4.4 Implementation and Use
General management - Sales and Use The organization should provide the resources, capabilities, structure and support mechanisms needed to a) environmental policy, objectives and targets, b) ensure compliance with the changing demands of the organization, c) communication on environmental management systems with stakeholders, and d) ensure continued operation and improvement of management systems environment to improve the organization's environmental performance. In order to effectively address environmental issues environmental management system can be developed and reviewed so that it effectively consistent and integrated with the existing control system. Such integration can help the organization to balance and resolve conflicts between environmental and other targets and priorities for the organization, if any. Elements of control systems, which can positively influence integration include policy organization distribution resources, operational control and documentation, information systems and support systems, training and development, organizational structure and reporting of pay and evaluation, measurement and control, internal audit processes, systems of communication and accountability |
.
4.4.1 Resources, roles, responsibility and leadership
Management organization must establish and provide appropriate resources for the establishment, implementation, support and improve the environmental management system. These resources should be provided promptly and efficiently.
In determining the resources needed for establishing, implementing and supporting the environmental management system an organization should consider
- infrastructure,
- information systems,
- training
- technology, and
- financial, human and other resources specific to its functioning.
The allocation of resources must take into account current and future needs of the organization. The allocation of resources the organization must develop a tracking methodology benefits of its activities related to environmental protection, and the cost of it. This may include issues such as the cost of pollution control, waste and recycling. Availability of resources and their distribution should be reviewed periodically and ensure their adequacy in relation to the analysis by management. In assessing the adequacy of the resources necessary to take into account the planned changes and / or new projects or operations.
Practical help - human, physical and financial resources Resource base and organizational structure of small or medium-sized enterprises may impose certain restrictions on the introduction of an environmental management system. To overcome these limitations, small or medium company needs to consider the possible strategies of cooperation with a) larger customers and suppliers to transfer technology and knowledge, b) other small and medium-sized enterprises involved in the supply chain or in the same region to identify and address common issues, share experiences, facilitate technology development, sharing of facilities and the collective mobilization of external resources, c) standardization organizations, associations of small and medium-sized businesses, chambers of commerce to implement training programs and information awareness, and d) universities and other research centers to support programs to increase productivity and innovation. |
The successful design, implementation and support of environmental management system depends to a large extent on how the top management defines and distributes responsibility and authority within the organization (see "Practical help - Structure and Responsibility").
Top management shall appoint representatives to distribute or functions so that those responsible have sufficient authority, information, expertise and resources to
a) ensuring the establishment, implementation and support of environmental management system at all appropriate levels of the organization, and
b) report to senior management on the effectiveness of environmental management system and the possibilities of its improvement.
Duties of a management representative can include interaction with stakeholders on issues related to the environmental management system. Management representative may have many other responsibilities in the organization. In smaller organizations, this function can perform the general manager.
The organization shall determine the duties and powers of persons working in the organization and on its behalf, whose work is related to environmental management, and bring them to the attention of those persons. Responsibilities in the environmental field should not be construed as duties related only to the environment, because They may also include other areas of the organization, such as operational management or other key functions (eg, purchasing, engineering, quality, etc.). The resources available to senior management should ensure that the duties imposed. If you change the structure of the organization the obligations and powers should be reviewed.
Practical help - Structure and responsibility To ensure the effective development and implementation of environmental management system must be properly allocate responsibility. The following are examples of shared responsibility in the environmental field.
NOTE: Companies and institutions have different organizational structures, so you need to share responsibility for environmental management based on the order of work in the organization. In the case of small and medium-sized enterprises, for example, the owner may be the person responsible for all this activity |
4.4.2 Competence, training and awareness
At the senior management have primary responsibility for the awareness and motivation of employees through the explanation of the environmental values of the organization, environmental policy and to encourage all those working in the organization or on its behalf, to understand the importance of achieving environmental objectives and targets, for which they are responsible and required to report. It is the obligation of individuals in the context of the overall ecological values provided that the environmental management system does not remain on paper and effectively implemented in practice. Should be encouraged to offer those working in the organization or on its behalf, which may contribute to improving environmental performance.
The organization must ensure that all persons working in the organization or on its behalf aware of the importance of ensuring compliance with the requirements of environmental policy and environmental management system, their role and responsibilities in the environmental management system, significant actual and potential environmental aspects and the corresponding the impact of their activities, the benefits of improving the effectiveness and consequences of deviations from the requirements of the environmental management system.
NOTE: 1. All persons working in the organization or on its behalf, including employees, contractors, and, accordingly, the parties involved.
Individuals taking on activities associated with actual or potential significant aspect (aspect) or the appropriate action should have qualifications that meet the requirements of environmental management system. For activities that are most important to control the environmental aspects, the organization must identify the knowledge, skills, experience and abilities that make up the competencies required for this activity. After identifying the necessary areas of competence, the organization should follow to ensure that persons performing these activities, had this expertise.
NOTE 2: For information about the competence of auditors, see § 4.5.5.
Competence is based on appropriate education, skills and / or experience. The requirements for the competence to consider when hiring, training and development of skills and abilities of individuals working in the organization or on its behalf. Competence should also be considered when choosing a contractor and other persons working in the organization or on its behalf.
Эту разницу можно компенсировать за счет дополнительного обучения, развития навыков и т.д. The organization shall determine and assess any differences between the competencies needed to perform the activities and expertise possessed by the person who will fulfill it. This difference can be offset by additional training, skills development, etc.
Training programs should reflect the responsibility, apportioned within the environmental management system and the existing staff knowledge and understanding of the topic of education. Training programs related to environmental management system may include
a) determine training needs of staff
b) designing and developing a training plan to meet
identified needs for training,
c) check compliance with environmental management system
environment
d) training of target groups of staff
e) documentation of training and supervision, and
f) assessment conducted training based on specific needs
in the training and requirements for it.
Practical help - Competence, training and awareness
The following are examples of the types of training conducted in the organization. environmental field, which can be carried out within the organization. |
4.4.3 Contacts
General management - Contact The organization shall establish, implement and maintain procedures for internal and external communications in the field of environmental policy, performance and other information based on its own needs and the needs of stakeholders. Under the stakeholders can include, for example, neighboring organizations, nongovernmental organizations, customers, contractors, suppliers, investors, regulators and emergency services organizations. The objects and advantages of such contacts may include: a) demonstration of commitment and effort organization to improve environmental performance, as well as the results of such efforts; b) To raise awareness and create dialogue on environmental policy organizations, environmental performance and other relevant developments, c) receipt and consideration of issues, problems or other information and answers to these questions, as well as d) promote continuous improvement of environmental performance.
|
4.4.3.1 Internal communication
Contacts between the levels and functional elements of the organization are very important for the effectiveness of environmental management system. For example, they are important for problem solving, coordination, monitoring the implementation of action plans for further development of environmental management system. Providing relevant information in your organization serves to motivate them and making their efforts to improve environmental performance. This can help employees meet their obligations, and the organization - in achieving the objectives and targets of environmental indicators. The organization should establish a procedure for motivating feedback from all levels of the organization, to consider the proposals and concerns of employees and respond to them. Often, it is important to provide information to other persons working in the company or on its behalf, such as contractors or suppliers. The results of monitoring, auditing and analysis of the environmental management system by management to be distributed among the individuals in the organization.
There are many methods of internal communication, for example, minutes of meetings, announcements on the board, internal newsletters, rationalization proposals, websites, emails, meetings and joint committees.
4.4.3.2 Export
Links to external stakeholders can be an important and effective means of environmental management. The organization should consider the potential costs and benefits of various approaches to developing an implementation plan for External Relations, corresponding to its particular circumstances. She must decide whether to establish external communication with stakeholders on environmental issues, including those associated with the supply chain and production.
At a minimum, the organization should establish, implement and utilize procedures for obtaining, documenting and responding to relevant communications from external parties. In addition, the organization may find it useful documentation of the procedures of external contacts.
Whatever decisions are taken by the organization to external contacts in pre-emptive basis, the decision should be recorded. The organization must be a process of communication with external stakeholders in emergency situations or accidents that may affect them or affect them. There are many methods of external communication that allow for increased understanding and promote the adoption of the organization's efforts in environmental management and dialogue with stakeholders. Methods of communication include, for example, informal interviews, open days in the organization, focus groups, dialogue with the public participation in public events, websites and emails, press releases, advertisements and periodic newsletters, annual (or other periodic) reports, and telephone hotlines.
Practical help - Internal and external contacts Examples of information that can be transmitted include: a) general information about the organization, b) application guidelines, if applicable, c) environmental policy, objectives and targets, d) processes of environmental management (including the involvement of employees and stakeholders), the obligations of the organization to continual improvement and pollution prevention) e) information relating to environmental aspects of продукции и услуг, содержащуюся, например, в этикетках и декларациях экологического характера, f) информацию об экологической эффективности организации, включая тенденции (например, сокращение отходов, управление продукцией, эффективность в прошлом), g) соблюдение организацией правовых и прочих требований, которые обязуется соблюдать организация, и корректирующие действия, предпринятые в ответ на установленные случаи несоответствия, h) дополнительную информацию в отчетах, таких как глоссарии, i) финансовую информацию, такую как экономия затрат или инвестиции в экологические проекты, j) потенциальные стратегии улучшения экологической эффективности организации, k) информацию, связанную с происшествиями экологического характера, l) источники дальнейшей информации, такие как контактные лица или веб-сайты, Как для внутренних, так и для внешних связей важно помнить, что - информация должна быть понятной и адекватно изложенной, информация должна быть прослеживаемой, - организация должна представить точную картину своей эффективности, - если возможно, информация должна быть представлена в сравнимой форме (например, аналогичные единицы измерения). |
4.4.3.3 Процесс коммуникации
Организация должна учитывать следующие технологические этапы:
a) сбор информации или запросы, включая запросы от заинтересованных сторон;
b) определение целевой аудитории и информации или необходимости в диалоге;
c) подбор информации, связанной с интересами аудитории;
d) принятие решения по информации, которая должна быть сообщена целевой аудитории;
e) определение методов, подходящих для коммуникации;
f) оценка и периодическое определение эффективности процесса коммуникации.
4.4.4 Документация
Для обеспечения понимания и эффективности работы системы управления окружающей средой организации необходимо разработать и вести соответствующую документацию. Целью такой документации является предоставление необходимой информации сотрудникам и прочим заинтересованным сторонам. Документация должна собираться и вестись таким образом, чтобы она отражала культуру и потребности организации, способствуя расширению и усовершенствованию существующей информационной системы. Объем документации может отличаться от организации к организации, но эта документация должна быть достаточной для описания системы управления окружающей средой (см. ниже Практическая помощь - Документация).
Организация может свести информацию в форме руководства, представляющего собой обзор или сводное описание системы управления окружающей средой и может составлять основу для связанной с ним документации. Структура любого такого руководства по системе управления окружающей средой не обязательно должна следовать структуре стандарта ISO 14001 или любого другого стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, что связаны с установленными значимыми экологическими аспектами), организация должна установить процедуру (процедуры) описания, с соответствующими подробностями, определенного способа выполнения каждого процесса. Если организация решит документально не оформлять эту процедуру, то необходимо уведомить соответствующий персонал посредством сообщения или обучения, о тех требованиях, которые необходимо соблюдать (см. 4.4.2).
Протоколы, которые содержат информацию о достигнутых результатах или свидетельство выполненной деятельности, являются частью документации организации, но в целом контролируются посредством различных процессов управления (см. 4.5.4).
Документация может существовать в любой форме (бумажной, электронной, в виде фотографий и постеров), которая является удобной, доходчивой, легко понимаемой и доступной для тех, кому необходима содержащаяся в ней информация. Электронная форма обеспечивает некоторые преимущества, такие как легкое обновление, контроль доступа, обеспечение того, чтобы все пользователи использовали только действительные версии документации.
Если процессы системы управления окружающей средой соответствуют процессам других систем управления, организация может объединить соответствующую экологическую документацию с документацией этих других систем управления.
Практическая помощь – Документация Например, документация может включать: a) описание политики, целевых и плановых показателей, b) описание области действия системы управления окружающей средой, c) описание программ и распределения ответственности, d) информацию о значимых экологических аспектах, e) процедуры, f) технологическую информацию, g) структурные схемы организации, h) внутренние и внешние стандарты, i) планы аварийной эвакуации, и j) протоколы |
. 4.4.5 Контроль за документацией
Контроль за документацией, связанной с системой управления окружающей средой, важен для обеспечения:
a) возможности идентификации документации посредством обозначения соответствующей организации, подразделения, функции, деятельности или контактного лица,
b) регулярного пересмотра, корректировки в соответствии с необходимостью и одобрения уполномоченным персоналом документации (кроме протоколов) перед использованием,
c) текущие версии соответствующих документов существовали во всех точках, где осуществляется деятельность, необходимая для эффективного функционирования системы, и
d) оперативного удаления всей устаревшей документации из всех мест её издания и применения. В некоторых случаях, например, по юридическим причинам и/или для сохранения информации, устаревшая документация может сохраняться.
Документация может эффективно контролироваться посредством
- разработки соответствующего формата документации, включающего уникальные наименования, даты, информацию о пересмотрах, об их хронологии и отделах, уполномоченных для их проведения,
- назначение лиц, обладающих достаточными техническими навыками и полномочиями в организации для пересмотра и одобрения документации, и
- поддержание эффективной системы распределения документации.
4.4.6 Оперативный контроль
Общее руководство – Оперативный контроль Организации необходимо использовать определенный оперативный контроль для выполнения своих обязательств по экологической политике, по достижению целевых и плановых показателей, обеспечения соответствия применимым правовым и прочим нормам, которые обязуется соблюдать организация, и управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования эффективного и рационального оперативного контроля организации необходимо определить, в какой сфере подобный контроль необходим и для какой цели. Она должна установить типы и уровни контроля, отвечающие потребностям организации. Оперативный контроль выбирается и оценивается периодически на стабильность эффективности. |
4.4.6.1 Определение необходимости оперативного контроля
Организация может использовать оперативный контроль для
a) управления установленными значимыми экологическими аспектами,
b) обеспечения соответствия правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация,
c) достижения целевых и плановых показателей и обеспечения соблюдения экологической политики, включая обязательства по предотвращению загрязнения и непрерывному усовершенствованию, а также
d) избежания или сведения к минимуму экологических рисков.
При определении необходимости в оперативном контроле организация должна учитывать все свои операции, включая те, что связаны с функциями управления, такими как закупка, сбыт, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, текущую оперативно-производственную деятельность, такую как производство, обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции; а также внешние процессы, такие как поставка продукции и услуг.
Организация должна также рассмотреть, каким образом подрядчики или поставщики могут повлиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать целевых и плановых показателей или каким-либо иным образом обеспечивать соответствие применимым правовым и прочим требованиям, которые обязуется соблюдать организация. Организация должна создать необходимый оперативный контроль, такой как документально оформленные процедуры, контракты или договоры с поставщиками, и довести их до сведения своих подрядчиков и поставщиков, соответственно.
4.4.6.2 Создание операционного контроля
Операционный контроль может иметь различные формы, такие как процедуры, рабочие инструкции, физический контроль, использование обученного персонала или комбинация таковых. Выбор определенных методов контроля зависит от числа факторов, таких как навыки и опыт людей, выполняющих операцию, а также сложность и экологическая значимость самой операции.
Общий подход к созданию операционного контроля включает:
a) выбор метода контроля;
b) подбор приемлемых рабочих критериев;
c) создание необходимых процедур, определяющих порядок планирования, выполнения и контроля определенных операций; и
d) документальное оформление этих процедур в соответствии с необходимостью в форме инструкций, обозначений, форм, видеозаписей, фотографий и т.д.
Помимо процедур, рабочих инструкций и прочих механизмов контроля операционный контроль может включать в себя средства измерения и оценки степени соответствия рабочим критериям.
Организация может по своему выбору создать процедуры для усиления возможности стабильного контроля. Операционный контроль может быть значительным компонентом программ управления окружающей средой организации (см. 4.3.3.2).
Операционный контроль должен использоваться при обучении специалистов, выполняющих функции контроля, для обеспечения выполнения операционного контроля в соответствии с планом.
NOTE: Дальнейшее руководство по обучению см. в п. 4.4.2 .
После основания операционного контроля организация должна постоянно следить за осуществлением этого контроля и за его эффективностью, а также планировать и принимать корректирующие меры в соответствии с необходимостью.
Практическая помощь – Операционный контроль Организация должна учитывать различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами её деятельности, продукции и услуг, при создании или изменении операционного контроля и связанных с ним процедур. Далее приводятся примеры подобных операций: a) приобретение, сооружение или модификация собственности и производственных объектов, b) заключение контрактов, c) обслуживание заказчиков, d) транспортировка и хранение сырьевых материалов, e) маркетинг и рекламная деятельность, f) технологии производства и обслуживания, g) закупки, h) исследования, проектирование и разработка методов развития производства, i) хранение продукции, j) транспортировка, и k) управление энергоносителями (например, подача энергии и воды, переработка, утилизация отходов и отработанной воды).
|
4.4.7 Готовность и реагирование в аварийных ситуациях
Организация должна создать, внедрить и поддерживать процедуру(ы), устанавливающие порядок определения потенциальных аварийных ситуаций и потенциальных происшествий, которые могут оказать негативное воздействие на окружающую среду, а также соответствующих действий по смягчению этого воздействия и соответствующих мер в случае возникновения подобных ситуаций. Процедуры и соответствующий контроль должны, где приемлемо, учитывать следующее:
a) случайные выбросы в атмосферу,
b) случайные сливы в воду и землю; и
c) определенное воздействие случайных выбросов на окружающую среду и экосистему.
Процедура(ы) должна учитывать потенциальные последствия аномальных операционных условий, потенциальные аварийные ситуации и потенциальные происшествия.
Практическая помощь – аварийная готовность и реагирование Каждая организация обязана создать процедуры аварийной готовности и реагирования, отвечающие её собственным определенным требованиям. При создании таких процедур организация должна учитывать a) характер существующих производственных рисков (например, воспламеняющиеся жидкости, резервуары для хранения, сжатые газы и меры, которые необходимо принимать в случае утечки или случайных выбросов), b) наиболее вероятный тип и масштабы аварийной ситуации или несчастного случая, c) потенциал возникновения аварийных ситуаций или несчастных случаев на ближайшем производственном объекте (например, завод, дорога, железнодорожная линия), d) наиболее подходящий метод(ы) реагирования на несчастный случай или аварийную ситуацию, e) действия, необходимые для сведения к минимуму вреда, наносимого окружающей среде, f) обучение противоаварийного персонала, g) организация работ в аварийной ситуации и разделение ответственности, h) маршруты эвакуации и точки сбора, i) перечень основного персонала и агентств по оказанию помощи в аварийных ситуациях, включая контактную информацию (например, пожарное депо, служба по ликвидации утечек), j) возможность взаимопомощи от соседних организаций, к) планы внутренних и внешних коммуникаций, k) реагирование и действия по смягчению воздействия различных типов происшествий или аварийных ситуаций, l) необходимость в существовании методик оценки после аварии с целью создания и применения корректирующих и профилактических мер, m) периодическое тестирование процедур реагирования в аварийных ситуациях, n) информация по вредным материалам, включая потенциальное воздействие каждого материала на окружающую среду, а также меры, которые необходимо принимать в случае непреднамеренной утечки, o) plans for training and testing the effectiveness and p) методику оценки после аварии для определения коррективных и профилактических мер .
|
