Эффективно используйте свое время

Лидеры команд — люди очень занятые. Совмещение лидерских обязанностей с профессиональной работой, поддержание отношений с клиентами, маркетинг и продажи — нелегкое дело. Если вам трудно эффективно распределить собственное время, можете ознакомиться с практическими советами эксперта по менеджменту временем Мартина Скогга, который изложил их в своей книге с одноименным названием (1992).

Ниже приводим некоторые из его идей:

Подумайте хорошо о проблеме и симптомах. Если вам не хватает времени, значит, проблема в том, что у вас нет четкого представления о целях, плохо выстроены приоритеты и проведено неэффективное планирование. Четкие цели, грамотно выстроенные приоритеты и правильное планирование — ключи к эффективному использованию времени.

Для лидеров команд очень важным является понятие методов и средств. Надо определить, что в конечном итоге приводит к успеху. Каковы те задания, которые требуют затрат времени и усилий сейчас, но зато потом сэкономят вам время? Удостоверьтесь в том, что вы каждую неделю тратите достаточно времени на эти «решающие» задания.

«Решающие» задания, которые сэкономят вам время в будущем, выключают постановку ясной и четкой цели, планирование будущей работы, разработку систем и создание взаимоотношений с людьми, которые могут помочь вам добиться успеха в работе. В них входит обучение вашего персонала с тем, чтобы поручать ему больший объем дел и заручиться его готовностью к выполнению работы на более высоком уровне. Чтение, беседы с людьми и посещение различных курсов, способствующих вашему совершенствованию, также являются примерами «решающих» заданий.

Вспомните закон Парето: «Большинство людей получают 8о процентов результатов работы от 2о процентов своих усилий и 2о процентов результатов от 8о процентов своих усилий». Правильное использование соответствующих методов могут способствовать тому, что вы получите хорошие результаты от своей работы.

< в> Старайтесь свести до минимума факторы, отвлекающие от выполнения решающих и других важных заданий. Основными отвлекающими моментами являются:

— выполнение срочных дел, преодоление кризисов и паники, что не оставляет времени па воплощение решающих заданий, 1 в результате чего мы продолжаем заниматься разрешением срочных вопросов, преодолевать кризисы и панику в очень ограниченные сроки;

— «тушение пожара»: намного интереснее решать кризисные вопросы, чем заниматься медленной, нудной, но необходимой работой, связанной с определением целей и планированием;

выполнение удобной, легкой работы, вместо той, которая представляет важность;

— выполнение и отметка быстро выполненных легких заданий из всего списка с целью получить сиюминутное удовлетворение от чего-то завершенного;

— слишком затянувшееся ликование по поводу успеха от выполнения нового задания, завершения успешных переговоров или достижения прорыва в деле;

— разрешение членам команды делегировать свои проблемы наверх, руководству, вместо оказания им помощи, направленной на самостоятельное выполнение задания.

Не отвлекайтесь от выполнения решающих заданий, выделяйте для них конкретное время. Быстрее заканчивайте рутинную и менее важную работу (как в последний перед праздниками день, когда вы в два раза быстрее делаете уборку на своем рабочем столе).

Эффективные лидеры команд четко выстраивают приоритеты в своей работе. Первое требование: составьте список того, что вам надо сделать завтра. Затем перепишите его в порядке важности. Проработайте его. Последним заданием на завтра должно быть составление списка дел и приоритетов на следующий день. Сначала это не совсем четко будет срабатывать, но постепенно наметится сдвиг в сторону выполнения от срочных дел к важным.

< в> Не откладывайте ничего па йотом. Ниже мы приводим самые общие причины того, почему люди откладывают работу на потом, а также даем некоторые простые решения

Задание слишком большое, и вы не знаете, с чего начинать. Совет: разбейте работу на мелкие части. Если, например, вы пишете доклад, составьте план, соберите данные, напишите черновик, прочитайте его и доведите до конца.

< в> Выполнение задания включает принятие трудного решения. Вы не знаете, что делать. Лучше всего преодолеть эти трудности, выполнив следующую простую процедуру

1) установите время для принятия решения;

2) соберите информацию;

3) составьте список возможных решений;

4) проведите оценку возможных решений с учетом всех «за» и «против»;

5) посоветуйтесь с другими по поводу предварительного решения;

6) примите решение;

7) считайте вопрос закрытым.

Не терзайтесь по поводу принятого решения. Помните, что всегда что-то будет не так, но в общем все, вероятно, будет правильно.

— Задание включает выполнение чего-то неприятного, например, обсуждение плохо выполненной работы с членами команды или признание ошибки перед клиентом. Простой выход — отложить принятие решения, предварительно взвесив все преимущества и недостатки такого хода. В 99 случаях из 1оо ответ очевиден — действовать надо быстро.

— Вы не в духе, плохо себя чувствуете. Лучше всего размяться или подышать свежим воздухом. Можно взяться за выполнение срочной работы, даже если она не первой необходимости. Если она не будет мешать, вам станет легче.

— Трудно начинать. Почему бы не отрезать все пути к отступлению? Например, уберите на столе и закройте дверь или найдите тихое место, чтобы сосредоточиться. За несколько минут до прибытия в офис настройте себя на настоящую работу.

— Трудно закончить проект. Ответ один: разбейте задание на части, и выполнив одну, сделайте для себя что-то приятное. Например, можно выпить кофе, поболтать или минут пять почитать газету (но не тогда, когда часть задания не закончена).

На столе должен быть порядок. Заваленный бумагами стол не является признаком гениальности его хозяина, что бы вам ни говорили. Он заставляет вас терять время на поиски бумаг, докладов, заметок и писем; он также вынуждает вас периодически проводить уборку, то есть сортировать, складывать и выбрасывать.

Решение здесь весьма простое. Когда к вам поступает какой-то документ, спросите себя: «Собираюсь ли я что-нибудь с ним делать?» Если ответ отрицательный, значит, спрячьте его подальше. Не бойтесь, так как он все равно подвернется под руку во время уборки. Если ответ будет положительным и на выполнение этой работы уйдет всего пять минут, тогда делайте. Если отрицательный, положите документ в коробку «ответить». Но запомните, что в той коробке документ способен опускаться на дно. Какой-то вопрос из него, естественно, всплывет на поверхность. Поэтому лучше составлять списки, а не складировать документы в коробке. Простой совет: не захламляйте рабочую поверхность стола, это легче, чем постоянно убирать его.

Пусть вас не пугает чтение электронной почты; но слишком к пей и не привыкайте.

— Если у вас на компьютере появляется сигнал о поступлении почты, почему бы его не выключить? Определите для себя, как часто вы будете проверять почту, например, два или три раза в день, в зависимости от характера вашей работы, и придерживайтесь этого графика.

— Проведите проверку вашей почты за последние две недели. Рассортируйте се по следующим категориям: почта, которую вы проигнорировали; которую вы прочитали сразу же; которую вы просмотрели позже, и та почта, которую вы переслали другим для принятия действий.

— Затем уничтожьте то, что вы проигнорировали, рассмотрите ту, что требует немедленного решения, затем соответственно ту, которая может подождать до конца дня.

Желательно, чтобы вас не прерывали, когда вы заняты выполнением заданий, требующих высокой степени концентрации внимания. Таких заданий обычно много. Ваши коллеги должны знать, что в течение двух часов вы заняты и не можете уделять им внимание. Это время выделяется для ответов на письма, исследовательской работы, написания докладов, подготовки проекта. Эта работа требует сосредоточенности и не терпит прерывания. Поэтому попросите коллег отвечать па телефонные звонки и на устные вопросы. Используйте эти два часа эффективно. Однако люди должны знать, что после этого они смогут посоветоваться с вами и проконсультироваться. Скажите им точно, в какое время вы будете свободны. Надо установить правильное равновесие между тем временем, которое вы выделяете для работы с людьми, и тем, когда вы выполняете профессиональные обязанности, сосредоточившись на выполнении задания и наконец, будьте готовы принимать вопросы, адресованные коллегам, когда они заняты, и их нельзя прерывать.


Комментировать or Leave a Trackback
разделитель

Комментировать

Вы должны авторизоваться для комментирования.