами её деятельности, продукции и услуг, при создании или изменении операционного контроля и связанных с ним процедур. Далее приводятся примеры подобных операций: a) приобретение, сооружение или модификация собственности и производственных объектов, b) заключение контрактов, c) обслуживание заказчиков, d) транспортировка и хранение сырьевых материалов, e) маркетинг и рекламная деятельность, f) технологии производства и обслуживания, g) закупки, h) исследования, проектирование и разработка методов развития производства, i) хранение продукции, j) транспортировка, и k) управление энергоносителями (например, подача энергии и воды, переработка, утилизация отходов и отработанной воды).
|
4.4.7 Готовность и реагирование в аварийных ситуациях
Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуру(ы), устанавливающие порядок определения потенциальных аварийных ситуаций и потенциальных происшествий, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, а также соответствующих действий по смягчению этого воздействия и соответствующих мер в случае возникновения подобных ситуаций. Процедуры и соответствующий контроль должны, где приемлемо, учитывать следующее:
a) случайные выбросы в атмосферу,
b) случайные сливы в воду и землю; и
c) определенное воздействие случайных выбросов на окружающую среду и экосистему.
Процедура(ы) должна учитывать потенциальные последствия аномальных операционных условий, потенциальные аварийные ситуации и потенциальные происшествия.
Практическая помощь – аварийная готовность и реагирование Каждая организация обязана создать процедуры аварийной готовности и реагирования, отвечающие её собственным определенным требованиям. При создании таких процедур организация должна учитывать a) характер существующих производственных рисков (например, воспламеняющиеся жидкости, резервуары для хранения, сжатые газы и меры, которые необходимо принимать в случае утечки или случайных выбросов), b) наиболее вероятный тип и масштабы аварийной ситуации или несчастного случая, c) потенциал возникновения аварийных ситуаций или несчастных случаев на ближайшем производственном объекте (например, завод, дорога, железнодорожная линия), d) наиболее подходящий метод(ы) реагирования на несчастный случай или аварийную ситуацию, e) действия, необходимые для сведения к минимуму вреда, наносимого окружающей среде, f) обучение противоаварийного персонала, g) организация работ в аварийной ситуации и разделение ответственности, h) маршруты эвакуации и точки сбора, i) перечень основного персонала и агентств по оказанию помощи в аварийных ситуациях, включая контактную информацию (например, пожарное депо, служба по ликвидации утечек), j) возможность взаимопомощи от соседних организаций, к) планы внутренних и внешних коммуникаций, k) реагирование и действия по смягчению воздействия различных типов происшествий или аварийных ситуаций, l) необходимость в существовании методик оценки после аварии с целью создания и применения корректирующих и профилактических мер, m) периодическое тестирование процедур реагирования в аварийных ситуациях, n) информация по вредным материалам, включая потенциальное воздействие каждого материала на окружающую среду, а также меры, которые необходимо принимать в случае непреднамеренной утечки, o) planes de formación y las pruebas de la eficacia y p) metodología para evaluar el accidente para determinar las medidas correctivas y preventivas.
|
