5. Менеджмент программы аудита

5. Менеджмент программы аудита

5.1 Общие положения

Программа аудитов может включать в себя один или несколько аудитов в зависимости от размера, характера и сложности организации, подлежащей аудиту. Эти аудиты могут иметь множество целей, а также могут быть совместными или комплексными (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в 3.1).

Программа аудита также включает в себя все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов различного вида и количества, а также для предоставления ресурсов, необходимых для результативного и эффективного проведения аудитов в заданных временных рамках.

Организация может создать несколько программ аудитов.

Высшему руководству организации следует предоставить соответствующим сотрудникам полномочия по менеджменту программы аудита.

Тем, кто несет ответственность за менеджмент программы аудита, следует:

а) создать и реализовывать программы аудита, проводить мониторинг и анализ хода их выполнения, а также их улучшение;

б) выявлять необходимые ресурсы и обеспечивать их выделение.

Рис. 1 иллюстрирует ход процесса менеджмента программы аудита.

Если в организации, подлежащей аудиту, действуют и система менеджмента качества, и система экологического менеджмента, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В этом случае особое внимание следует уделить комплексности команды по аудиту.

Две или более аудитирующие организации могут сотрудничать в рамках их собственных программ аудитов, чтобы провести совместный аудит. В этом случае особое внимание следует уделить разделению ответственности, предоставлению дополнительных ресурсов, компетентности команды по аудиту и соответствующим процедурам. Соглашения по этим вопросам следует достигать прежде, чем начнется аудит.

Практическая помощь: примеры программ аудитов

Примеры программ аудита включают в себя следующее:

а) серия внутренних аудитов, охватывающих в текущем году всю систему менеджмента качества организации;

б) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критически важных видов продукции, подлежащие проведению в течение шести месяцев;

в) сертификационные/регистрационные и наблюдательные (надзорные) аудиты, проводимые органом по сетрификации/регистрации систем экологического менеджмента в качестве третьей стороны в период времени, согласованный в контракте между сертифицирующим органом и заказчиком.

Программа аудита включает также соответствующее планирование, предоставление ресурсов и создание процедур по проведению аудитов в рамках программы.

Рис. 1 Иллюстрация хода процесса менеджмента программы аудита

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Рис. 1 иллюстрирует также применение методологии PDCA (планируй-делай-проверяй-действуй) к настоящему международному стандарту.

ПРИМЕЧАНИЕ 2. Цифровые обозначения на этом и на всех последующих рисунках относятся ко всем соответствующим разделам настоящего международного стандарта.

5.2 Цели и объем программы аудита

5.2.1 Цели программы аудита

Чтобы направлять планирование и проведение аудитов, для программы аудита следует установить цели.

Эти цели могут основываться на рассмотрении:

а) приоритетов руководства организации;

б) коммерческих намерений

в) требований системы менеджмента качества

г) законодательных, нормативных и контрактных требований;

д) необходимости оценивания поставщика;

е) требований потребителя;

ж) потребностей других заинтересованных сторон

з) потенциальных рисков организации.

Практическая помощь: примеры целей программы аудита

Примеры целей программы аудита  включают в себя следующее:

а) выполнить требования для сертификации по стандарту на систему менеджмента

б) верифицировать соответствие контрактным требованиям;

в) получить и поддерживать уверенность в способности поставщика;

г) внести вклад в улучшение системы менеджмента.

5.2.2 Объем программы аудита

Объем программы аудита может варьироваться. На него будут влиять размер, характер и сложность организации, подлежащей аудиту, а также следующее:

а) область действия, цель и продолжительность каждого проводимого аудита;

б) частота проводимых аудитов

в) количество, важность, сложность,  сходство и место расположения аудитируемых видов деятельности;

г) стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования, а также другие критерии аудита;

д) потребность в аккредитации или сертификации/регистрации;

е) заключения по предыдущим аудитам или результаты анализы предыдущей программы аудита;

ж) какие-либо языковые, культурные или социальные аспекты;

з) интересы заинтересованных сторон

и) значительные изменения в организации или в её работе (в характере её функционирования, в процессах, видах деятельности).

5.3 Ответственность за программу аудита; ресурсы и процедуры программы аудита

5.3.1 Ответственность за программу аудита

Ответственность за менеджмент программы аудита следует возложить на одно или нескольких лиц, обладающих общим пониманием принципов аудита, необходимой компетентности аудиторов и того, как применяются методы проведения аудитов. Им следует обладать навыками менеджмента, а также пониманием технических и коммерческих объектов видов деятельности, подлежащих аудиту.

Тем, на кого возложена ответственность за менеджмент программы аудита, следует:

а) установить цели и объем программы аудита;

б) установить ответственность и процедуры, а также обеспечить предоставление ресурсов;

в) обеспечить реализацию программы аудита;

г) обеспечить ведение и сохранение соответствующих записей по программе аудита;

д) проводить мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

5.3.2 Ресурсы для программы аудита

При выявлении ресурсов для программы аудита следует учитывать:

а) финансовые ресурсы, необходимые для разработки, осуществления, менеджмента и улучшения деятельности по аудиту;

б) методы проведения аудита

в) процессы для достижения и поддержания компетентности аудиторов, а также для улучшения их деятельности;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, соответствующей специфическим целям программы аудита;

д) объем программы аудита;

е) время на перемещения (переезды) аудиторов, на решение вопросов их размещения в гостинице и на удовлетворение других потребностей при проведении аудита.

5.3.3 Процедуры программы аудита

Процедуры программы аудита следует направлять на следующее:

а) планирование и составление графиков аудитов;

б) обеспечение уверенности в компетентности аудиторов и руководителей команды по аудиту;

в) подбор соответствующих команд по аудиту, установление их ролей и ответственности;

г) проведение аудитов

д) проведение соответствующих действий после аудита, если это применимо;

е) ведение и сохранение записей по программе аудита;

ж) мониторинг хода выполнения и результативности программы аудита;

з) составление отчетов для высшего руководства об общих достижениях программы аудита.

Для маленьких организаций указанные выше виды деятельности могут быть отражены в одной процедуре.

5.4 Реализация программы аудита

Реализацию программы аудита следует направлять на следующее:

а) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

б) согласование и составление графика аудитов и других видов деятельности по программе аудита;

в) создание и поддержание в рабочем состоянии процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с разделами 7.6 и 7.5;

г) обеспечение подбора команд по аудиту;

д) предоставление необходимых ресурсов для команд по аудиту;

е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

ж) обеспечение управления записями деятельности по аудиту;

з) обеспечение анализа и утверждения отчетов об аудите и обеспечение их распространения среди заказчика аудита и других указанных сторон;

и) обеспечение соответствующих действий после аудита, если это применимо.

5.5. Записи по программе аудита

В целях демонстрации выполнения программы аудита следует вести и сохранять записи, в которые следует включать:

а) записи, касающиеся отдельных аудитов, такие, как:

- планы аудита,

- отчеты об аудите

- отчеты о несоответствиях

- отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях,

-отчеты о соответствующих действиях после аудита, если это применимо;

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи, касающиеся персонала по аудиту и охватывающие такие аспекты, как:

- компетентность аудиторов и оценивание их деятельности,

- подбор команды по аудиту,

-поддержание и повышение компетентности.

Записи следует хранить и подходящим образом защищать.

5.6 Мониторинг и анализ программы аудита

Ход реализации программы аудита следует подвергать мониторингу и, через соответствующие интервалы времени, анализировать, чтобы оценить, достигнуты ли ее цели, и выявить возможности  для улучшения. Результаты мониторинга и анализа следует докладывать высшему руководству.

Следует использовать соответствующие показатели для мониторинга таких характеристик, как:

- способность команд по аудиту реализовать план аудита

- соответствие программ и графика аудита;

- обратная связь от заказчиков аудита, аудитируемых организаций и аудиторов.

При анализе программы аудита следует учитывать, например:

а) результаты и тенденции, выявленные в ходе мониторинга;

б) соответствие процедурам;

в) эволюцию потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

г) записи по программе аудита;

д) альтернативную или новую практику проведения аудитов;

е) согласованность в деятельности команд по аудиту в сходных ситуациях.

Результаты анализов программы аудита могут приводить к корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы аудита.


Комментарии закрыты, но Вы можете оставить трэкбэк
разделитель

One Трэкбэк

  1. [...]  Термины и определения 4    Принципы аудитирования 5    Менеджмент программы аудита 5.1    Общие положения 5.2    Цели и объем программы [...]